Analiză CREASOFT: Companiile din România pierd anual peste 100 de milioane de euro pentru că nu și‑au digitalizat documentele de muncă

Un angajat din România semnează, anual, între 3 și 5 documente de muncă în condiții normale, fără să-și schimbe angajatorul sau fără să preia noi proiecte care să necesite acte adiționale la contractul de muncă. În cazul angajaților temporari sau a celor care lucrează pe bază de proiecte și care își schimbă mai des locul de muncă, numărul de documente pe care le semnează poate fi de până la zece ori mai mare, arată o analiză a companiei românești de software CREASOFT.

„Companiile din România care nu și‑au digitalizat documentele de muncă pierd anual peste 100 milioane de euro anual pentru procese și activități de rutină, aparent invizibile, conform unei analize CREASOFT. Lucrurile sunt și mai complicate pentru companiile care folosesc angajați în regim temporar, întrucât fiecare angajat temporar semnează lunar  câte 10‑15 documente de muncă, fie că sunt contracte de muncă, acte adiționale, demisii sau cereri de concediu. Orice semnătură scrisă a unui angajat aduce costuri semnificative pe care, din păcate, mulți angajatori nu le percep ca fiind cheltuieli”, a explicat Adrian Dinu, fondator și director general al grupului de firme CREASOFT.

Fiecare document de muncă implică un nivel ridicat de birocrație: de la tipărirea documentelor, semnarea lor de către angajat la birou (sau transmiterea lor către domiciliul angajatului și retrimiterea lor către angajator, în cazul telemuncii), colectarea lor și arhivarea lor în așa-numitul dosar al angajatului.

Contractul de muncă, actele adiționale la contractul de muncă (majorarea salariului, suplimentarea pachetului de acțiuni primit de angajat etc.), protecția muncii sau cererile de concediu sunt printre documentele de muncă uzuale care necesită semnăturile salariaților. Printre numeroasele acte care trebuie semnate de angajat se mai află instructajele PSI (prevenirea și stingerea incendiilor) și SSM (sănătate și securitate în muncă), care sunt obligatorii și care se fac de regulă de cel puțin două ori pe an. La companiile din producție, instructajul SSM se face chiar și lunar, pentru a se minimiza probabilitatea de accidente de muncă.

Marele avantaj adus de pandemie

Unul dintre marile avantaje aduse de perioada de pandemie a fost îmbunătățirea legislației muncii, care permite, din 2021 încoace, posibilitatea de a semna electronic actele de muncă.

„Fiecare oră petrecută de angajați în aceste sarcini administrative reprezintă o pierdere de productivitate. În timp, această pierdere se acumulează într‑o presiune financiară semnificativă asupra angajatorului, cu fonduri care ar putea fi mai bine investite în altă parte. O companie poate să își digitalizeze astăzi semnarea documentelor de muncă cu doar 0,1 euro per semnătură, ceea ce înseamnă că semnării și arhivării a 1.000 de documente de muncă aduce un cost unic de 100 de euro pentru un angajator”, a mai adăugat Adrian Dinu.

De la documentele necesare la recrutare și cele din departamentul de resurse umane la evaluările de performanță și formularele de conformitate, absența semnăturilor electronice este o neglijență costisitoare pentru companii.

Top 5 factori care generează costuri în organizații din cauza lipsei semnăturii electronice:

1. Birocrație excesivă

Angajații departamentelor de resurse umane sunt ocupați inutil cu tipărirea, distribuirea, colectarea și arhivarea documentelor, toate acestea fiind sarcini consumatoare de timp care ar putea fi automatizate cu ajutorul semnăturilor electronice.

2. Întârzieri în procesele de recrutare și creșterea costurilor de recrutare

Noii angajați sunt nevoiți să înceapă munca abia după ce documentele de muncă tipărite le-au fost livrate, semnate și returnate. Dincolo de pierderile de productivitate, companiile se pot confrunta și cu o creștere a costurilor de recrutare, pentru că orice întârziere a documentelor de muncă îi poate determina pe noii angajați să se răzgândească și să accepte o altă oportunitatea profesională.

3. Amenzi

Fără un proces digitalizat al documentelor de muncă, angajatorii pot rata să îndeplinească anumite prevederi legale, ceea ce poate conduce la amenzi semnificative. Spre exemplu, angajatorii care nu pot dovedi că și-au instruit adecvat angajații în domeniul securității și sănătății în muncă și a situațiilor de urgență pot primi o amendă cuprinsă între 4.000 și 8.000 de lei, conform legii.

4. Costuri de arhivare

Sistemele tradiționale bazate pe hârtie necesită spațiu de stocare extins pentru documentele de muncă aferente angajaților. Aceste documente pot fi ușor pierdute, deteriorate sau rătăcite, ceea ce duce la costuri suplimentare pentru reeditarea lor și la posibile responsabilități legale.

5. Impactul negativ asupra mediului

Tipărirea cantităților mari de hârtie și utilizarea cartușelor de cerneală contribuie la generarea de deșeuri și emisii de carbon. Prin adoptarea semnăturilor electronice și reducerea consumului de hârtie, companiile pot economisi nu doar bani, ci pot și să-și arate angajamentul față de sustenabilitate, ceea ce poate atrage clienți și investitori preocupați de mediul înconjurător. Semnătura electronică se poate face atât prin e-mail, cât și prin SMS (aceasta fiind o inovație a Creasoft), precum și prin intermediul unui Kiosk self info pentru angajați (o altă inovație a Creasoft).

TREI AVANTAJE ALE SEMNĂTURII ELECTRONICE AVANSATE

1. Rapiditate: Documentele de muncă sunt trimise și semnate cu 80% mai rapid și sunt eliminate costurile de livrare prin curier, în timp ce erorile umane sunt reduse la minimum.

2. Simplitate: interfața web este intuitivă și poate fi ușor folosită și de angajații care nu au cunoștințe tehnice, pentru că nu necesită instalarea unei aplicații.

3. Stocare securizată: Documentele semnate sunt salvate și arhivate online automat în format PDF și pot fi accesate oricând.

---

ADRIAN DINU, CEO, CREASOFT IT

Adrian Dinu este fondatorul și CEO‑ul grupului CREASOFT (creasoft.ro), grup care dezvoltă soluții software și hardware (semnătură electronică, pontaj, soluții de inventar, monitorizare vendomate, kiosk self info pentru angajați etc.). Are o experiență de aproape două decenii în antreprenoriat, în diverse businessuri care îmbină soluțiile software cu echipamentele hardware. În 2018 a avut și primul exit important: a vândut SAS Grup (alarma.ro), companie de monitorizare GPS a flotelor auto către Arobs Transilvania. Absolvent al Facultății de Cibernetică și Informatică Economică din cadrul ASE București, Adrian Dinu și‑a început cariera în banking, sector în care ultima poziție deținută a fost director la banca Ion Țiriac.

---