Conversațiile private în timpul de lucru – între controverse și realitate(a juridică)

Care sunt consecințele deciziei CEDO? Care sunt acele excepții care permit angajatorilor să monitorizeze corespondența privată a angajaților?

Silvia Axinescu: Fiecare decizie CEDO trebuie interpretată prin raportare la circumstanțele particulare și la situația de fapt specifică. În presă s-a menționat ca această decizie reprezintă o schimbare de viziune a Curții față de cazurile anterioare în care a fost pusă în discuție monitorizarea e-mail-urilor sau telefoanelor angajaților (e.g. Copland sau Halford vs. Regatul Unit) sau că CEDO a validat dreptul angajatorilor de a monitoriza comunicările angajaților în toate situațiile.

Nu este însă așa. Decizia Bărbulescu trebuie interpretată strict în contextul aspectelor cu privire la care Curtea a fost sesizată și prin raportare la particularitățile situației de fapt. Spre exemplu, este important de menționat că dl. Bărbulescu nu a invocat o încălcare a dreptului la viată privată/intimitate la locul de muncă în fața instanțelor locale, susținerile acestuia fiind doar în legătură cu monitorizarea contului de Yahoo Messenger pe perioada concedierii disciplinare. În consecință, Curtea a analizat posibila încălcare a dreptului la viață privată/intimitate la locul de muncă doar în contextul procedurii de concediere disciplinară.

Nu se poate vorbi de excepții care permit angajatorilor să monitorizeze corespondența privată a angajaților. Monitorizarea trebuie să fie un mijloc, nu un scop în sine. Opțiunea angajatorului de a monitoriza activitatea angajaților trebuie să fie evaluată prin prisma răspunsurilor la următoarele întrebări:

• Este necesară supravegherea angajaților prin mijloace de supraveghere, din perspectiva dreptului de control pe care îl are angajatorul cu privire la activitatea salariaților săi?
• Care sunt consecințele măsurii de supraveghere asupra angajaților societății în cauză, care este impactul din perspectiva dreptului la viată privată sau intimitate la locul de muncă?
• Ce date sunt monitorizate în concret?
• Care este numărul și poziția persoanelor din cadrul organizației care au acces la datele monitorizării?

Decizia este un caz particular!

Ana-Maria Vlăsceanu: În primul rând, trebuie menționat faptul că potrivit prevederilor Convenției Europene a Drepturilor Omului, hotărârile pronunțate de Curtea Europeană a Drepturilor Omului nu produc efecte erga omnes (n., „către toată lumea”), ci doar între părțile în litigiu.

Astfel, decizia Curții nu poate constitui un precedent, întrucât a fost pronunțată prin raportare la o situație de fapt particulară.

În acest context, se mai impune a fi subliniat și faptul că soluția pronunțată de către CEDO nu trebuie interpretată în sensul în care permite monitorizarea comunicărilor angajaților de către angajator în orice condiții. Dimpotrivă, această decizie nu va putea fi invocată tale quale (n., „așa cum este”) în scopul de a monitoriza activitatea angajaților și, ulterior, de a dispune încetarea raporturilor de muncă în cazul în care se constată că aceștia au avut o conduită neconformă cu politicile instituite de angajator. Va finecesară realizarea unei evaluări complete a circumstanțelor care caracterizează fiecare dintre situațiile ce se pot ivi în practică.

Timpul „liber” de la birou. Conversații private versus pauze pentru fumat

Ana-Maria V.: Atât utilizarea internetului în scopuri personale la locul de muncă, în general, cât și purtarea de conversații private prin utilizarea mijloacelor informatice, în special, sunt de natură a afecta substanțial performanța și eficiența salariaților la locul de muncă.

Astfel, întreruperile constante din exercitarea sarcinilor de serviciu pot determina scăderea productivității salariaților, prin diminuarea capacității de concentrare și îndreptarea atenției către aspecte ce nu au legătură cu activitățile pe care trebuie să le îndeplinească.

Printre cele mai frecvente motive pentru care salariații utilizează internetul în scopuri personale se numără:
(a) un nivel scăzut al remunerației;
(b) lipsa de satisfacție la locul de muncă;
(c) programul de lucru prelungit;
(d) lipsa de motivație;
(e) plictiseala.

