Lucruri mici de valoare mare (II)

Fie ca ocupam o pozitie de entry-level intr-o firma, fie ca suntem o persoana care are contacte frecvente cu clientii sau conducem propria afacere, cateva reguli se dovedesc utile pentru a dezvolta relatiile personale. Daca in numarul anterior va reaminteam cateva exigente ale unei conversatii fata in fata si la telefon, acum vom trece in revista cateva dintre regulile "nescrise" ale corespondentei pe email.

E-mail:

>> treceti informatii relevante legate de continutul mesajului in linia de subiect; un "buna", "doar pentru tine" sau chiar un spatiu gol nu ne va diferentia mesajul de al celorlalti;

>> incepeti emailul cu elemente de construire a raportului personal si apoi cu cele strict tehnice (pe prima linie – cea de salut "Draga/stimate domnule X", iar pe linia a doua "Iti multumesc pentru rapiditatea cu care ai raspuns" sau "Sper ca ai avut un weekend placut"); daca relatia va permite, folositi prenumele;

>> folositi doar un singur tip de caracter, eventual una-doua formatari (normal si italic sau bold)

>> pastrati un stil relativ formal; chiar daca mesajul este intre colegi, el difera stilistic de cel intre prieteni; deci, evitati expresii de genul: "pe cai", "pune pe teava documentul" etc.;

>> pastrati confidentialitatea conti-nutului, nu retransmiteti (forward) mesajele inainte de a trece in revista continutul; de asemenea, stergeti randurile care nu privesc noul destinatar;

>> in cazul unui raspuns (reply) la o intrebare, copiati intrebarea si raspundeti la ea; nu scrieti doar un "da/nu" sau un raspuns sec, acest lucru poate genera confuzie;

>> folositi formule de adresare si de incheiere; chiar daca aceste elemente apar automat (in cazul semnaturilor e-mail), nu uitati ca relationati cu o persoana, nu cu un calculator; un "Sper sa ne auzim cat mai curand" sau "Am sa fiu plecat pana joi, dar daca doresti sa ma contactezi, o poti face la numarul 1234" sunt binevenite;

>> daca este posibil, limitati-va mesajul la cel mult doua ecrane;

>> nu scrieti doar cu majuscule; veti parea prea lenes pentru a introduce textul in mod corect ori (mult mai grav) veti include elemente de confuzie la starea emotionala a destinatarului (majusculele pot fi decodificate si ca un ordin sau furie);

>> daca nu sunt e-mail-uri urgente, trimiteti-le la ora la care va incheiati programul de lucru; majoritatea utiliza-torilor au setate casutele de e-mail in ordine descrescatoare cronologic, astfel, la inceput, vor fi afisate emailurile trimise mai tarziu;

>> in cazul in care cel care v-a trimis email-ul a depus un efort mai mare pentru a va oferi informatii, multumiti-i in mod cat mai personal (scrisoare obisnuita sau cel putin un telefon); fiecare dintre noi apreciaza aceste mici lucruri;

>> in general, tineti cont de cele cinci comandamente ale comunicarii prin email:

>> trimite-ti email-uri doar celor implicati in problema, nu tuturor celor inclusi in liste sau grupuri,

>> faceti-va un obicei din a raspunde prompt la mesaje,

>> verificati corectitudinea mesajului si din punct de vedere topic si gramatical,

>> includeti-va datele de contact in email (numar telefon, adresa etc.),

>> la locul de munca, utilizati emailul doar in scop profesional si nu personal.

Colaborarea cu consultantii:

>> pentru un consultant sau o alta persoana externa care lucreaza pentru dv., oferiti toate informatiile sau dati referinte complete despre persoanele care o pot face; nu este doar curtoazie, ci evitati astfel costuri inutile pentru compania dv. rezultate din timpul petrecut in plus pentru a opera eficient;

>> oferiti aceleasi conditii de lucru pentru consultant ca si pentru alti angajati cu un rol similar; astfel, evitati ca angajatii sau consultantul sa se simta in mod inadecvat (sub/supraapreciat );

>> oferiti ocazia consultantului sa interactioneze cu angajatii, sa simta "realitatea" organizatiei si nu-l izolati; tratandu-l astfel, evitati crearea unor suspiciuni din partea celorlalti;

>> asigurati consultantului o persoana care sa-i ofere suport, sa-l prezinte altor persoane sau sa-i rezolve problemele logistice.

Bunul simt poate sa fie un ghid acceptabil, dar ideile generale de mai sus ne pot ajuta in relationare, aratand respect fata de ceilalti si fata de noi insine.