Studiu Ascendis: Companiile au nevoie urgentă de o structurare corectă a sarcinilor pe care le primesc angajații pe diverse canale

Șase din zece angajați din corporațiile din România susțin că primesc zilnic sarcini de la mai mulți șefi sau colegi, pe diverse canale de comunicare, arată rezultatele celei de-a treia ediții a studiului de piață „Agile la puterea RO”, realizat de grupul Ascendis,unul dintre liderii pieței de training și consultanță în domeniul dezvoltării organizaționale. Cercetarea a fost realizată pe un eșantion de peste 250 de de lideri din companiile din România în perioada decembrie 2022 – martie 2023.

Avem, în 2001, un punct de referință general acceptat, față de care ne-am putea exprima în termeni de „înainte de apariția Agile” și „după apariția Agile”. Este momentul când 17 oameni care activau în industria de software development au pus pe hârtie Manifestul Agile în care identifică 4 valori cheie și 12 principii, pe care autorii consideră că dezvoltatorii software are trebui să le urmeze pentru a-și ghida munca. A rezultat în opinia generală o asociere foarte puternică între Agile și IT. Motivul obiectiv pentru care zona de software development a generat un astfel de fenomen ar putea fi faptul că în acest domeniu s-au manifestat pentru prima dată și pregnant problemele și provocările legate de complexitatea livrării și viteza cu care lucrurile se schimbă. Abordările clasice nu mai făceau față, iar uneori chiar generau blocaje.

Oricine activează astăzi într-un proiect, în orice rol, poate indica randamentul scăzut al unui efort de planificare în detaliu și pe termen lung al unei astfel de inițiative. Răspunsul metodei Agile a fost abordarea iterativă și incrementală – „pe bucăți”: descompune în elemente mici; clarifică ce este prioritar, execută și validează faptul că funcționează sau că este ceea ce îți dorești; învață din ceea ce ți se întâmplă; schimbă atunci când are sens. Cel mai răspândit ciclu care încorporează cele de mai sus, are o durată de 2 săptămâni. Ulterior, principiile Agile au fost validate în aproape toate industriile, iar astăzi Agile reprezintă cea mai modernă metodă de delivery management, care se bazează pe alinierea și autonomia echipelor și care ajută organizațiile să reducă risipa, să devină profitabile mai rapid și să se adapteze mai ușor la realitățile din piață. Merită menționat și faptul că abordarea, precum și conceptele și instrumente utilizate în ceea ce numim astăzi Agile nu sunt nici noi, nici inventate recent. O mare parte sunt împrumutate din filozofia Lean, iar o altă componentă importantă provine cuprinde elemente din change management și psihologie comportamentală.

Stadiul agilității în companiile din România

Cu o medie de 46% a respondenților care au făcut estimări răspunzând la această întrebare care măsoară stadiul agilității din companiile din România, rezultatele arată că sunt necesare multe îmbunătățiri când vine vorba de autonomia echipelor, prioritizarea sarcinilor sau feedback-ul oferit de client.

„Companiile au nevoie urgentă de o structurare corectă a sarcinilor pe care le primesc angajații pe diverse canale. Transmiterea sarcinilor de la un angajat la altul este o rețetă pentru eșec, pentru că se pierd informații pe traseu și de multe ori nimeni nu urmărește progresul și rezultatele. Atunci când cerințele vin de la mai multe persoane din organizație, de multe ori echipele îl vor deservi pe <cel care țipă mai tare>, iar acest lucru nu este mereu în interesul companiei”, a declarat Sorin Sfîrlogea, consultant Agile în cadrul Ascendis.

O altă problemă identificată în cadrul studiului este legată de constrângerile pe care le au angajații atunci când vor să-și îndeplinească sarcinile de serviciu. Un procent de 34% dintre respondenți spun că efectuarea sarcinilor de lucru depinde foarte des sau chiar zilnic de munca efectuată de alți colegi, ceea ce are un impact negativ asupra rezultatelor muncii, astfel că valoarea generată de eforturile lor este foarte scăzută.

Alocarea unui angajat pe mai multe proiecte este o altă problemă întâlnită în companii, pentru că poate duce la epuizare și la reducerea productivității.  Un procent de 45% dintre respondenți susțin că, în organizația lor, un angajat este implicat, în medie, în 2-3 proiecte simultan, iar 24% dintre respondenți susțin că numărul de proiecte per angajat variază între 3 și 5, mai arată rezultatele studiului Ascendis.

”Liderii ar trebui să ia în considerare impactul atât asupra angajatului, cât și asupra clientului. Aceștia ar trebui să recunoască faptul că supraîncărcarea unui angajat cu mai multe proiecte poate duce la consecințe negative, inclusiv la o satisfacție mai scăzută a angajatului și la o calitate redusă a muncii, ceea ce, în cele din urmă, poate avea un impact direct asupra experienței clientului”, a mai explicat Sorin Sfîrlogea.

O abordare mai concentrată, în care angajații sunt repartizați pe unul sau două proiecte simultan, le va permite să se concentreze și să livreze o muncă de înaltă calitate, într-un cadru optim. Angajații suprasolicitați sunt mai predispuși la stres, nemulțumire și implicare redusă, ceea ce duce la scăderea moralului și la creșterea fluctuației de personal.