Cum e să gestionezi o comunitate de peste 500 de voluntari – Studiu de caz: Code for Romania

”Construim tool-uri digitale care rezolvă probleme sociale. Facem tehnologia să lucreze pentru cetățeni. Dăm putere oamenilor simpli. Producem schimbări în comunități. Dar avem nevoie de tine să facem lucrurile să dureze.”

Acesta este mesajul cu care cei de la Code For Romania își întâmpină vizitatorii pe site. Este o descriere pe scurt a activității lor complexe.

Organizația adună sute de voluntari – cu precădere oameni care au expertiza în IT, în toate formele sale – pentru a crea soluții digitale la probleme cu care ne confruntăm zi de zi. Un exemplu elocvent este ”Monitorizare Vot”, folosită pentru prima dată la alegerile parlamentare din 2016, prin intermediul căruia se colectează sesizarile ce au legatura cu scrutinul respectiv. Aplicația își va îndeplini iar rolul la referendumul din 7 octombrie în România, dar și la alegerile din Polonia de pe 21 octombrie. Și, probabil, la multe altele.

Am fost curios să aflu cum se mișcă lucrurile în culise, ce se află în spate. Domeniul în care activează aceștia se numește civic technology (civic tech, mai pe scurt) și AICI puteți afla mai multe detalii.

Însă în articolul de față vom vorbi despre ce înseamnă să gestionezi o comunitate de civic tech. La o primă vedere, aceasta se comporta ca o mare companie, la care lucrează sute de oameni. Însă pe lângă provocările de management care își au rădăcinile în numărul mare de persoane, într-o comunitate de civic tech mai apar și unele specifice faptului că aceștia muncesc pro-bono. Căci totul se bazează pe voluntariat.

Am întrebat-o pe Olivia Vereha, Co-founder / Chief Operations & Communications Officer la Code for Romania, ce cunoţtinţe deprinzi din managementul unei astfel de comunități.

”Ce înveți când ai o comunitate care crește într-un an cât altele în șapte este că ai nevoie de toate resursele umane de care poți face rost. Suntem, ce-i drept, atipici ca mod în care ne-am format și atipici ca mod de funcționare. Suntem atât de atipici și am avut o creștere atât de explozivă, aplicații și rezultate într-un timp atât de scurt, încât National Geographic a decis că va trimite o echipă din SUA să stea nouă luni alături de noi să documenteze apariția și activitatea Code for Romania. Suntem mândri că ni se întâmplă asta și am vrea să putem mulțumi fiecărui voluntar care a făcut acest lucru posibil donându-și timpul liber alături de noi”, a explicat Olivia pentru Revista CARIERE.

Când lucrezi cu o comunitate care trebuie să livreze produse software, în primul rând trebuie să iei în considerare faptul că te-ai înhămat la o muncă pe termen nu lung, ci foarte lung. Din nenumărate motive, după cum spune Olivia:

• O aplicație nu se naște de pe o zi pe alta. Uneori durează trei luni, alteori durează și trei ani.

• Echipele care se coagulează în jurul dezvoltării unei aplicații sunt formate din oameni care abia acum se cunosc prima dată. Unii dintre ei nu se vor cunoaște personal poate niciodată pentru că locuiesc în orașe sau țări diferite. Să te asiguri că se înțeleg bine, că își aliniază stilurile de lucru, că reușesc să comunice, că sunt toți familiari cu procesele și flow-urile… provocări sunt la tot pasul

• Nu ai control asupra programului nimănui și cu siguranță îl vei pierde pe cel asupra propriului program. Se lucrează seara, noaptea, în weekend-uri, pe fusuri orare diverse.

• Nu ai predictibilitatea unei linii de producție din cadrul unei companii. Nu poți estima aproape niciodată care va fi nivelul de productivitate al unei echipe, cu cat vei putea să suplimentezi numărul de voluntari din cadrul ei, dar ce poți face este să încerci mereu să dai tot ce ai mai bun și să le pui la dispoziție infrastructura de care au nevoie să meargă mai departe

• Ai nevoie de resurse IT la rândul tău pentru că trebuie să menții o infrastructură în picioare.

Bun, bun, dar cum reușești să motivezi atâția oameni, care pe deasupra mai lucrează și gratis?

”O lecție pe care am învățat-o din greșeli a fost că e foarte important să setezi corect așteptările voluntarilor. Din entuziasm și pentru că te ia valul foarte repede, tendința este să le faci pe toate. Ceea ce în câteva luni se traduce în burnout. Pentru că dacă ai câteva sute de voluntari care vin către tine, nici cu o echipă de zece membri nu vei reuși să le faci față. Iar dacă nu reușești să îi ții activi, va fi destul de dificil să îi câștigi înapoi.

