Cum să organizezi în mod eficient spațiul de lucru

Amenajarea corectă a mediului de lucru nu conține doar o componentă estetică. Un birou bine organizat este un spațiu mai eficient: elimini efectele stresului și agitației asociate dezordinii, te poți concentra mai bine și ești mai productiv. Tu cum îți organizezi spațiul de lucru?

Iată câteva dintre cele mai eficiente metode de a-ți organiza biroul și de a-ți optimiza în acest fel performanța la locul de muncă.

Elimină obiectele inutile

Un spațiu de lucru aglomerat înseamnă că lucrurile nu îți sunt la îndemână atunci când ai nevoie de ele, deci, timp pierdut căutând ceea ce îți dorești. Începe prin a elimina obiectele inutile de pe birou: dosare, agende, hârtii vechi, excesul de markere, pixuri sau papetărie. Păstrează doar materialele și accesoriile de care chiar ai nevoie. Stabilește și pentru viitor un program săptămânal sau lunar de curățenie pentru a menține un mediu ordonat și plăcut. Un spațiu mai puțin încărcat oferă claritate și o stare de bine.

Optează pentru soluții și sisteme de organizare

Odată ce ai terminat curățenia și ai păstrat doar obiectele necesare, următorul pas este organizarea lor eficientă. Apelează la un sistem de organizare. Documentele și instrumentele pe care le folosești cel mai des ar trebui sa fie cel mai la îndemână. Atribuie un loc specific fiecărei categorii de obiecte (poți să folosești și etichete), în așa fel încât să știi imediat unde găsești ceea ce cauți: documente, hartie pentru imprimanta, pixuri, markere, agrafe, capsatoare etc. Important este să ai acces la materialele de lucru ușor și rapid. 

Folosește spații de depozitare și alege-le în mod strategic: dulapuri, rafturi, sertare, suporturi și tăvițe pentru documente. Pentru a maximiza capacitatea de stocare poți folosi spațiul și pe verticală. Rafturile de perete sau dulapurile suspendate reprezintă un spațiu adițional excelent unde poți păstra obiectele la îndemână, fără a încărca biroul. 

Organizează și stochează informația în mod inteligent 

Unde este posibil, înlocuiește hârtiile cu foldere digitale și apelează la diverse soluții electronice de stocare și organizare a datelor. Iată câteva bune practici în acest sens:

• Păstrează informația în dosare logic organizate și folosește denumiri clare pentru a facilita accesul rapid la datele dorite;
• Pentru a nu pierde informațiile transferă documentele importante într-un serviciu de stocare în cloud sau pe un stick USB pentru cazul nefericit în care laptopul se va defecta. De asemenea, stocarea în cloud asigură acces de oriunde la datele dorite;
• Folosește aplicații sau platforme de gestionare a proiectelor, care oferă funcționalități precum atribuirea sarcinilor, urmărirea progresului și comunicarea eficientă în echipă;
• Menține documentele actualizate și elimină versiunile învechite pentru a evita confuziile.

Asigură-te că biroul tău beneficiază de iluminare adecvată

Alege un spațiu care beneficiază de lumină naturală cât mai mult timp și asigură-te că biroul este încadrat corect față de fereastră. Folosește lămpi pentru a suplimenta lumina naturală atunci când aceasta este insuficientă. Investește în special în lămpi cu o intensitate reglabilă a luminii și ajustează-le conform nevoilor tale. Vei îmbunătăți în acest fel confortul tău vizual, dar și capacitatea de lucru și de concentrare.

Investește în mobilier ergonomic

Petrecem mult prea mult timp pe scaunul de birou, aplecați peste laptop sau instrumentele de lucru. Cu timpul, corpul nostru va avea de suferit din cauza posturii nepotrivite. Sănătatea trebuie să rămână mereu prioritară. De aceea, investește în mobilier calitativ, ergonomic și confortabil, care să corespundă nevoilor unei coloane vertebrale sănătoase.  

Personalizează spațiul

Pentru o atmosferă plăcută care încurajează concentrarea, alege culori delicate, calde și luminoase. Adaugă elemente decorative care să creeze un mediu primitor și agreabil: fotografii cu cei dragi sau cu realizări, plante de interior, mesaje care te inspiră. Amenajarea plăcută a spațiului de lucru va avea un impact pozitiv asupra stării de spirit și a productivității tale.

Un birou bine organizat îți optimizează performanța profesională și contribuie la o stare generală de bine.

Sursă foto: Freepik