Limitarea dreptului salariaților de a purta conversații private la locul de muncă nu poate fi calificată drept discriminare. Discriminarea intervine fie atunci când:
(i)o persoană este tratată mai puțin favorabil decât este, a fost sau va fi tratată o altă persoană aflată într-o situație similară, pe baza unor criterii de discriminare, precum vârsta, sexul, religia, orientarea sexuală, originea etnică, responsabilități familiale etc.
(ii)un criteriu, o dispoziție legală sau o practică aparent neutră produce în fapt efectele menționate la pct. (i).

Luarea de pauze în vederea utilizării internetului în scopuri personale poate fi comparată numai până la un anumit punct cu pauzele pentru fumat, deoarece, de regulă, atât intervalul orar, cât și durata pauzelor pentru fumat sunt reglementate în cuprinsul regulamentului intern, iar nerespectarea acestora poate atrage sancționarea disciplinară a salariaților.

Mai mult decât atât, având în vedere faptul că pauzele pentru fumat implică absența din birou a salariaților, ei vor fi mai puțin înclinați să abuzeze de acest drept, întrucât lipsa lor, concretizată prin neîndeplinirea atribuțiilor de serviciu pe durata pauzei pentru fumat, poate fi mult mai ușor observată atât de ceilalți colegi, cât și de superiorii ierarhici.

Pe de altă parte, utilizarea internetului în scopuri personale, e.g. prin purtarea de conversații private, se realizează de regulă pe durate mai lungi de timp prin comparație cu durata pauzelor de fumat și nu presupune o dislocare a salariatului din locul său de muncă obișnuit în acest scop.
Totodată, în astfel de cazuri, întreruperile sunt de regulă mai frecvente și au o durată mai îndelungată, motiv pentru care vor afecta mai puternic eficiența salariaților.

Legalitatea supravegherii angajaților

Ana-Maria V.: În principiu, aspectele legate de monitorizarea salariaților la locul de muncă prin utilizarea mijloacelor electronice trebuie să facă obiectul acordului salariatului.

Cu titlu excepțional, acordul salariatului nu este cerut în situația în care angajatorul face dovada că prelucrarea datelor cu caracter personal este necesară în vederea:
(i)executării unui contract;
(ii)îndeplinirii unei obligații legale a angajatorului;
(iii)realizării unui interes legitim al angajatorului, sub condiția ca acest interes să nu prejudicieze interesul sau drepturile și libertățile fundamentale ale salariatului.

Cu toate acestea, în toate cazurile, salariații au dreptul de a fi informați în prealabil cu privire la conținutul politicii de monitorizare, precum și cu privire la:
(i)scopul în care se face monitorizarea;
(ii)categoriile de date personale ce vor fi prelucrate;
(iii)dreptul de acces, intervenție asupra datelor, dreptul de opoziție, precum și condițiile în care aceste drepturi pot fi exercitate.

Totodată, se impune a fi subliniat faptul că angajatorul care, în vederea stabilirii în mod unilateral a politicii de monitorizare a salariaților, invocă existența unui interes legitim, i.e. necesitatea protejării afacerii sale, trebuie, în prealabil, să analizeze dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

• Condițiile în care se realizează monitorizarea sunt cunoscute de către lucrători și se caracterizează prin transparență;
• Măsura monitorizării salariaților este necesară – în sensul în care angajatorul nu ar putea atinge scopul urmărit prin implementarea politicii de monitorizare prin alte mijloace, care să afecteze într-o măsură mai mică dreptul salariaților la viață privată și la secretul corespondenței;
• Procesarea datelor cu caracter personal este echitabilă;

Monitorizarea salariaților este proporțională cu scopul urmărit de către angajator.

În cazul în care condițiile sus-menționate nu sunt îndeplinite, activitatea salariaților nu va putea fi monitorizată decât cu consimțământul lor expres.

Astfel, este esențial ca supravegherea angajaților prin monitorizarea acestora să aibă loc după efectuarea unei analize concrete a fiecărei situații de fapt în parte, niciun caz nefiind identic cu altul.

Orice politică de monitorizare a activității salariaților ar trebui să cuprindă informații cel puțin cu privire la:
(i)condițiile în care salariații pot utiliza internetul la locul de muncă;
(ii)modalitatea în care se realizează monitorizarea activității acestora în mediul online;
(iii)drepturile angajaților în legătură cu datele obținute ca urmare a efectuării monitorizării, precum și sancțiunile aplicabile în cazul nerespectării politicilor în discuție.

Suplimentar, precizăm că, potrivit Deciziei nr. 2000/2015 a Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, angajatorii au obligația de a notifica Autoritatea cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților prin mijloace electronice, anterior începerii prelucrării.