Apoi, e la fel de important să îți calibrezi propriile așteptări. Pentru că activezi într-un mediu necontrolat în care, pe to-do-list-ul voluntarilor, arareori munca depusă pro-bono poate fi prioritatea numărul unu. Și e normal, intervin situații neașteptate, de la o durere la măsea la o plecare intempestivă la mare în timpul verii, intervin evenimente în familie și multe altele”, spune Olivia.

Cei de la Code for Romania discută des cu alte organizații din lume pe subiectul acesta. Ba chiar va fi și o masă rotundă în cadrul summitului Code for All, care are loc anul acesta în București, pe tema engagementului comunității.

Evident că fiecare organizație are propriile provocări, așa că l-am rugat pe Victor Cleja, Community Manager la Code for Romania, să ne prezinte o serie de bune practici. Acestea sunt:

• Profesionalismul ridicat. Dacă tu livrezi la standarde înalte, indiferent cât durează să livrezi un produs funcțional, indiferent de câte piedici întâlnești, oamenii vor aprecia asta și te vor urma.

• Modele demne de urmat. În general comunitățile de civic tech investesc mult în manageri de comunități locale sau naționale care să fie văzuți ca lideri, să poată administra corect și coerent activitatea de zi cu zi și să mențină voluntarii activi.

• Un drum clar, rezultate măsurabile și recunoașterea meritelor. Nimic nu se compară, în civic tech cu ziua lansării unei noi aplicații. Este momentul care te face să uiți orice noapte nedormită și orice efort întins la maxim. Să vezi roadele muncii tale și impactul pe care îl are în comunitate.

Care au fost cele mai grele obstacole?

”Cel mai greu obstacol pentru noi a fost să jonglăm între foarte multe aplicații și nevoia de a consolidare a comunității. Am încercat să le facem pe toate și în timp am optimizat, departament cu departament, toate procesele și procedurile și am acceptat că o astfel de organizație are nevoie de timp, resurse și rabdare. Și noi cu voluntarii, dar și voluntarii cu noi. Am avut valuri foarte mari de cereri de voluntariat (numai dupa OUG 13 am primit 180 de cereri în 24 de ore) pe care le-am procesat pe cat de repede am reușit, dar nu pe cât de bine și eficient am și vrut. Învățăm, adaptăm, în fiecare zi puțin mai bine ca în ziua de dinainte”, explică Olivia și Victor.

Ei adaugă că voluntarii nu trebuie stimulați de către ei, căci sunt deja motivați, pentru că sunt atât de multe lucruri de rezolvat în România. ”Voluntarii Code for Romania sunt aici pentru că au găsit un loc unde e nevoie de skill-urile lor și unde au libertatea de a lucra cu tehnologiile care îi pasionează, în timp ce sunt parte din soluție și aparțin de un grup care nu face compromisuri niciodată, indiferent cât de greu ar fi”, mai punctează aceștia.

Retenția IT-iștilor și importanța programelor de civic tech

Da, retenția în IT este o problemă. Dar cum se vede acest lucru dintr-o comunitate formata din sute de voluntari? Ei bine, Olivia ne-a mărturisit că a văzut oameni care și/au schimbat joburile mai des decât proiectele în cadrul Code for Romania. ”Și cred că este destul de normal să fie așa pentru că nivelul salariilor în development este suficient de ridicat încât promisiunea unei companii că ”îți dau mai mult” să nu mai conteze la fel de tare. Când salariul nu este o problemă, cultura organizațională, valorile companiei, implicarea socială, strategia pe termen lung devin monedele cu care un angajator poate negocia loialitatea unui angajat”, subliniaza aceasta.

Și având în vedere numărul din ce în ce mai mare de oameni care se implică în civic tech, faptul că după serviciu vin la Code for Romania sau poate pornesc propria aplicație sau echipă, faptul că se implică și caută să producă o schimbare reală, arată că nevoile și așteptările angajaților s-au schimbat destul de mult. ”Iar companiile care susțin organizațiile și proiectele în care cred angajații lor sunt companii care știu ce contează cu adevărat pentru ei și demonstrează că sunt alături de ei în încercarea lor de a face bine, puțin câte puțin”, concluzionează Victor.

---

Revista CARIERE este partener media la evenimentul Code for All Global Summit – Heroes of Tech, ce va avea loc în perioada 8-12 octombrie în București. Este un eveniment internațional, aflat la prima ediție, cu participanți de pe toate continentele, în cadrul căruia se vor reuni cei mai importanți actori din domeniu, transformând Bucureștiul în capitala tehnologiei în scop civic.