Stapanii sau sclavii timpului?

Pe masura ce ritmul existentei noastre creste vertiginos, incercam sa investim timpul cat mai profitabil. Numeroase articole, carti, chestionare, teste etc. dau sugestii despre cum putem face din timp aliatul nostru. Cu toate acestea, constatam ca ramanem sclavii sai.

Va prezentam in cateva randuri principalele simptome ale unui prost management al timpului si cateva solutii. Intrebarile, ca si raspunsurile, fac parte dintre programele pe care compania noastra le foloseste in cadrul cursurilor de Managementul timpului. Vom incepe, ca pentru studiul oricarei boli, cu simptomele:

• – Graba
• – Sentimentul ca sunteti coplesit de cereri, intreruperi si detalii
• – De cele mai multe ori, aveti de facut ceea ce nu doriti sa faceti
• – Incapatanarea in momentul in care aveti de facut ceva neplacut
• – Oboseala
• – Multe ore de munca, dar neproductive
• – In mod constant depasiti termenele
• – Pierderea de timp datorata indeciziei
• – Lipsa de timp pentru odihna sau rela-tii personale

Fiecare dintre noi a prezentat macar de cateva dintre simptomele de mai sus. Ce putem face pentru a le elimina? Nu lasati circumstantele sa va conduca, conduceti dv. circumstantele.

Incepeti printr-un simplu inventar care va va arata cum va petreceti o zi de munca.

Analizati:

Testul necesitatii: sunt activitatile pe care le intreprindeti cu adevarat necesare? Acum? Astazi?

Testul potrivirii: sunteti chiar dv. acela care trebuie sa faca aceste activitati?

Testul eficientei: va faceti munca in cea mai potrivita maniera?

Preveniti:

Acordati-va 10-15 minute pentru planificarea zilei!

Gestionati intreruperile (anuntati in ce perioada de timp nu puteti fi deranjati)

Fixati termene realiste

Planificati intalnirile

Stabiliti-va prioritatile: Important versus urgent

Delegati

Gasiti alternative (aveti un plan de urgenta?)

Cu siguranta cateva dintre raspunsuri lasa loc pentru mai bine. Va invitam sa consultati setul de reguli de mai jos prin care am incercat sa sugeram raspunsuri cat mai utile pentru un bun management al timpului.

20 de reguli de aur
in managementul timpului

1. Stabilirea unui program zilnic. Programarea precisa a activitatilor curente ca: intruniri, citirea corespondentei, semnarea documentelor, comunicarea cu secretara, telefoanele care necesita nota dv. personala etc.

2. Rezolvarea problemelor care necesita capacitate intelectuala maxima atunci cand sunteti in cea mai buna forma. Rezolvarea unor probleme marunte in momentul in care va scade capacitatea de concentrare.

3. Fixarea de termene limita pentru orice fel de problema si respectarea lor. Respectati termenele pentru ca munca respectiva sa va ocupe exact timpul alocat.

4. Nu amanati chestiunile importante, chiar daca sunt neplacute! Ele va vor bloca mintea, vor reduce creativitatea si capacitatea de munca. Nu vor deveni niciodata mai placute prin amanare!

5. Lasati deoparte ceea ce nu este important! Multe dintre probleme au tendinta de a se rezolva de la sine, daca sunt ignorate pentru o vreme!

6. Analizati intreruperile. Luati masuri pentru evitarea sau diminuarea efectului lor!

7. Fixati ore precise cand nu doriti sa fiti deranjat! Tineti sedinte cu dv. insiva! Cereti cuiva sa va preia apelurile telefonice sau sa se ocupe de vizitatori. Spuneti colegilor intre ce ore nu puteti fi intrerupt! Fara indoiala ca veti fi inteles. Spuneti-le exact cand va pot solicita din nou.

8. Faceti un singur lucru deodata! Pastrati o viziune de ansamblu a urmatorului lucru de facut!

9. Planificati-va apelurile telefonice. Notati pe scurt ce vreti sa spuneti si ce vreti sa aflati. Acest lucru va va economisi timp si va duce la o comunicare mai buna!

10. Scrieti-va toate ideile intr-un singur loc. Notati imediat ce aveti una, altfel o veti pierde! Recititi-le permanent si faceti ceva ca ele sa se transforme in realitate!

11. Cand incepeti o activitate, incercati sa o terminati. Daca o veti fractiona, nu veti mai lucra coerent, veti pierde imaginea de ansamblu si spiritul ei si va veti pierde timpul reluand-o de fiecare data.

12. Folositi-va fiecare pauza in care nu puteti lucra efectiv, ca de exemplu atunci cand asteptati sau calatoriti. Profitati de acesti timpi morti pentru a face o planificare, a va lua notite. Incercati mental sa rezolvati alte probleme.

13. Utilizati perioade de timp precise (intalniri) cu colegii pentru discutarea problemelor de rutina. Astfel, veti evita intreruperile reciproce.

14. Fiti selectiv. Invatati sa spuneti “Nu!”. Obisnuiti-va sa va puneti intrebarea: “Sunt persoana potrivita pentru a face acest lucru?”

15. Faceti o regula din a verifica in ce fel va folositi timpul. De exemplu, o data pe saptamana, intrebati-va daca l-ati putea utiliza mai bine si cum.

16. Evitati sa va luati de lucru acasa, daca nu sunteti sigur ca puteti face asta! Este mai bine sa lucrati la birou pana incheiati si apoi sa va bucurati de timpul dv. liber.

17. Faceti lucrurile bine. Evitati perfectionismul exagerat. Acest lucru va lasa mai mult timp pentru treburile importante.

18. Stresul si oboseala nu sunt cauzate de ceea ce ati facut, ci de gandul la ceea ce n-ati facut. Planificati-va ziua in mod realist si incercati sa duceti la bun sfarsit sarcinile planificate. Acest lucru va va crea un sentiment de implinire si va va face sa mergeti acasa fara sa va simtiti obosit.

19. Ganditi, inainte de a actiona. Nimic nu este atat de urgent incat sa nu aveti timp pentru a lua in considerare procesul decizional.

20. Rupeti sarcinile in bucati. Utilizati tehnica elefantului: “Pot manca usor un elefant, daca iau o imbucatura in fiecare zi”. Creati-va un obicei din a face intotdeauna ceva mai mult decat programul dv. zilnic. Veti fi surprins de cate puteti realiza.

Depinde doar de dumneavoastra sa deveniti stapanii timpului.