15 competente pentru angajati si manageri competitivi

Indiferent de strategia aleasa – centrarea pe client, excelenta in servicii, reducerea costurilor, fructificarea oportunitatilor, diferentierea etc. – companiile "jucator" au nevoie de angajati cu competente de management al informatiilor, de gandire strategica si actiune empatica, competente despre care inca se vorbeste putin.

Caut printre randurile declaratiilor de intentie ale sefilor de companii presupunerile acestora despre industria in care actioneaza. Le folosesc in seminariile si activitatile mele de executive coaching ca sa ilustrez trei aspecte:

• corelarea dintre vointa (intentie) si putinta (capabilitate);
• precaritatea culturii de contrainformatii;
• jocul de inducere in eroare sau de management al perceptiei dorite.

Voi dezvolta prima perspectiva, plecand de la o situatie concreta. La un seminar recent, Dan Ostahie, un antreprenor roman de mare succes, cu vocatie de "boier patriot", a declarat ca firma sa a jucat ani buni in liga a II-a (zonal), apoi in liga I (national) si ca, din acest an, vrea sa joace in Champions League. Stiind ca intre firmele romanesti si cele din UE exista unele diferente mai subtile si mai greu de reprodus, legate de gradul de formalizare a functiei de intelligence, avertizare timpurie si de nivelul de gandire strategica, l-am intrebat pe Dan Ostahie daca e de parere ca acele competentele individuale si capabilitatile existente in firma ii permit sa fie un jucator proactiv, agil si persuasiv in Champions League.

Altfel spus, de ce competente speciale au nevoie angajatii, in special cei din departamentele de marketing, vanzari, planificare strategica si comunicare, ca sa furnizeze evaluari sintetice si recomandari de actiune, sa previna surprizele, sa inoveze continuu si sa protejeze patrimoniul informational al companiei? Ce cunostinte, deprinderi si atitudini trebuie sa aiba angajatii pentru a trece:

• de la furnizarea de date si informatii (care sufoca top managementul) la generarea de intelligence actionabil (care invita la luarea deciziilor);
• de la insule de informatii la o comunitate informationala si un limbaj comun de organizare si utilizare a informatiilor;
• de la folosirea informatiilor in interes personal la impartasirea acestora formal (prin proceduri) si informal (in timpul de 20% de socializare/barfa pe care angajatii romani il petrec la serviciu);

Prezint in continuare un set de 15 competente individuale de management al informatiilor, gandire strategica si actiune empatica care, integrate la nivel de echipa, influenteaza in sens pozitiv viteza si calitatea actiunii/reactiei unei echipe sau companii-jucator.

1.
Filtrarea informatiilor din mediu din perspectiva alinierii la strategia companiei;

2.
Dezvoltarea si utilizarea unui sistem propriu de surse de informatii;

3.
Partajarea oportuna si cu integritate a informatiilor de interes;

4.
Organizarea informatiilor in harti mentale vizuale si taxonomii;

5.
Generarea de intelligence actionabil (consecinte si recomandari pentru decizii);

6.
Protejarea patrimoniului informational al companiei;

7.
Identificarea de pattern-uri, modele si tendinte din piese de informatii disparate;

8.
Aplicarea unor principii de tip "arta razboiului pacii" in comportamentul de afaceri;

9.
Gandirea actiunilor curente in trei pasi: actiune, contra-actiune, contra-contra-actiune;

10.
Utilizarea de scenarii si jocuri de razboi in planificare si operatii;

11.
Integrarea creativa a unor concepte (avertizare timpurie, management de risc, operatii etc.);

12.
Cunoasterea si intelegerea propriei personalitati si a personalitatii celuilalt;

13.
Predictia comportamentului si a strategiilor comportamentale ale colegilor si partenerilor de afaceri;

14.
Angajarea in dialoguri cu colegii si partenerii de afaceri, respectand setul mental si afectiv al acestora (tehnici verbale si non-verbale);

15.
Crearea si folosirea propriilor stari afective ca parghii pentru modificarea starilor afective ale interlocutorului.

Pentru o buna intelegere a acestor competente, voi prezenta mai detaliat patru dintre ele.

