Ghid pentru o buna delegare O modalitate de a directiona adecvat si consistent angajatii
Obiectivele delegarii
- Ofera oportunitati de crestere si dezvoltare;
- Confera autoritate angajatilor, deoarece ei devin responsabili pentru sarcinile delegate;
- Creste moralul si increderea in sine;
- Da managerului timp mai mult pentru a se concentra asupra angajatilor si asupra altor probleme strategice;
- Dezvolta creativitatea si deprinderile;
- Creste implicarea si angajamentul angajatilor fata de locul de munca.
Rezistenta fata de delegare
Intelegerea faptului ca nu numai tu, ca manager, poti sa ai retineri in a delega sarcini, ci si angajatii pot avea retineri in a accepta aceste sarcini, ne va ajuta sa delegam mult mai eficient. Retinerea celui care deleaga trebuie inteleasa din perspectiva faptului ca responsabilitatea finala ii revine, in continuare, in intregime. Motiv pentru care poate resimti riscul pe care il implica transferul unei sarcini. Angajatii se gandesc la randul lor la risc, dar din perspectiva faptului ca un esec le va atrage critici din partea managerului.
Cateva dintre motivele pentru care managerii evita sa delege sarcini sunt:
- Se tem ca angajatii vor face greseli;
- Se gandesc ca delegarea consuma timp;
- Considera ca este mai eficient daca indeplinesc ei insisi sarcina respectiva;
- Se tem de pierderea controlului;
- Se tem ca angajatii vor respinge delegarea.
Cum alegem sarcinile
sau proiectele de delegat
Ori de cate ori decidem sa delegam proiecte sau sarcini, trebuie sa luam in considerare atat riscul asumat, cat si eventualele recompense. Pentru a lua aceasta decizie, vom urmari o serie de criterii, printre care:
Angajatii au la dispozitie toate informatiile necesare.
Parametrii sunt clari.
Sarcinile nu implica responsabilitati asociate in mod traditional cu functiunile manageriale (de exemplu: angajari, evaluarea periodica a performantei, actiuni disciplinare).
Pregatirea angajatilor
pentru delegare
Aflati cunostintele pe care angajatii le au despre sarcina respectiva. Pe baza acestora, veti putea comunica mult mai eficient, fara sa riscati ca angajatii sa nu fie atenti sau sa se simta subestimati.
Dati explicatii si motive. Angajatii care inteleg motivele care stau la baza unui proiect tind sa fie mai dedicati fata de realizarea proiectului respectiv.
Dati un exemplu sau ilustrati sarcina respectiva.
Spuneti (si accentuati acest lucru) ca intrebarile sunt binevenite. S-ar putea ca angajatii sa nu se simta in largul lor cand pun intrebari sau sa se teama ca in acest fel va reiesi cat de putine stiu despre sarcina sau proiectul in chestiune. Dati-le asigurari repetate ca veti raspunde bucuros oricaror intrebari pe care ar vrea sa vi le adreseze.
La inceputul proiectului, lucrati alaturi de angajati, pentru a-i incuraja si pentru a le putea oferi instructiunile necesare.
Delegarea eficienta
Pentru a creste eficienta delegarii, ne stau la dispozitie cateva mijloace. Angajatii trebuie sa inteleaga clar care le sunt responsabilitatile, limitele autoritatii, rezultatele pe care trebuie sa le obtina.
Pe baza experientei si a cunostintelor, alegeti acei angajati care au capacitatea de a indeplini sarcina respectiva.
Asigurati-va ca ati explicat clar care va sunt asteptarile si ca acestea au fost intelese.
Spuneti-le angajatilor ca aveti incredere in capacitatea lor de a duce la bun sfarsit sarcina respectiva.
Definiti clar autoritatea si responsabilitatea care le revin angajatilor.
Monitorizati progresul si stabiliti mecanismele de feedback.
Stabiliti termenele limita si etapele intermediare.
Lasati la latitudinea angajatilor
felul in care isi vor folosi imaginatia si initiativa.
Recompensati angajatii pentru rezultatele pozitive pe care le obtin.
Dati un feedback constructiv.