Metamorfoza secretarei in Assistant Manager

Schimbarea

Vechea munca de secretariat nu implica, in general, creativitate sau spontaneitate, ea rezumandu-se la activitati de birou. Era vorba, pe de o parte, de sarcini administrative (precum fotocopierea, inregistrarea/ arhivarea documentelor, dactilografierea scrisorilor, primirea corespondentei si transferul apelurilor telefonice), iar pe de alta de unele de "protocol" (servirea cafelei, de exemplu). "Din cauza asocierii cu vechile atributii, perceptia jobului de secretar are astazi destul de mult de suferit, in ciuda faptului ca aceasta meserie s-a adaptat rapid la noul context de business", spune Oana Scarlat, director de marketing la Exec-Edu, componenta de formare continua din cadrul scolii de afaceri ASEBUSS.

In prezent, termenul de "secretar" este mentinut in special in institutiile din administratia publica, in mediul politic, in invatamantul de stat si in organizatiile cu un stil de management imbatranit. Tehnologia si evolutia stilului de viata au facut insa ca vechile atributii sa fie depasite. Documentele sunt arhivate in fisiere electronice, managerii isi scriu singuri e-mailurile, isi contacteaza singuri partenerii de afaceri la telefonul mobil si isi iau singuri cafeaua de la automat.

Pozitia de assistant manager a evoluat foarte mult, datorita complexitatii activitatilor in care este implicata persoana de pe acest post. Secretarul de astazi este mana dreapta a managerului si detine informatii din toata sfera de activitate a firmei, se implica activ in proiectele departamentului sau ale companiei, mediaza relatia cu subordonatii etc. Un assistant manager competent trebuie sa prezinte o serie de aptitudini si cunostinte destul de complexe: sa detina o diploma de licenta, sa stie cel putin doua limbi straine, sa aiba abilitati de operare avansata pe calculator si sa cunoasca comunitatea de afaceri. In plus, sunt necesare aptitudini foarte bune de comunicare, diplomatie, atentie distributiva, atentie la detalii si spirit organizatoric si de planificare.

"In general, postul de assistant manager este perceput ca un post de entry-level pe care <> sa-l faci un an-doi pentru ca apoi sa poti ocupa o pozitie <> ", spune Nicolae Moldovan, Managing Director la Franklin Covey Romania. El crede ca, desi nu este un post pe viata, jobul de asistent dezvolta multilateral angajatul, atat din punct de vedere profesional, cat si personal si ofera multe provocari daca este valorificat la potentialul sau real. Cu cat managerul are o activitate mai dinamica si mai expusa relatiilor cu clientii interni si externi, cu atat asistentul sau are mai multe de invatat.

Ce face un secretar modern?

Transformarea despre care vorbim nu este una la nivel de titlu al functiei, cat una la nivelul sarcinilor pe care un secretar le are in prezent de indeplinit. Printre acestea se numara gestionarea agendei zilnice a managerului, stabilirea de intalniri cu potentialii clienti, gestionarea relatiilor cu personalul aflat in subordinea managerului, participarea la sedinte si intocmirea minutelor, realizarea de prezentari in power point si asigurarea serviciilor de protocol.

Pe de alta parte, asistentul de manager a devenit o interfata intre mediul intern (colegi, angajati) si mediul extern (clienti, furnizori, mass-media). Modul in care se transmite informatia in exteriorul companiei depinde, in mare masura, de cel care mediaza relatia cu toti cei implicati. Imaginea companiei si cea a managerului sunt strans legate de felul in care asistentul stie sa comunice si sa exprime mesajele dorite.

"Intr-o industrie in care relatiile cu clientii joaca un rol esential, asa cum este domeniul educatiei manageriale, pentru mine a fost incitant sa anticipez nevoile cursantilor, sa incerc sa le depasesc mereu asteptarile, astfel incat imaginea companiei sa fie ireprosabila", povesteste Oana Scarlat, candva assistant manager in cadrul Exec-Edu, unde a avansat apoi in functii superioare. "Mai tarziu, ca manager de programe, mi s-a confirmat ca, pe langa standardele inalte si calitatea cursurilor, succesul sau esecul acestora depind in mare masura de atentia acordata fiecarui detaliu", mai spune ea.

