Comunicarea prin e-mail
Astfel, un mesaj electronic este, in primul rand, mult mai ieftin decat orice alt mijloc de comunicare, este larg accesibil, extrem de rapid si eficient si pastreaza, in cea mai mare parte, caracteristicile unei comunicari fata in fata sau telefonice. Adica se bazeaza pe interactivitate, poate fi personalizat si, in plus, ofera avantajul transmiterii informatiei imediat si usor de verificat.
Cel mai mare dezavantaj al unui mesaj electronic pare a fi totusi lipsa avantajului pe care comportamentul non-verbal il aduce in comunicarea obisnuita. Intr-un mesaj electronic nu exista o anumita tonalitate a vocii care imbogateste mesajul, nu apare privirea sau gestul mainii care nasc neechivocul. Textul poate parea sec, sau rece, sau batjocoritor, fara ca cel care trimite mesajul sa-si fi propus aceasta. Comunicarea prin e-mail cere respectarea unei anumite etichete si vigilenta in ceea ce priveste interlocutorul si mesajul pe care il trimitem. Daca intr-o discutie fata in fata ne putem permite sa fim neatenti, sau sa ne preocupe mai mult propria persoana, intr-o discutie prin e-mail nu putem face acest lucru, pentru ca putem compromite partial sau definitiv relatia noastra de comunicare. De aceea, mesajul electronic trebuie sa respecte cateva reguli de baza: intentia mesajului sa fie cat se poate de clara si directa, fara sa lase loc de interpretari, si sa trezeasca interesul interlocutorului, sa-l determine sa raspunda. De asemenea, prescurtarile, exclamatiile, reprezentarile grafice ale starilor emotionale (emoticons) nu fac decat sa imbunatateasca si sa nuanteze mesajul, in masura in care interlocutorul le intelege semnificatia. De fapt, mesajul electronic poate fi un chin pentru cei care nu au obisnuinta scrisului si o mare provocare pentru cei care o au, pentru ca toata complexitatea unei comunicari fata in fata trebuie redata doar prin cuvinte, prin anumite imbinari, strategii verbale si printr-un stil personal.
O alta caracteristica importanta a mesajului electronic este asincronitatea. Procesul de comunicare prin e-mail nu se petrece in timp real. Avem timp de gandire pentru evaluarea informatiei, conceperea si analiza mesajului pentru replica. Nu trebuie sa dam un raspuns imediat unui mesaj care ne bulverseaza ca informatie sau emotional. Avem timp sa analizam mult mai mult ceea ce doreste sa ne comunice interlocutorul si sa dam un raspuns mult mai bine gandit.
Lipsa contactului direct determina, pe de alta parte, disparitia inhibitiilor, a cenzurii. Persoanele timide sau cu probleme de comunicare se pot deschide mult mai bine in scris. Desigur, exista si aici riscul unei relaxari prea mari a autocenzurii sau a adoptarii unei imagini personale care nu e intotdeauna conforma cu realitatea.
Ca scop, mesajele electronice pot fi incadrate in mai multe categorii: corespondenta personala, corespondenta profesionala, oferte promotionale, newsletters etc. Este important sa adaptam continutul mesajului scopului acestuia. Limbajul informal, renuntarea la majuscule sau prescurtarile, emoticons, anumite formule de inceput si de incheiere nu ar trebui sa apara in mesajele oficiale, care trebuie sa respecte regulile de concepere si de prezentare valabile pentru orice document oficial scris.
Un alt element important este personalizarea mesajului. In functie de scopul mesajului si de interlocutor, fiecare ar trebui sa aprecieze cat de personal trebuie sa fie un mesaj. O familiaritate prea mare poate deveni stanjenitoare si poate trezi reactii de respingere. Un limbaj prea formal intr-un mesaj personal poate inhiba comunicarea. Un mesaj ce contine o invitatie la un eveniment public sau de promovare trebuie sa se adreseze direct persoanei invitate, adica sa apara clar numele adresantului, chiar daca practic acelasi mesaj va fi trimis mai multor persoane. Un mesaj colectiv, trimis prin optiunile CC (CopyCarbon) sau BCC (Blind CopyCarbon), chiar daca este mult mai eficient si mai rapid, minimalizeaza importanta adresantului si poate fi considerat ca o impolitete sau o greseala de comunicare, atat in zona business, cat si in cea personala.
Mesajul electronic este o inventie care ne usureaza viata, care spulbera distante si inhibitii, care ne ajuta sa ne redescoperim si sa ne deschidem in fata celorlalti, care ne alunga singuratatea, care ne poate apropia, dar si indeparta de ceilalti, pentru ca are regulile si capcanele sale, de care trebuie sa fim constienti.