Cum să îți organizezi eficient timpul de lucru

Simți nevoia de a fi mai organizat și mai productiv? Vă petreceți ziua într-o frenezie de activitate și vă întrebați de ce nu ați realizat prea multe? Înseamnă că aceste sfaturi de gestionare a timpului vă vor folosi.

1. Trebuie să înțelegeți că gestionarea timpului este un mit
Acesta este primul lucru pe care trebuie să-l înțelegeți despre gestionarea timpului. Indiferent de modul în care suntem organizați, există întotdeauna doar 24 de ore pe zi. Timpul nu se schimbă. Tot ceea ce putem gestiona noi înșine este ce facem cu timpul pe care îl avem. Memorați acest lucru și treceți cât mai curând posibil la următorul sfat.

2. Află unde pierzi timpul

Mulți dintre noi sunt pradă unor acțiuni care fură timp prețios pe care am putea să îl folosim mult mai productiv. Care sunt micile acțiuni care îți fură timpul? Petreceți prea mult timp navigând pe internet, citind e-mailuri, postând pe Facebook, trimițând mesaje text sau efectuând apeluri personale? Într-un sondaj realizat de salary.com, 89% dintre respondenți au recunoscut că își pierd timpul în fiecare zi la serviciu și rezultatul a fost de 30 de minute până la 5 sau chiar mai multe ore pe zi. Esti o pierdere de timp? Activitățile zilnice explică modul de urmărire a acțiunilor dumneavoastră., astfel încât să puteți forma o imagine exactă a timpului petrecut în diverse activități.

3. Creați obiective de gestionare a timpului

Concentrarea gestionării timpului vă schimbă de fapt comportamentele, fără a schimba timpul. Un loc bun pentru a începe este prin eliminarea pierderilor personale de timp. De exemplu, pentru o săptămână, stabiliți un obiectiv ca acesta: nu veți pierde timp pentru a efectua apeluri telefonice personale sau pentru a răspunde la mesaje text care nu sunt legate de serviciu în timp ce lucrați.

4. Implementarea unui plan de gestionare a timpului

Gândiți-vă la acest lucru ca o prelungire a vârfului celui de-al treilea sfat de management. Obiectivul este de a vă schimba comportamentele în timp pentru a atinge scopul general pe care l-ați stabilit, cum ar fi creșterea productivității sau scăderea stresului. Nu trebuie doar să vă stabiliți obiectivele specifice, ci să le urmăriți în timp pentru a vedea dacă le realizați sau nu.

5. Utilizați instrumentele de gestionare a timpului

Fie că este vorba despre un program zilnic, un program software sau o aplicație telefonică, primul pas pentru gestionarea fizică a timpului dvs. este să știți spre ce vă îndreptați și să vă planificați modul în care veți petrece timpul în viitor. Un program software, cum ar fi Outlook, de exemplu, vă permite să programați evenimentele cu ușurință și poate fi setat să vă reamintească evenimentele în avans, ceea ce face mai ușor gestionarea timpului.

6. Prioritizați task-urile

Ar trebui să începeți fiecare zi cu o sesiune care să prioritizeze sarcinile pentru acea zi și să setați criteriul dvs. de performanță. Dacă aveți 20 de sarcini pentru o anumită zi, de câte dintre ele aveți cu adevărat nevoie să realizați?

7. Învață să delegați și să externalizezi

Delegarea este unul dintre cele mai grele lucruri de învățat; cum se poate face pentru mulți proprietari de afaceri, dar indiferent de cât de mică este afacerea dvs., nu este nevoie să fiți one-man-show – trebuie să lăsați alți oameni „să transporte o parte din încărcătură” .

8. Stabiliți rutine și încercați să le faceți cât mai mult posibil

În timp ce vor apărea crize, veți fi mult mai productiv dacă puteți urma rutina de cele mai multe ori. Pentru majoritatea oamenilor, crearea și urmarea unei rutine le permite să se îndrepte către sarcinile zilei, mai degrabă decât să piardă timp pentru a începe lucrul.

9. Faceți-vă un obicei de a stabili termene pentru sarcini

De exemplu, citirea și răspunsul la e-mail vă pot consuma întreaga zi dacă ați lăsa asta să se întâmple. În schimb, setați o limită de o oră pe zi pentru această sarcină și fixați-o.

10. Asigurați-vă că sistemele dvs. sunt organizate

Pierdeți mult timp căutând fișiere pe computerul dumneavoastră? Acordați-vă timp pentru a organiza un sistem de gestionare a fișierelor. Sistemul dumneavoastră de arhivare vă încetinește? Organizați documentele în fișiere ușor accesibile astfel încât să poți găsi repede ceea ce ai nevoie.

11. Nu pierdeți timpul așteptând

De la întâlniri cu clienții până la întâlnirile cu medicii dentiști, este imposibil să nu trebuiască să așteptați după ceva sau cineva. Dar nu trebuie să stați acolo și să vă răsuciți degetele. Tehnologia ușurează lucrul oriunde te afli; tableta sau smartphone-ul dvs. vă vor ajuta să rămâneți conectați. Puteți citi un raport, să verificați o foaie de calcul sau să planificați următoarea campanie de marketing.

Timpul tău îți aparține!

Sursa: https://www.thebalance.com/time-management-tips-2947336