Nicolae Moldovan crede insa ca nu poate fi realizat un nomenclator finit al sarcinilor pe care le-ar avea o secretara. "Scopul postului de asistent este de a identifica, prelua si rezolva bine acele lucruri care impiedica managerul sa-si valorifice la maximum competentele, timpul si energia. Acesta este <> pentru asistent, o abordare mai ampla decat fisa de post traditionala si care explica mai bine motivul pentru care un manager angajeaza un asistent", explica directorul de la Franklin Covey Romania.

Cum recrutezi un asistent valoros?

Avand in vedere ca postul de secretara a devenit atat de complex, procesul de selectie si recrutare a unui angajat pe aceasta pozitie nu este tocmai floare la ureche. In mediul de business se spune, mai in gluma, mai in serios, ca e mai usor sa recrutezi un manager decat un asistent de manager.

"Este deosebit de dificil sa recrutezi un assistant manager bun. In primul rand, din pricina polivalentei competentelor, apoi din cauza necesitatii de a ramane pe post o perioada indelungata. Chiar daca persoanele recrutate indeplinesc criteriile de selectie, ele sunt descalificate in momentul in care sunt evaluate gradul de intelegere a importantei postului si motivatia de a-l ocupa o perioada nedeterminata", spune Nicolae Moldovan.

Potrivit specialistilor in domeniu, dificultatea recrutarii unui asistent de valoare vine si din cauza imaginii proaste a functiei, inteleasa in multe cazuri ca fiind una inferioara si fiind privita ca o posibila poarta de intrare in viata profesionala activa, dar de care e bine sa scapi cat mai repede cu putinta. In plus, calitatile necesare acestui post nu sunt suficient valorizate pentru a stimula candidatii sa isi dezvolte competentele necesare, iar preocuparea pentru formarea specifica jobului este foarte scazuta in raport cu cerintele angajatorilor. De multe ori, nici oferta salariala nu este foarte atractiva, astfel ca acei potentiali angajati care au un set de competente adecvate unui asistent de manager sunt atrasi de pozitiile care beneficiaza de un statut superior intr-o companie.

"Asa se explica faptul ca cei care aleg sa raspunda ofertelor de angajare pe posturi de asistenta manageriala sunt, in mod curent, proaspat absolventi de facultate, lipsiti de experienta profesionala si cu un nivel de abilitati practice extrem de redus", spune Amalia Picleanu-Savinescu, Managing Partner la firma de consultanta si training Tandem Consulting. Ea crede ca lipsa de competente a candidatilor si slaba valorizare a postului coexista cu un nivel ridicat al asteptarilor si solicitarilor pe care le are fiecare manager fata de asistentul sau si cu faptul ca setul de competente vizat este considerat "de bun simt".

Prin urmare, daca esti manager si ai o mie de lucruri de facut in fiecare zi, cel mai bine ar fi sa te gandesti cum gasesti si cum retii un asistent bun, care sa te ajute sa scapi de lucrurile migaloase si cronofage. Cristina Manole, Managing Director la firma de consultanta organizationala Exceed Consulting spune ca exista doua solutii:

1. fie cresti un asistent alaturi de tine (ceea ce implica destul de multa atentie din partea ta, dar duce automat la cresterea loialitatii si la dezvoltarea abilitatilor sale in sfera de activitate a companiei)

2. fie recrutezi un asistent cu experienta, punand accent pe trasaturile sale de personalitate si pe abilitatile tehnice necesare ocuparii unei astfel de pozitii.

