70–80% din bugetele IT sunt recurente, dar planificarea inteligentă poate crește valoarea strategică | ANALIZĂ

Majoritatea departamentelor IT replanifică anual aceleași costuri recurente, ceea ce generează pierderi de timp, resurse și oportunități strategice ratate. În contextul unor bugete stagnante și al unor cerințe crescute din partea business-ului, planificarea IT trebuie să evolueze de la o rutină administrativă la un instrument de guvernanță și orientare strategică, potrivit analizei realizate de Horváth, companie internațională de consultanță în management prezentă pe piața românească din 2005.

Provocările planificării IT tradiționale

În multe organizații, procesul de planificare IT este asociat cu stresul echipelor și fragmentarea fluxurilor interne. Lipsa datelor centralizate, deciziile întârziate cu privire la portofoliile de proiecte, transparența redusă a costurilor și utilizarea unor template-uri inadecvate sunt dificultăți recurente care se amplifică atunci când planificarea IT nu este integrată cu procesele financiare și de resurse umane. Această abordare reactivă conduce adesea la reconstrucții anuale de la zero a bugetelor, chiar dacă 70–80% din cheltuieli sunt recurente.

Recomandările Horváth

1. Abordare specifică IT – concentrarea pe necunoscut. Precompletarea automată a costurilor recurente și definirea unor rezerve bugetare prestabilite pentru proiecte de schimbare sau inițiative noi („change envelopes”) permit departamentelor IT să concentreze resursele și atenția pe zonele cu incertitudine reală, acolo unde deciziile manageriale aduc valoare adăugată.

2. Proces de planificare eficient (lean). Simplificarea etapelor, eliminarea detaliilor excesive și stabilirea unor obiective clare permit echipelor să nu mai consume timp pentru 80–85% din costurile deja previzibile, ci să se concentreze pe 15–20% dintre costurile cu adevărat incerte și strategice. Această abordare conduce la un proces mai scurt, mai puțin birocratic și orientat spre decizii fundamentate.

3. Instrumente integrate. Platforme moderne precum SAP Analytics Cloud facilitează inputul descentralizat al echipelor, păstrând în același timp o logică centralizată, conectată la planificarea financiară și de resurse umane. Astfel, se reduce semnificativ efortul manual, se asigură trasabilitatea deciziilor și se facilitează colaborarea în timp real între IT, financiar și business.

Beneficiile unei planificări IT inteligente

Integrarea planificării IT în strategia organizațională aduce multiple avantaje:

• Cicluri de planificare mai rapide și mai transparente;
• Reducerea risipei de resurse prin standardizare și automatizare;
• Decizii proactive bazate pe date integrate și scenarii alternative.

„Planificarea IT inteligentă nu înseamnă doar adoptarea unor instrumente moderne, ci și o logică adaptată realității fiecărei organizații. În loc de reconcilieri manuale și întârzieri, companiile pot trece la prioritizare eficientă și la decizii proactive, cu un departament IT ancorat ferm în direcția strategică a afacerii. Asta presupune nu doar optimizarea costurilor și proceselor, precum și reducerea timpului de planificare, ci și anticiparea cerințelor de business și integrarea rapidă a inovațiilor tehnologice. În viziunea noastră, IT-ul trebuie să fie un partener strategic, care să susțină reziliența organizațiilor și să creeze valoare pe termen lung”, a declarat László Pálházi, Principal, Horváth România.

CITEȘTE ȘI: Cum construiești un plan de PR care nu se bazează pe „comunicate la nevoie”

Foto: Horváth