Este considerată această supraveghere o încălcare a vieții private atâta timp cât angajații nu au fost informați asupra ei?

Silvia A.: Așa cum am arătat, în măsura în care angajatorul decide că este necesară o monitorizare a activității angajaților, una din condițiile necesare pentru asigurarea legalității acestei supravegheri este informarea prealabilă a angajatului sau chiar obținerea consimțământului acestuia, dacă nu poate fi justificat un interes legitim sau o obligație legală în acest sens a angajatorului. Lipsa acestora poate constitui o încălcare a vieții private, așa cum a decis Curtea în cazuri anterioare (e.g.: Copland sau Halford vs. Regatul Unit).

Unde se termină drepturile angajatorilor și încep cele ale angajaților când vine vorba de „privacy”

Ana-Maria V.: Dreptul angajatorilor de a supraveghea activitatea angajaților la locul de muncă este limitat de dreptul acestora din urmă la viață privată, creând-se astfel un conflict între cele două categorii de drepturi.

Pentru a stabili în ce măsură exercitarea dreptului de supraveghere a salariaților prin intermediul mijloacelor electronice reprezintă sau nu o ingerință acceptabilă în viața privată a acestora, este necesară o analiză în concret, luându-se în calcul toate particularitățile cauzei.

Grupul de lucru pentru protecția datelor, instituit în temeiul art. 29 din Directiva nr. 95/46/CE care a adoptat Documentul de lucru referitor la supravegherea comunicațiilor electronice la locul de muncă, a statuat că, deși angajații au dreptul la viață privată la locul de muncă, acest drept nu poate fi exercitat fără a ține cont de dreptul angajatorului de a-și conduce activitatea eficient și de a se proteja împotriva atingerilor ce pot fi aduse de către angajați drepturilor sale legitime.

În cuprinsul documentului sus-menționat au fost evidențiate principiile ce trebuie să guverneze activitatea de supraveghere și prelucrare a datelor cu caracter personal. Dintre acestea, menționăm:
(i)principiul proporționalității, a cărui respectare presupune că monitorizarea angajaților nu trebuie să fie excesivă prin raportare la scopul urmărit;

(ii)principiul legitimității, potrivit căruia prelucrarea datelor cu caracter personal de către angajator trebuie sa urmărească un interes legitim al acestuia și să nu aducă atingere drepturilor fundamentale ale angajaților.

De asemenea, Legea 677/2001 privind protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, prevede că este interzisă prelucrarea datelor cu caracter personal fără consimțământul expres și neechivoc al persoanei vizate, cu excepția cazurilor expres prevăzute de aceasta lege și la care ne-am referit la punctul anterior.

În acest context, este de amintit și Decizia nr. 52/2012 a Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, care prevede că prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților prin mijloace de supraveghere video este permisă pentru îndeplinirea unor obligații legale exprese sau în temeiul unui interes legitim, cu respectarea drepturilor persoanelor angajate, în special al informării prealabile a acestora.

Cum se pot feri angajații de aceste practici ale angajatorilor? Au dreptul de a refuza aspectele referitoare la acest lucru din contract? Până la urmă, a știi că ești urmărit, ca angajat, poate cauza stres, te poți simți în incapacitatea de a crea sau chiar de a te informa, chiar în interes de serviciu…

Ana-Maria V.: Așa cum am arătat, în măsura în care angajatorul nu poate invoca un interes legitim sau îndeplinirea unei obligații legale, în scopul monitorizării activității salariaților, acesta va trebui să obțină consimțământul lor în acest sens. Într-o asemenea situație, salariații, în temeiul principiului libertății contractuale, au dreptul de a se opune monitorizării activității lor, angajatorul neputându-le impune încheierea unei astfel de clauze.

Totodată, angajații care apreciază că le-a fost încălcat dreptul la viață privată sau secretul corespondenței au următoarele drepturi:

• De a obține de la operatorul datelor cu caracter personal, i.e. de la angajator, la cerere și în mod gratuit, rectificarea, actualizarea, blocarea sau ștergerea datelor a căror prelucrare nu este conformă legii, în special a datelor incomplete sau inexacte;
• De a se opune în orice moment, din motive întemeiate și legitime legate de situația lor particulară, ca datele care îi vizează să facă obiectul unei prelucrări; În acest scop, angajații vor înainte angajatorilor o cerere întocmită în formă scrisă, datată și semnată, precizând modalitatea în care doresc să le fie comunicate informațiile.
• De a formula plângere în fața Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau a instanței de judecată competente.