Confidentialitatea de zi cu zi…

(1) Prin clauza de confidentialitate, partile convin ca, pe toata durata contractului individual de munca si dupa incetarea acestuia, sa nu transmita date sau informatii de care au luat cunostinta in timpul executarii contractului, in conditiile stabilite in regulamentele interne, in contractele colective de munca sau in contractele individuale de munca.

(2) Nerespectarea acestei clauze de catre oricare dintre parti atrage obligarea celui in culpa la plata de daune-interese."

Este textul sec si dur al unei legi de baza: Codul Muncii din Romania. Ce se ascunde insa in spatele acestor cuvinte? Care sunt informatiile considerate confidentiale de catre o organizatie? Fiecare companie isi defineste cat mai specific, in termeni cat mai clari, ce considera a fi confidential: retete de produse alimentare sau nealimentare, desene de executie ale unor piese, clauze contractuale speciale, surse de informatii etc.

Dar nu ma voi referi la aceast tip de confidentialitate. Ci la ceea ce se poate intampla din dorinta de a povesti "ce lucruri grozave se intampla la noi in firma", "ce realizare deosebita am avut" sau dimpotriva, "am vrut si nu am reusit sa incheiem contractul……pentru ca…..", "nivelul salarial este….." s.a.m.d. Este vorba despre incalcarea neintentionata a confidentialitatii. Si care este calea de urmat in aceasta situatie? Poate fi oprit angajatul sa vorbeasca acasa, pe strada, in cluburi sau restaurante despre ceea ce face la serviciu? Nu poate fi stopat, dar poate fi educat. Poate fi educat sa discearna care sunt acele subiecte care pot fi abordate oricand si oricum si care sunt acele subiecte pe care le poate discuta numai cu cei implicati. Orice companie care are o politica de comunicare bine definita, va avea informatia structurata pe niveluri ierarhice, pe proiecte sau chiar la nivel de post. Cei care ajung sa detina aceste informatii vor fi tentati sa le comunice celor care nu le stiu. Vi s-a intamplat vreodata sa programati o lansare de produs si concurenta sa lanseze un produs asemanator cu o luna inaintea voastra, desi pana atunci stiati ca au alt termen de lansare? Intamplarea este posibil sa nu fi fost "intamplatoare". Un angajat prea entuziast a povestit intr-un loc public despre planurile voastre si a dat prea multe informatii exacte. Intr-adevar, numai intamplarea a facut ca la masa vecina sa fie un angajat al concurentei. Putem sa-l penalizam pe acel angajat care a vorbit prea mult? Este problema avocatilor…

Ce pot face insa managerii pentru a se asigura ca astfel de situatii nu vor avea loc? Sunt mai multe parghii pe care acestia le pot folosi:

1. Exemplul personal – comunicarea informatiilor importante, atentionarea asupra "zvonisticii" si clarificarea aspectelor care fac obiectul acesteia;

2. Asigurarea transparentei – informarea celor implicati, asigurarea unor sisteme de comunicare coerente, functionale si consistente;

3. Climatul deschis – incurajarea schimbului de opinii in interiorul echipei (membrii echipei nu vor mai simti nevoia stringenta de a aborda subiectul cu cineva din afara), discutiile libere, intrebarile care capata raspunsuri.

Organizatiile pot induce ideea confidentialitatii in randul angajatilor daca managerii pun accent pe aceasta si devine un principiu de lucru al tuturor. Dar este vorba despre confidentialitatea dincolo de lege, dincolo de hartia scrisa. Este vorba despre confidentialitatea ca valoare personala si organizationala.

Definim ca valori responsabilitatea, integritatea, orientarea spre client etc. De ce sa nu identificam si confidentialitatea ca fiind o valoare? Ea este o valoare pentru firmele de training si de consultanta, in general. Este conditia de baza pentru a nu-ti pierde clientii si pentru a avea un parteneriat pe termen lung. De ce nu ar deveni aceasta o valoare si a altor tipuri de organizatii? Aceasta poate fi "tradusa" in principii de actiune, prezentata ca un element de baza al culturii organizationale. Cu cat va fi mai clar transferata in sfera dedicarii, atasamentului fata de organizatie, a constiintei individului, cu atat va fi perceputa ca o datorie morala, de la sine inteleasa, nu fortata. Dar pentru ca aceste aspecte sa fie puse in practica, organizatiile – ca si managerii – trebuie sa creeze climatul necesar manifestarii confidentialitatii: deschis, de incredere, pozitiv, transparent.

Noile teorii legate de munca in echipa sustin utilizarea atitudinii si a feedback-ului pozitiv ca instrument de lucru. Nu numai cel al pedepsei si al criticii permanente. Ce-ar fi daca angajatului i s-ar prezenta care este impactul pozitiv al mentinerii confidentialitatii la nivel individual si la nivel de organizatie? Mentinerea unor avantaje de piata, al mentinerea pozitiei pe piata, dezvoltarea unor produse sau servicii noi, care sa raspunda nevoilor clientilor, sentimentul de mandrie si incredere in fortele proprii, respect datorat participarii in proiecte complexe, confidentiale.

Si acestea sunt numai cateva dintre avantaje. Fiecare dintre noi poate gasi multe altele, privind in jurul sau si evaluand asteptarile sale ca individ.