1. Filtrarea informatiilor din perspectiva strategiei companiei

Cunoasterea nevoilor reale ale companiei si a obiectivelor strategice ale acesteia asigura perceperea, din noianul de informatii, a celor utile. Dar detinerea unor informatii, chiar de maxima importanta, nu valoreaza nimic daca ele nu ajung la cei care pot actiona. Aceasta competenta presupune o serie de cunostinte despre industrie si piata ei, despre organizarea, functionarea si strategia companiei. Pe langa acestea, printr-un training specializat se pot dobandi si cunostinte referitoare la cum se disemineaza produsele informative sau cum se stabilesc prioritatile in functie de continutul informatiilor si responsabilitatile diverselor structuri ale companiei.

Alte deprinderi relevante care pot fi castigate sunt: dialogul permanent cu top managementul si cu celelalte departamente, cautarea de informatii inainte ca acestea sa fie solicitate, evaluarea informatiilor prin prisma utilitatii lor pentru fiecare departament al companiei in parte si canalizarea efortului de cautare a informatiilor preponderent spre cele care sprijina in cea mai inalta masura elaborarea sau sustinerea strategiei companiei.

2. Dezvoltarea si utilizarea unui sistem propriu de surse de informatii

Atat la nivel de organizatie, cat si la nivel individual este foarte utila realizarea unui sistem de surse de informatii care sa permita monitorizarea evenimentelor din mediul de afaceri, cu impact potential asupra performantelor companiei sau asupra celor individuale.

Angajatii trebuie sa dobandeasca deprinderi precum: identificarea si selectarea celor mai bune surse de informatii, in functie de continut, format, domeniu, astfel incat acestea sa fie in acord cu necesarul de informatii propriu sau al companiei, evaluarea surselor de informatii, dupa criterii precum credibilitatea si utilitatea, integrarea surselor interne si externe intr-un sistem de surse unic si dinamic, utilizarea platformelor IT pentru managementul sistemului de surse, oferirea de acces la sistemul de surse, actualizarea/mentinerea sistemul de surse si dezvoltarea de proceduri/politici de management al sistemului de surse.

3. Organizarea informatiilor in harti mentale vizuale si taxonomii

Dat fiind volumul coplesitor de informatie care ne inconjoara, simtim nevoia sa introducem un tip de structurare. Aici sunt utile competentele individuale de organizare a informatiilor in grupe, de repartizare a lor pe subiecte-cheie, pe dimensiunile unei afaceri sau, mai simplu zis, pe o structura arborescenta pe care o numim taxonomie. Taxonomiile sunt structuri logice care ne ajuta sa ne focalizam repede atentia la un moment dat pe un subset de informatii relevante si intr-o cantitate usor de administrat. Un exemplu clasic de taxonomii sunt regnurile animal si vegetal. Hartile mentale sunt o varianta foarte facila de reprezentare grafica a taxonomiilor. Organizarea informatiilor in harti mentale vizuale si taxonomii, aduce companiei sansa accesului rapid la informatii relevante, pe baza unor drepturi de utilizare, in functie de responsabilitati concrete ale angajatilor.

4. Identificarea de pattern-uri, modele si tendinte din piese de informatii disparate

In esenta, aceasta este capacitatea de sinteza a angajatului, necesara in conditiile in care semnalele cu privire la schimbarile din piata sunt slabe ca intensitate, disparate si au surse diferite. Prin training si coaching se formeaza deprinderea de a formula ipoteze si de a extrapola, de a identifica legaturi de cauzalitate intre diverse evenimente si informatii, factori ai schimbarii si implicatii ale actiunii acestora si de a construi scenarii de evolutie. Odata dezvoltata aceasta competenta a angajatului, ea permite organizatiei sa reduca gradul de incertitudine in care actioneaza, sa-si planifice dezvoltarea pe termen lung.