Mihaela Coroiu, Assistant CEO & HRM South East Europe, Philips Romania: “Lucrul cu oamenii este aspectul cel mai interesant dar si cel mai dificil in profesia de Assistant GM”

Ce studii aveti?

Anul trecut am terminat Academia de Studii Economice, Facultatea de Economie Generala, specializarea Comunicare Economica. In prezent, urmez cursurile postuniversitare de Comunicare si Managementul Resurselor Umane din cadrul Facultatii de Jurnalism.

Ati urmat vreun tip de training aditional cursurilor universitare?

Da, am avut ocazia sa particip la training-uri de dezvoltare a competentelor profesionale organizate de Philips, cum ar fi Quality Training, The Professional Executive Assistant, cursuri de Business English etc.

Cum v-a ajutat voluntariatul?

Faptul ca am fost membru AIESEC in timpul facultatii m-a ajutat enorm. In primul rand, am capatat incredere in mine si in abilitatile mele. Am participat la training-uri de dezvoltare personala si profesionala – Time Management, Career Planning, Communication Skills, Leadership, tinute de traineri profesionisti, romani si straini. Mediul international in care ne desfasuram activitatea, precum si modalitatea de organizare – asemanatoare marilor firme internationale – au amortizat tranzitia de la statutul de student la statutul de angajat. Interactiunea cu diferite categorii de oameni (studenti romani si straini, reprezentanti ai firmelor partenere, colegi din alte asociatii etc.) precum si implicarea in diverse comitete de organizare pentru proiecte nationale si internationale mi-au creat o viziune de ansamblu asupra modalitatii de desfasurare a afacerilor in general si mi-au facilitat alegerea domeniului in care vreau sa-mi cladesc cariera: resursele umane.

Ce responsabilitati aveti in cadrul firmei?

Ca asistenta a CEO-ului, trebuie sa am grija ca seful meu sa fie tot timpul optim informat, adica toate informatiile necesare (agenda de intalniri si evenimente, rapoartele, actele administrative, prezentarile etc.) sa ii stea la dispozitie rapid, complet, actual si cat mai eficient. Bineinteles, receptionarea telefoanelor, redactarea scrisorilor de afaceri, precum si diverse alte activitati legate de munca CEO-ului sunt tot responsabilitatea mea. Ca asistenta a managerului de resurse umane, ma ocup de organizarea si administrarea tuturor aspectelor practice ale recrutarilor, transferurilor, training-urilor locale, precum si a altor aspecte legate de personal (asigurari medicale, protectia muncii etc.) si de sprijiirea HR manager-ului in implementarea actiunilor si proiectelor de resurse umane.

Ce vi se pare cel mai interesant in munca dv.?

Imi plac multe aspecte ale jobului meu actual: cultura organizationala Philips, proiectele pe Corporate Social Responsability (responsabilitate sociala) pe care le desfasuram, atmosfera internationala. Trei dintre managerii firmei sunt straini si in fiecare zi intru in contact cu colegii mei din alte tari. Ei au culturi diferite, mentalitati diferite, modalitati de a privi lucrurile si de a face afaceri diferite, care, de cele mai multe ori, iti deschid ochii si-ti confera o perspectiva complet noua asupra lucrurilor. Dar cel mai interesant mi se pare lucrul cu oamenii: echipa Philips Romania este deosebita, colegii mei sunt adevarati profesionisti, de la care eu, aflata la inceputul carierei, pot invata extrem de mult.

Ce dificultati intampinati in activitatea zilnica?

Aceleasi lucruri care-mi plac si mi se par interesante, prezinta si un grad de dificultate cu care ma confrunt in fiecare zi. Spre exemplu, lucrul cu oamenii poate deveni obositor in momentul in care ai deadline-uri foarte presante pentru raportari. De asemenea, e dificil sa impaci viziunea de ansamblu pe care trebuie sa o ai asupra unor aspecte cu atentia pentru detalii. Oricum, daca iti stii prioritatile si esti asertiv, poti trece cu usurinta peste aceste mici dificultati.

