Open space sau închis între patru pereţi: Ne influenţează tipul biroului productivitatea?

Cum nu există studii pentru România, singurele date la care ne putem raporta deocamdată sunt cele din SUA. Potrivit unui studiu citat de BBC, aproximativ 70% din spaţiile de birouri americane sunt de tip open space. Însă cercetările arată că atunci când nu se află într-un birou cu uşă şi pereţi în jurul lor, angajaţii din SUA sunt cu 15% mai puţin productivi decât cei care lucrează într-un birou clasic.

Studiile arată că există multe lucruri mărunte care le distrag atenţia, astfel că angajaţii îşi pierd concentrarea până la 20 de minute pe zi.

Unele persoane sunt deranjate foarte mult de zgomotul din jurul lor. Cercetătorii de la Universitatea din Sidney au descoperit că aproape 50% dintre participanţii la sondaj care lucrează în spatii deschise nu sunt mulţumiţi de faptul că nu e linişte în jurul lor, comparativ cu doar 16% dintre cei care muncesc într-un birou închis.

Nu există o regulă general valabilă

Adevărul, însă, este că pentru companii (şi nu numai) nevoia de a se căuta reguli sau condiții în care toți să putem performa, să nu mai avem probleme și să ne creștem nivelul de productivitate, este foarte foarte stringentă.

Din păcate, acest lucru nu este posibil, căci toţi suntem diferiţi. Desigur, se pot face selecții pe diferite criterii, dar acest lucru nu este cel mai ușor de făcut într-o organizație, mai ales dacă asta înseamnă împărțirea anumitor departamente sau echipe ce este necesar să stea mai aproape unii de alții.

George Chiriacescu, psiholog clinician si psihoterapeut adlerian (www.animaetanimus.ro), ne-a explicat că sunt persoane cărora le este foarte greu să se concentreze dacă se lovesc constant de stimuli exteriori. Iar acest tip de stresor poate duce la scăderea productivității. Însă trebuie să ţinem minte un lucru.

„Nu ideea de patru pereți este cea care face diferența, ci, în esență, posibilitatea de a te deconecta de la mediul înconjurător, de la colegul care merge, cu treabă sau nu, prin birou, de la telefonul care sună pe o altă masă, o discuție, etc. Nu este valabil pentru toată lumea, dar da, sunt persoane care se concentrează mai bine când sunt singuri sau în spații cu stimuli limitați", ne-a precizat George Chiriacescu.

Dar e adevărat că un spaţiu prea larg de muncă sau dacă ne mutăm de colo-colo memoria ne e afectată?

"Mecanismele și procesele psihice sunt interrelaționate și se influențează constant. Memoria, în sine, nu este afectată de mediul de lucru, dar memoria de lucru este puternic afectată de capacitatea de concentrare a atenției, iar aceasta este influențată de mediul de lucru. Există studii despre ergonomia spațiului de lucru, iar acestea ar fi bine să fie respectate", ne-a spus George Chiriacescu, care a adăgat faptul că există situații în care este necesar să ne antrenăm memoria de lucru pentru a putea opera mai ușor cu o cantitate mare de informații, iar de cele mai multe ori, statul la masă ajută concentrarea și, astfel, memoria.

Unele companii susţin ca birourile de tip open-space ajută angajaţii să lucreze mai bine împreună. Dar, în realitate, situaţia nu e chiar aşa.

George Chiriacescu ne-a explicat că acest lucru poate fi valabil, dar nu este neapăarat cea mai bună soluție. Trebuie văzut ce părere au membrii acelei echipe, cum se simt ei, dacă este nevoie de studiu individual sau de timp pentru creație. "Open space-ul a pornit tocmai de la nevoia de a optimiza ușurința comunicării în grup; totuși, experiența și studiile arată că pot exista situații în care efectul să nu fie cel dorit. Este recomandată mai multă flexibilitate din partea managerilor și ocolirea ideilor de-a gata”, a punctat psihologul.

Până la urmă, cum pot companiile să găsească un echilibru?

Poate că cel mai important task în această situaţie revine companiilor, care trebuie să găsească un echilibru cât de cât şi care trebuie să ţină cont şi de percpeţiile angajaţilor.

"Un echilibru poate fi găsit prin observarea directă a angajaților, focus grupuri, sociograme, discuții libere cu cei direct implicați. De cele mai multe ori, avem răspunsurile la întrebările noastre în realitatea imediată și nu în concepte teoretice care nu pot fi puse în aplicare sau care nu sunt conforme cu realitățile din teren", a subliniat George Chiriacescu.