Ai primit mesaj nou in Inbox. Cum procedezi?

"O batalie dusa fara strategie este aproape fara exceptie o batalie pierduta" este parerea lui Ronald B. Tobias in cartea sa "Theme and Strategy". Nu mi-a fost greu sa accept aceasta idee, insa ceea ce m-a captivat cu adevarat abia avea sa urmeze. Iata ce ne mai spune autorul mai sus mentionat: "…nu are importanta daca ea (batalia n.a) se desfasoara pe un camp mlastinos din Europa medievala, pe o tabla de sah, in parc sau in birourile unei cladiri de afaceri din centrul corporatist al orasului. Fie ca vorbim despre avocatul ce hotaraste cea mai buna cale de atac pentru clientul sau, fie despre o companie care alege cea mai potrivita metoda de a-si vinde produsele, totul depinde de capacitatea de a decide si a urma un parcurs ce le va permite sa isi atinga cu succes obiectivele. Intr-un cuvant, strategie. Nici o echipa profesionista nu va intra in teren fara ea, de ce am face-o, asadar, atunci cand scriem?", intreaba Ronald B. Tobias in cartea sa.

Noi ce strategie avem?

Sa ne imaginam ca suntem la birou si trecem cu repeziciune prin mesajele din Inbox. Unul dupa altul, le citim, raspundem, le trimitem mai departe la colegi, le arhivam sau le stergem. Zi de zi incercam sa trecem prin ele cat mai eficient, cat mai productiv cu putinta.

Dati-mi voie sa va intreb: la ce va gandeati ultima oara cand ati apasat pe butonul "reply"? Dar atunci cand ati dat "send"? Cu siguranta ca de cele mai multe ori stim ce vrem sa scriem, dar intrebarea e cum scriem ceea ce avem de comunicat.

De regula, avem doua posibilitati:

• sa pornim cu determinare inainte in ideea de a solutiona situatia si cu speranta ca totul se va termina cu bine;
• sa dezvoltam o strategie care sa ne ghideze in iuresul cotidian al postei electronice.

Orice demers de comunicare, in general, este un demers de convingere, iar comunicarea in scris nu face exceptie. Cu precizarea ca aici trebuie sa parcurgem patru niveluri de convingere, organizate ierarhic, daca vreti, pe care nu le putem sari sau inversa.

Pasii corecti in strategia de comunicare electronica

Mai intai, va fi nevoie sa il convingem pe destinatarul nostru sa citeasca mesajul pe care i-l adresam. Si nu e usor. Cat la suta din ceea ce primiti zilnic prin e-mail cititi cu atentie si pana la capat inca de la prima incercare? Daca raspunsul dumneavoastra este 50-70%, credeti ca receptorii mesajelor noastre procedeaza altfel cu ce le trimitem noi? Pentru a ne asigura ca le-am starnit curiozitatea, putem sa maximizam potentialul unui instrument pe care il neglijam adesea: linia de subiect. Va recomandam sa includeti informatii relevante pentru cititor legate de subiectul discutiei, un termen limita care il va ajuta sa prioritizeze si, daca este cazul, ce ne asteptam sa faca in urma mesajului nostru. Astfel va sti dintr-o privire despre ce e vorba si cum sa abordeze mesajul nostru, iar daca ii facem comunicarea mai usoara, va fi probabil mai inclinat sa ne acorde atentie.

Apoi, trebuie sa ne propunem ca destinatarul mesajului sa ne inteleaga punctul de vedere, sa ne accepte perspectiva si sa memoreze, sa retina punctele sale cheie, pentru ca doar asa va actiona sau va raspunde solicitarii noastre. Realizam toate acestea daca includem beneficii, spunem o poveste sau dam exemple elocvente din experienta noastra si daca structuram mesajul in jurul unor idei centrale, usor de retinut, care sa ne sprijine perspectiva si sa-i dea cititorului un fir rosu de urmat.

Folosita corect, comunicarea prin e-mail ne aduce multe avantaje imediate: e rapida, la indemana si necostisitoare. Primele doua avantaje aduc cu sine si cateva capcane. In primul rand, avem tendinta de a reactiona la mesajele pe care le primim: scriem un raspuns fara sa reflectam indeajuns la continut si compozitie si apasam pe butonul "send". In cel mai optimist scenariu de "lucru", angajatii primesc si trimit mesaje care irosesc timpul si nu aduc valoare reala. Intr-un scenariu mai sumbru, trimitem e-mailuri emotionale fara sa anticipam consecintele pentru ca nu ne alocam timp sa filtram rational mesajul. Apoi, exista riscul sa directionam gresit comunicarea catre receptori, din nou cu rezultate nefaste. Un alt aspect este legat de tendinta de a folosi e-mailul ca modalitate de arhivare/inregistrare a unei relatii parteneriale – ceea ce poate fi un mare consumator de timp – si posibilitatea de a recupera chiar si mesajele sterse ca proba in diverse dispute. Unde tragem linie atunci? Depinde de fiecare dintre noi cat de eficient si corect vrem sa folosim acest mijloc de comunicare. Util ar fi sa ne sortam cum trebuie mesajele, sa avem foldere dedicate, sa ne luam timp pentru a raspunde cu calm la e-mail-uri mai complexe.

In cel de-al patrulea rand, e-mailul are un impact puternic in numeroase aspecte din viata noastra profesionala:

• Productivitatea: pe langa volum, avem de gestionat si timpul pe care il petrecem folosind acest canal de comunicare;
• Credibilitatea: ca orice mesaj scris, un e-mail este o carte de vizita pe care o trimitem in eter, este micul nostru document de marketing ce isi va aduce contributia la felul in care ne percep cei cu care lucram;
• Rezultatele: e-mailul este unul dintre instrumentele prin care obtinem ceea ce dorim (aprobari, feed-back-uri etc.), de preferinta din prima incercare si pe termen lung.

Concluzionand, daca e sa abordam comunicarea prin e-mail dupa o strategie, va propun sa luam in calcul trei lucruri: autocontrolul, respectul fata de publicul-tinta si cultivarea relatiilor. Pentru ca, nu trebuie uitat, e-mailul reflecta abilitatea noastra de a construi si mentine relatii.