Avantajele de a fi assistant manager

Pentru cei carora le-a trecut prin minte sa aplice pentru o astfel de slujba exista, totusi, destule motive sa vrea asta cu tarie, deoarece un astfel de job iti poate furniza o multime de avantaje, printre care si accederea relativ usoara la un post superior ierarhic. "Ca asistent, ai in grija responsabilitatea intregii ordini a sefului direct si chiar <>. In consecinta, poti avea in vedere functii din diferite departamente. Experienta dobandita, exercitiile de atentie, creativitatea si spontaneitatea ajung sa te recomande mai departe in pozitii superioare ierarhic", spune Cristina Manole de la Exceed Consulting.

Accesul la informatii sau stiri proaspete despre mediul de afaceri, relatii in afara organizatiei, un mod antreprenorial de a vedea lucrurile, cresterea capacitatii de a analiza informatiile si de a face legaturi intre diferite aspecte, dezvoltarea simtului practic si a initiativei, dezvoltarea capacitatii decizionale, cunoasterea mai buna a modelului de business al organizatiei, cresterea gradului de educatie in afaceri. Toate acestea sunt beneficii la care majoritatea asistentilor de manageri au acces si care ii pot ajuta sa dezvolte o serie de abilitati necesare in domenii foarte variate.

Amalia Picleanu-Savinescu spune ca exista destui asistenti care, in timp, au devenit specialisti in cadrul departamentului in care au oferit asistenta manageriala, specialisti in relatii publice, coordonatori de evenimente, manageri de departament, specialisti in resurse umane, adjuncti de general manager si chiar directori generali.

Un exemplu elocvent pentru dezvoltarea pe care o permite postul de assistant manager este cel al Oanei Scarlat. Dupa ce a trecut prin postul de sef de cabinet al presedintelui unei banci si cel de receptionist manager in cadrul unei alte institutii post-universitare, ea a fost angajata in cadrul Exec-Edu in pozitia de asistent de programe, iar dupa un an si jumatate a fost numita manager de programe. Din 2007, ea a preluat atributiile de director de marketing. Oana Scarlat spune ca promovarea nu depinde doar de dorinta fiecaruia de dezvoltare profesionala si autodepasire, ci si de felul in care potentialul este descoperit si valorificat in companie.

Potrivit Amaliei Picleanu-Savinescu, Managing Partner la Tandem Consulting, serviciile de asistenta manageriala s-au schimbat radical de-a lungul anilor, astfel ca un assistant manager are urmatoarele roluri:

• Acorda suport si asistenta in bunul mers al unei companii sau departament, fiind "managerul de serviciu". Poate sa ia decizii pana la un anumit nivel si este persoana delegata sa preia o parte dintre atributii in absenta superiorului. Poate solicita respectarea unor termene, desfasurarea anumitor activitati, astfel incat absenta superiorului sa nu puna in pericol buna desfasurare a proiectelor.
• Este interfata dintre sef si publicul intern si extern, un facilitator sau moderator. Asistentul face legatura intre cele doua niveluri. Isi informeaza superiorul asupra evenimentelor din companie, pastrand totusi discretia si distribuind doar anumite informatii de la superior catre companie.
• Isi degreveaza superiorul de sarcini mici, pentru a reduce presiunea si a-i facilita acestuia concentrarea pe sarcini mari. Poate sa culeaga date si informatii pentru diverse proiecte ale superiorului, raspunde direct mesajelor sau scrisorilor de importanta minima.
• Este "agenda" sefului, organizatorul personal al acestuia. Planifica intalnirile tinand cont de data, loc, ora si actualizeaza in permanenta aceste repere. Isi informeaza in timp util superiorul asupra activitatilor programate.
• Este oglinda superiorului, a carui imagine depinde in mare masura de cea proiectata in jur de asistent. Asistentul este primul care intra in contact cu un client, astfel incat face parte din "prima impresie" pe care vizitatorul si-o formeaza. Felul in care scrie corespondenta sau vorbeste la telefon il reprezinta si pe superiorul sau, nu doar pe sine.