Monitorizarea la locul de muncă: limite, riscuri și utilitate

În 2007, Curtea Europeană a Drepturilor Omului (CEDO) a condamnat statul britanic la daune-morale, pentru a compensa încălcarea dreptului la viață privată al unei angajate căreia îi fuseseră monitorizate timp de 18 luni telefoanele, e-mail-ul, traficul de internet și site-urile web vizitate. Pe această cale, CEDO sancționa încălcarea dreptului la viață privată garantat în baza art. 8 din Convenția Europeană a Drepturilor Omului.

Respectarea dreptului la viață privată vs. prevenția riscurilor în mediul de afaceri

În contextul „tehnologizării” locurilor de muncă, monitorizarea timpului petrecut de angajați pe internet, în alte scopuri decât cele profesionale, a devenit un subiect de interes, atât în rândul acestora, cât mai ales în rândul angajatorilor. Oferta de aplicații care permit monitorizarea este consistentă, iar companiile IT se întrec în promisiuni privind creșterea productivității angajaților și, prin urmare, a profitului angajatorilor care apelează la astfel de soluții.

Deși aplicațiile atrag interesul angajatorilor, acestea sunt rareori privite cu ochi buni de către angajați. Motivele sunt lesne de înțeles: dacă angajatorul se simte intreptățit să aibă control asupra angajaților, pentru a preveni eventuale abuzuri săvârșite de către aceștia, angajații consideră adesea că o astfel de monitorizare le-ar îngrădi dreptul la viață privată în timpul programului de lucru.

Pe de o parte, utilizarea aplicației de către angajatori apare ca fiind legitimă, mai ales că ei sunt cei care suportă riscul financiar în cazul unor erori care periclitează bunul mers al afacerii pe care o conduc. Prin urmare, sunt îndreptățiți să ia toate măsurile pe care le consideră necesare în vederea preîntâmpinării unui astfel de eșec. Pe de altă parte, angajatul „urmarit” nu se află într-o poziție confortabilă, știind că, la birou, îi vor fi contorizate absolut toate acțiunile pe care le desfășoară pe internet.

Mulți angajați folosesc timpul petrecut la birou și pentru rezolvarea unor probleme personale, ceea ce implică utilizarea dispozitivelor conectate la internet ce le sunt puse la dispoziție de către angajator pentru realizarea sarcinilor de serviciu. Într-o asemenea situație, aplicația software nu ar înregistra numai activitățile profesionale, ci ar furniza angajatorului informații cu privire la viață personală a angajatului. Astfel, aplicația apare ca o îngrădire a dreptului la viață privată recunoscut atât la nivel național, cât și la nivel european, prin diverse acte normative: Legea nr. 677/ 2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și liberă circulație a acestor date, Convenția Europeană a Drepturilor Omului.

Factorii cheie: necesitatea, transparența și proporționalitatea adoptării unei astfel de măsuri

Legislația internă nu a fost actualizată astfel încât să răspundă noilor provocări tehnice. Legiuitorul român nu tratează expres problema aplicațiilor software ce monitorizează activitatea angajatului. Totuși, nu putem vorbi despre un vid de reglementare, căci atât Constituția, prin art. 26, cât și Legea nr.677/2001 protejează dreptul la viață privată, iar, după cum am arătat, utilizarea aplicațiilor vizează acest drept.

La nivelul UE, cadrul legal e constituit în principal din prevederile Directivei 95/46/CE a Parlamentului și Consiliului, transpuse în legislația națională prin Legea 677/2011. Pe lângă aceasta, Documentul de lucru asupra comunicațiilor electronice la locul de muncă, din 2002, are un rol de recomandare pentru statele membre. Deși nu au caracter obligatoriu, argumentele expuse în Document pot îndruma autoritățile naționale pentru a stabili dacă utilizarea aplicațiilor de monitorizare este legală sau nu.

Printre cerințele ce trebuie îndeplinite pentru legalitatea instalării aplicațiilor se numără necesitatea, transparența utilizării aplicației și proporționalitatea adoptării măsurii cu scopul urmărit de către angajator. Făcând o paralelă, aceste condiții sunt și principalele criterii de apreciere a legalității altor forme de supraveghere a angajaților, și anume monitorizarea video.

Lorena Ciobanu, Associate în cadrul ONV LAW, aduce lămuriri cu privire la supravegherea la locul de muncă, subiect controversat în mediul profesional.

Revenind la mediul online, legalitatea folosirii aplicației trebuie stabilită de la caz la caz, în funcție de împrejurările de fapt și de respectarea principiilor ce guvernează îngrădirea dreptului la viață privată la locul de muncă.

Ai dreptul, ca angajat, să te opui instalării unei astfel de aplicații?

Dintre cerințele privind legalitatea aplicației de monitorizare, transparența utilizării și informarea prealabilă a angajatului cu privire la aceasta sunt esențiale.

