COMUNICAREA DE AFACERI: clara, concisa si de impact
Nu neaparat. Cursurile de comunicare inghit in fiecare an o buna parte a bugetului de training al unei companii. Cu toate acestea, de la managerul de resurse umane si pana la ultimul venit in firma, toata lumea spune: "Comunicarea este ineficienta". De ce? Putem enumera multi factori, dar trei par sa se desprinda cu precadere in motivatiile noastre: timpul, supraincarcarea cu informatie si lipsa unei structuri in conceperea mesajului. Atentie, urmeaza clisee.
Clisee in comunicarea de afaceri
Nu avem timp sa comunicam eficient. Imaginati-va o zi obisnuita la birou: trei rapoarte, doua prezentari, patru intalniri cu clientii, o sedinta de departament si cateva ore de coaching cu colegul cel nou. In plus, bombardamentul zilnic al casutei postale electronice. Nu este de mirare ca timpul se comprima si ca percepem mediul inconjurator ca agresiv. Uitati-va in jur: de la claxoanele orei 18.00 si pana la e-mailurile urgente, prioritare, disperate, nimeni nu are timp sa comunice cu gandul la cel care trebuie sa inteleaga mesajul. Mergem la cursul de comunicare interpersonala, dupa care iesim in trafic si ne strigam frustrarea pe geamul lasat al masinii.
Suntem suprasaturati de informatie. Traim intr-o societate a cunoasterii in care fiecare individ se defineste ca un expert superspecializat. Tocmai ce am descoperit ca ideile sunt moneda noii economii, ca puterea a trecut din mainile conducerii in creierul angajatului si ne confruntam cu o noua dilema. Cum navigam pe oceanul de informatii in care lupta se da pentru diferentiere? Asadar, am depasit faza lui "comunica sau mori", traim in epoca lui "comunica diferentiat sau mori".
Nu ne-a invatat nimeni sa comunicam eficient. Scoala ne-a imprimat modele cantitative, nu calitative, ne-a invatat ce si cat, nu cum si de ce, ne-a rafinat arta de a repeta mai degraba decat cea de a descoperi. Am tocit volume, dar nu am deprins cateva structuri simple si clare care sa ne ajute la o sesiune de intrebari libere dupa o prezentare. Suntem paralizati de propriul nostru volum de cunostinte. Tara a sistemului educational romanesc? Nici pe departe. Dupa cum imi spunea un manager dintr-o tara a Europei de Vest, "daca vrei sa vezi cum era lumea acum cateva zeci de ani, du-te intr-o scoala". Si vorbea despre scolile lor.
Cum putem scapa de aceste clisee
Asadar, comunicam ineficient pentru ca nu avem timp, suferim de information overload si n-am invatat la scoala. Ce este de facut? Nu stiu ce am putea face la nivel de societate, dar am putea incepe la nivel personal. Putem incerca sa ne structuram comunicarea astfel incat sa fie clara, concisa si memorabila, asa cum ne sfatuieste Think On Your FeetTM, o licenta a McLuhan&Davies International prezenta in Romania prin Interact.
Cum functioneaza acest sistem
Sa presupunem ca avem de facut o prezentare pentru un client intern sau extern. Putem structura informatia in cateva planuri simple care il vor ajuta sa ne urmareasca fara greutate. De exemplu, putem aborda un plan cronologic – pasii proiectului inainte, in timpul si dupa. Sau unul geografic – impactul proiectului la sediul central, in tara si in regiune. Sau un plan al beneficiilor – proiectul aduce X venituri, economiseste Y ore lucrate si sporeste cu Z la suta notorietatea brandului. Din trei puncte-cheie putem concepe o structura clara, iar clientul nostru va fi recunoscator ca il ajutam sa inteleaga mesajul.
Cunoasteti exemplul intalnirii din lift cu directorul companiei, nu-i asa? Poate nu ne-am aflat toti in situatia de a ne face remarcati de catre seful cel mare intre etajele 2 si 12 (si apoi, ce mai conteaza ce crede seful cel mare, am stabilit deja ca centralizarea este un "dinozaur" si puterea se afla de-acum in creierul angajatului), dar cu siguranta am fost cu totii in situatia de a raspunde pe loc la intrebari stufoase si incomode. Un plan concis din trei puncte ne poate salva: Care este impactul noilor decizii asupra angajatilor? "Exista trei aspecte de luat in considerare – financiar, de marketing si de resurse umane"; "Haideti sa privim din trei perspective – producatorul, retailerul si consumatorul final"; "Impactul se va resimti in trei directii – sectorul privat, sectorul public si sectorul ONG".
Clar + concis = structurat, dar este oare suficent si eficient? Ati ghicit, raspunsul corect este nu. Am venit, am vazut, am invins – este genul de concizie memorabila pe care ne-am dori sa o lasam in mintea auditorului. Ganditi-va ca un fisier Word ocupa cativa KB de memorie, o imagine de mare rezolutie, cateva sute bune. La fel, prezentarea noastra deja clara si la obiect va ramane in mintea interlocutorului prin exemple, povestiri, comparatii. Cine nu isi doreste un loc pe cea mai ravnita scena – retina si inima consumatorului? In societatea cunoasterii in care ne ducem existenta, mesajul memorabil este noua dogma. Completati spatiile goale:
- Intotdeauna
- probabil cea mai buna bere din lume
- just do it
Memorabil, clar, concis – usor de spus, usor de facut, usor de uitat. Cu totii ne pricepem la comunicare pentru ca asta facem in mod natural. Comunicarea structurata este insa o alta poveste. Din fericire, oportunitatile de a exersa sunt nelimitate. Veniti, vedeti, incercati.