Cum prevenim “griparea” Proiectelor CINCI sfaturi practice

Nu, nu vreau sa fac reclama la uleiul de motor, ma straduiesc doar sa dau viata unei comparatii relevante pentru rolul comunicarii in managementul de proiect. Si iata: comunicarea este pentru proiect ca uleiul pentru motor: fara el, motorul nu porneste; in cantitati insuficiente sau neavand vascozitatea ceruta, motorul se caleaza.

Cati dintre managerii de proiect constientizeaza importanta procesului de comunicare, cata atentie acorda mesajului pe care doresc sa-l transmita si mai ales cati analizeaza feedback-ul pe care il receptioneaza dupa transmiterea acestuia, pentru a determina daca nu cumva mesajul a fost alterat prin filtrarea cauzata de mediul de transmitere? Uleiul trebuie reciclat si inlocuit, pierzandu-si in timp "calitatile". Acordam si noi atentia cuvenita "calitatii" procesului de comunicare in proiect? Mai ales azi, cand tehnologia ne permite lucrul cu echipa de proiect virtuala, ai carei membri nu se intalnesc fata in fata, chiar daca lucreaza deja impreuna pentru mai multe proiecte. Folosirea cu preponderenta a internetului ca principal mediu de comunicare taie fara mila aspectele comunicarii non-verbale, adica tocmai "aditivii" din uleiul nostru de motor. Chiar si in cazul folosirii video-conferintelor, aceste aspecte sunt in mare masura filtrate de mediul de comunicare.

Care ar fi remediile? Probabil va dezamagesc, dar, ca si in cazul oricarui alt aspect al managementului de proiect, nu exista retete. Experienta, abilitatea in manuirea tehnicilor si instrumentelor specifice managementului de proiect, intelegerea proceselor si bunul simt – acestea sunt singurele "retete" pe care vi le pot recomanda. Poate parea ciudat sa te bazezi pe "bunul simt", nu-i asa? Mai ales cand nu exista nici macar o definitie clara a ceea ce inseamna "bunul simt" – dar cum managerul de proiect lucreaza permanent intr-un mediu caracterizat prin incertitudine…

Revenind la comunicare, cum aplicam totusi "bunul simt" de care am vorbit pana acum? Aveti mai jos cateva sugestii, nu suficiente, dar necesare:

1. Nu uitati sa "puneti ulei"

Asigurati-va ca fiecare membru al echipei de proiect stie cu exactitate ce are de facut, ca stie ce canale de comunicare trebuie sa foloseasca, cand si cui trebuie sa transmita mesaje. Asigurati-va ca aveti un plan de comunicare in care ati inclus toti stakeholderii.

2. Nu orice tip de ulei se potriveste oricarui motor!

Asigurati-va ca ati identificat canalele de comunicare optime pentru proiectul pe care il conduceti. Nu uitati ca este posibil sa aveti canale de comunicare diferite pentru managementul superior, echipa, parteneri si beneficiari.

3. Verificati permanent nivelul uleiului din motor!

Cereti permanent feed-back si asigurati-va ca mesajul a fost receptionat si interpretat corect. Reveniti atunci cand aveti dubii.

4. Nu faceti rabat de la calitatea uleiului folosit!

Sponsorul proiectului, echipa, partenerii si beneficiarii – intr-un cuvant, toti stakeholderii din proiect – trebuie sa aiba incredere in rezultatele proiectului. Or, aceasta incredere se obtine si se pastreaza numai prin comunicare, iar calitatea comunicarii trebuie asigurata de managerul de proiect.

5. Nu uitati sa schimbati filtrul de ulei!

Milestone-urile definite pentru proiect sunt tot atatea ocazii de analiza si revizuire a canalelor de comunicare folosite. Daca se constata ca un anumit canal induce prea multe zgomote si mesajele sunt prea des alterate, atunci este cazul ca managerul de proiect fie sa renunte la utilizarea canalului respectiv, fie sa discute cu echipa in vederea identificarii acelor masuri care pot si vor reduce filtrarea.

Si in final: fie ca zambetul de satisfactie al soferului – de care vorbeam la inceput – sa va lumineze fata… macar din cand in cand!