În acest context se pune problema dacă informarea prealabilă e necesară și suficientă sau e doar necesară, fiind apoi obligatoriu ca angajatorul să primească acordul angajatului cu privire la monitorizare. Obligația de informare prealabilă nu decurge exclusiv din reglementările privind drepturile omului și din cele privind protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, ci chiar din legislația muncii. Astfel, între drepturile esențiale ale salariaților, prevăzute de art. 39 din Codul Muncii, se regăseste atât dreptul la informare și consultare, cât și dreptul de a lua parte la determinarea și ameliorarea condițiilor de muncă și a mediului de muncă.

Având în vedere că monitorizarea constituie o limitare a unui drept, consimțământul angajatului este o condiție esențială în ceea ce privește legalitatea.

În situația în care monitorizarea angajaților e prevăzută de un regulament intern, angajatul având obligația respectării acestuia în totalitate, exprimarea consimțământului apare ca un aspect inerent acceptării job-ului. Dacă angajatul, luând cunoștință de prevederile regulamentului, nu are nicio obiecție, atunci putem considera că suntem în prezența unui consimțământ tacit.

E de menționat însă că un astfel de regulament de ordine interioară trebuie redactat atât cu gândul la bunul mers al afacerii, cât și la respectarea tuturor prevederilor legale aplicabile. Altfel, angajatorul poate risca să se afle în situația Colegiului unde era angajată Lynette Copland, salariata care a primit daune morale în urma deciziei CEDO menționate anterior deoarece colegiul nu avea un regulament interior care să asigure informarea prealabilă a angajaților despre urmărirea facută.

Motivele care au stat la bază deciziei CEDO confirmă asta, curtea argumentându-și decizia prin faptul că: Lynette Copland nu a fost avertizată cu privire la faptul că apelurile telefonice, utilizarea emailului și a internetului îi vor fi monitorizate, astfel ea nu a pus la îndoială confidențialitatea apelurilor pe care le-a efectuat de la telefonul ei de serviciu (a se vedea Halford, § 45). În plus stocarea datelor personale legate de viața privată a unei persoane nu este permisă fără acordul acesteia, chiar dacă, acestea n-au fost dezvăluite de Colegiu sau utilizate împotriva reclamantei în proceduri disciplinare sau de alt ordin, conform articolului 8 al Convenției.

Are angajatorul obligația de a-și anunța angajații că sunt monitorizați video? Se pot opune angajații față de această formă de supraveghere?

Problema supravegherii video a anagajatilor este reglementată atât în Legea nr. 677/2001, cât și în Decizia nr. 52/2012 a Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal ce are caracter obligatoriu.

Irina Uța, Associate în cadrul ONV LAW, aduce lămuriri cu privire la supravegherea la locul de muncă, subiect controversat în mediul profesional.

Potrivit art. 8 din Decizie, nu e permisă monitorizarea video în birourile în care angajații își desfășoară activitatea la locul de muncă, cu excepția situațiilor prevăzute expres de lege sau a avizului Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal. Spre exemplu, potrivit art. 4 din Decizie, camerele video pot fi folosite în scopul prevenirii și combaterii săvârșirii infracțiunilor ori asigurarea pazei și protecției persoanelor, bunurilor și valorilor, a imobilelor și a instalațiilor de utilitate publică, dar și a împrejmuirilor acestora. De asemenea, supravegherea poate avea ca scop supravegherea traficului rutier și constatarea încălcării regulilor de circulație rutieră.

Pe de altă parte, supravegherea video a angajaților este permisă pentru îndeplinirea unor obligații legale exprese sau în temeiul unui interes legitim, cu respectarea drepturilor persoanelor angajate, în special a informării prealabile a acestora. Spre exemplu, prevenirea transmiterii de informații confidențiale sau asigurarea securității – în cazul unei bănci poate justifica instalarea de camere care monitorizează atât spațiul de lucru, cât și intrarea în unitatea bancară sau în depozitul de valori.

În cazul în care nu vorbim însă de îndeplinirea unor obligații legale exprese sau de un interes legitim, supravegherea video a angajaților este permisă doar pe baza consimțământului expres și liber exprimat al acestora, cu respectarea drepturilor persoanelor angajate, în special a informării prealabile a acestora.

Decizia invocată mai sus recunoaște angajaților dreptul de opoziție, în articolul 12. Astfel, în condițiile în care le sunt încălcate drepturile prin impunerea măsurii de monitorizare-video, se pot adresa atât autorității de supraveghere prin depunerea unei plângeri, cât și justiției, cererea de chemare în judecată fiind scutită de taxa de timbru, conform art. 18 din Legea nr. 667/2001.

În concluzie, ca regulă generală, prevenirea ar trebui să primeze monitorizării, căci activitatea angajatorului va fi întotdeauna mai eficientă în condițiile prevenirii utilizării necorespunzătoare a Internet-ului la locul de muncă prin intermediul unor mijloace tehnice (blocarea anumitor site-uri sau instalarea de atenționări automate privind accesul), decât în ipoteza risipirii de resurse în scopul monitorizării și detectării unei conduite necorespunzătoare.