Cât de costisitoare sunt ședințele pentru companii

Dacă ne referim la Statele Unite, probabil locul de unde au plecat termenele de „corporație” și de „meeting”, câteva studii relevă faptul că zilnic, circa 25 de milioane de Dolari se pierd pe întâlniri fără rost.

Companii precum Amazon vin cu fel și fel de idei pentru a reduce impactul pe care ședințele îl au. Iar CEO-ul gigantului Amazon se ghidează pe o regulă extrem de logică: „Nu plănuiți o ședință în care două pizza nu sunt suficiente pentru toți participanții”.

Nici cei de la Linkedin nu trec cu vederea această problematică. Ei au eliminat prezentările din timpul întâlnirilor, acestea fiind trimise, dacă într-adevăr sunt importante, într-un termen de 24 de ore participanților, pe email, pentru studiu individual.

Cum arată o ședință utilă și productivă

Specialiștii recomandă ordonarea subiectelor în funcție de priorități: la început cele mai „grele”, continuând cu cele mai puțin importante. Pe parcursul discuției, cel care „moderează” trebuie să se asigure că toți cei de față sunt atenți și interesați de subiect.

Aceiași experți spun că durata optimă pentru un meeting este de 45 de minute. Dacă, din diverse motive, se intră în prelungiri, sunt necesare pauzele.
O agendă a întâlnirii foarte bine precizată şi foarte bine structurată este de mare ajutor în cazul devierilor de la subiect. Liderul va insista pentru păstrarea desfăşurării întâlnirii aşa cum a fost programată iar celelalte subiecte vor putea fi discutate la sfârşit, în limita timpului disponibil.
Liderul trebuie să aibă grijă ca discuţiile să nu devieze de la subiectul principal şi să respecte paşii stabiliţi la început prin planul (agenda) întâlnirii.

Cât ne costă, până la urmă, ședințele?

Cei de la Harvard Business Review au realizat un calculator menit să ne ajute să conștientizăm câți bani se pierd astfel. Sau, abordând o gândire mai practică, câți bani ar putea fi investiți în programe de team-building și de dezvoltare personală pentru angajați. Chiar dacă acesta este adaptat salariilor din SUA, cu puțină matematică putem generaliza calculul pentru orice țară.

Calculatorul poate fi accesat și utilizat aici.

Ne-ar prinde bine şi părerea ta. În compania ta cum se desfăşoară şedinţele? Sunt lungi si plictisitoare sau scurte şi eficiente? Dacă ai putea, cum le-ai îmbunătăți?