Cu cine lucrati, ca subordonata sau in relatie de colaborare?

Raportez direct CEO-ului Philips South East Europe, iar la nivel extern, colaborez cu colegi din cadrul corporatiei, din alte tari- departamentele Philips Corporate. In Romania, lucrez cu CEO-ul, managerul de resurse umane si cu toti angajatii Philips Romania.

Avand in vedere ca desfasurati atat activitati de asistenta personala a managementului, cat si activitati de resurse umane, care sunt abilitatile specifice care fac ca aceasta munca sa vi se potriveasca?

Pe de o parte ma ajuta competentele profesionale, cum ar fi: stapanirea reala a computerului, cu pachetele de programe aferente, cunoasterea limbii engleze – absolut necesara in cadrul unei firme internationale – si cunoasterea unor notiuni de legislatie – dreptului muncii si resurse umane. Se adauga la acestea si competentele metodologice: capacitatea de a gandi, de a actiona si de a evolua independent si responsabil, precum si de a prelua rapid informatiile esentiale, in ciuda agitatiei existente. Toate acestea sunt completate de competentele sociale: capacitatea de a lucra in echipa si de a-ti crea relatii in cadrul firmei, dar si in afara.

Cum va imbunatatiti performantele profesionale, cum va puneti la curent cu noutatile in domeniu?

Cineva spunea la un moment dat: "I recommend knowing before speaking" ("Recomand cunoastere si informare inainte de a vorbi"). Sunt de acord cu aceasta afirmatie si, de aceea, incerc sa fiu la curent cu toate noutatile – atat cele din Romania si cele internationale, cat si cele din cadrul companiei la nivel regional. De aceea, citesc Ziarul Financiar, Capital, Biz, BBW, Business Review si accesez zilnic Internetul si intranetul.

Cata mobilitate presupune un astfel de job?

Asistenta Manageriala presupune 80% munca de birou, intrucat esti ca o "centrala" de comutatie a comunicatiilor si trebuie sa ai acces permanent la informatii. Bineinteles, exista si intalniri cu diverse asociatii profesionale sau training-uri la care trebuie sa participi in afara firmei.

Care sunt instrumentele fara de care nu v-ati putea desfasura activitatea?

Computerul este esential in gestionarea eficienta a resurselor disponibile, pentru elaborarea informatiilor scrise, a prezentarilor si rapoartelor, pentru comunicare oficiala in interiorul si in afara companiei (email, e-fax etc.), precum si pentru procurarea de informatii si administrarea "on-line business" (rezervari, plati etc.). V-am mentionat mai devreme intranetul – instrument excelent de gestionare interna la nivel international a tot ceea ce inseamna organizare Philips. De asemenea, folosim "Same Time Connect" – un sistem de chat intern, extrem de util. Exista diverse softuri si programe profesioniste (de contabilitate, de legislatie etc.) care faciliteaza activitatea de zi cu zi. Telefonul, faxul, imprimanta si copiatorul cred ca sunt instrumente deja clasice, folosite de toti angajatii.

Exista anumite coduri etice, vestimentare sau de alt gen pe care trebuie sa le respectati?

Philips are o cultura organizationala puternica, surprinsa foarte bine de viziunea, misiunea, valorile si obiectivele sale. Ea este sprijinita de Principiile Generale de Afaceri (Philips General Business Principles), precum si de Procedurile Operationale ale Companiei (Company Operating Procedures), coduri de conduita in afaceri, care promoveaza integritatea si calitatea in afaceri.

Ce calitati umane credeti ca sunt necesare pentru a face munca de Assistant GM?

Trebuie sa fii ceea ce americanii numesc "a people person"- deoarece prin natura postului intri in contact cu diferite categorii de oameni si trebuie sa-ti placa sa lucrezi cu ei. Trebuie sa fii amabil, proactiv, asertiv, eficient, organizat, sa stii sa asculti si sa stii sa comunici, sa-ti stii prioritatile si sa fii bine informat, sa ai memorie buna si sa fii capabil sa lucrezi simultan la mai multe proiecte (provocarea si secretul stau in flexibilitate).