Spune ”adio!” ședințelor plictisitoare cu aceste sfaturi ușor de urmat

Cel mai probabil, şi tu te confrunţi cu această problemă la job: şedinţele nu sunt productive, prea dese, prea lungi și nu încurajează schimbul de idei.

Nu, nu e doar imaginația ta: potrivit unei cercetări de piață, din cele 23 de ore pe săptămână pe care managerii le petrec în întâlniri, opt sunt neproductive.

Steven G. Rogelberg, profesor la University of North Carolina Charlotte şi autorul cărţii ”The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak”, ne învață cum să organizăm ședințele mai eficient.

Voi ce faceți în timpul unei ședințe?

Adesea, oamenii nu rezonează cu motivul pentru care este convocată ședința. Sau știu deja că șeful o să acapereze discuțiile și nu prea ascultă părerile altora. Prin urmare, cei mai mulți angajați fac cu totul altceva în timpul unei întâlniri. De exemplu, visează cu ochii deschiși (90% din participanții la un studiu au mărturisit că fac acest lucru) sau se ocupă de alte treburi (73% dintre respondenți). În ciuda acestor dovezi incontestabile, liderii au impresia că fac o treabă bună când vine vorba de ședințe.

De exemplu, un studiu realizat in rândul a 1.300 de manageri a arătat că 79% dintre ei cred că ședințele propuse de ei au fost productive, în timp ce doar 56% dintre intervievați au spus același lucru despre întâlnirile organizate de alții. Este un semn clar că liderii nu îți asumă responsabilitatea și cred că nu sunt ei de vină pentru eșecul unei ședințe. Ideea este că au impresia că totul merge pentru că ei sunt cei care vorbesc cel mai mult în timpul unei întâlniri. Prin urmare, nu cer feedback și rămân cu impresia că nu trebuie să îmbunătățească nimic.

Numai că ceilalți participanți la ședință se simt cu totul altfel: nu sunt implicați suficient în discuții, deci consideră că părerea lor nu contează, nivelul de implicarea scade, iar totul pare o pierdere de timp. Atunci, ce e de făcut? Două lucruri: reducerea timpului alocat ședințelor și eliminarea celor nenecesare.

Ce poți să faci pentru ca ședințele tale să fie mai eficiente

Ca lider, este util să îți îmbunătățești abilitățile legate de organizarea unei ședințe. Asta dacă vrei ca oamenii din jurul tău să nu se mai plictisească și să simtă că totul e o pierdere de timp. Steven G. Rogelberg ne învață cum:

1. Autoevaluarea

Leadership-ul ședințelor începe cu o auto-evaluare. Tu, liderul, trebuie să îți aloci câteva minute după fiecare întâlnire cu colegii tăi pentru a reflecta. Gândește-te la comportamentul participanților, la dinamica conversațiilor și la subiectele abordate. Pune-ți întrebări de genul: Au fost neatenți la ce se discută? Ați divagat prea mult? Tu ai fost cel care a vorbit cel mai mult? Opiniile exprimate au fost similare?

Dacă ai răspuns afirmativ la o parte din aceste întrebări (sau la toate), atunci ai o problemă.
De asemenea, etse important să analizezi și aspectele pozitive, cum ar fi gradul de participare și calitatea dezbaterilor, dar și să îți dai seama ce i-a făcut pe oameni să se implice si ce poți să faci pe viitor pentru a le stimula atenția și mai mult.

În afară de aceste ”controale” de rutină, Steven G. Rogelberg sfătuiește liderii să vorbească cu oamenii despre ședințe, să încurajeze feedback-ul și să foloseasca tehnologia în acest scop. De exemplu, după o ședință, le poți trimite participanților un chestionar cu trei întrebări despre cum a decurs întâlnirea și ce poate fi făcut mai bine. Eventual, folosește un program online care asigură că răspunsurile sunt anonime, astfel încât oamenii să fie cât mai sinceri.

Odată ce ai reflectat la comportamentul tău și ai aflat și părerile altora despre ședințele ținute de tine, identifică-ți punctele forte și punctele slabe. Pe urmă, creează-ți un plan prin care să devii mai bun la organizarea întâlnirilor, cu ajutorul următorilor pași.

2. Pregătirea

Înainte de fiecare ședință, este recomandat să-ți stabilești țelurile și modul în care vrei să le atingi. Apoi, solicită-le colegilor să-ți propună subiecte de dezbatere. Dacă nici tu, nici ceilalți nu aveți un scop clar sau o listă cu subiecte pentru întâlnirea respectivă, mai bine o anulezi.

Odată ce ai stabilit DE CE organizezi o ședință, gândește-te CINE ar trebui să participe. Încearcă să reduci lista strict la persoanele care pot aduce valoare adăugată, cum ar fi decidenți, oameni din board sau managerii implicați în proiect. Dar nu îi lăsa pe dinafară nici pe ceilalți: cere-le opinia înainte de ședință pe subiectele aflate pe agendă, apoi împărtășește-le concluziile și îndeamnă-i să-ți dea feedback. De asemenea, dacă e cazul, invită-i să participe doar la părțile care îi vizează direct. Nu îi obliga pe oameni să stea la toată ședința decât dacă e musai necesar.

Locul și durata contează, de asemenea, foarte mult. Încearcă să nu organizezi ședințele întotdeauna în același loc și la aceeași oră. Schimbă sălile, mergi la hub-uri sau la cafenele, de exemplu. De asemenea, încearcă ca ședințele să țină maximum 50 de minute: în acest fel, vă veți concentra pe elementele cu devprat importante, iar participanții nu se vor plictisi și vor fi stimulați să vină cu cele mai bune idei.

Pentru ședințele cu miză mare, ar trebui să te pregătești mult mai temeinic. Steven G. Rogelberg ne recomandă următoarea tactică: imaginează-ți că întâlnirea a fost un rateu și derulează înapoi pentru a vedea ce nu a mers bine. Apoi, construiește-ți agenda astfel încât să eviți problemele care ar putea apărea.

3. Facilitarea

Următorul pas este să convngi participanții că ședința nu este o întrerupere din ”adevărata muncă a lor” și să îi faci să fie prezenți în discuție. Asfel, pentru început, întâmpină-i la ușă, mulțumește-le pentru timpul acordat, oferă-le ceva de ronțăit, pune muzică ambientală în surdină. Apoi, începe ședința prin a le explica oamenilor care e miza întâlnirii și reia pe scurt punctele de pe agendă. Unde e cazul, pune accent pe realizările celor prezenți sau pe cele ale companiei, per total.

Apoi, tu ca lider și organizator al ședinței, trebuie să îți asumi rolul de moderator: pune întrebări, ascultă activ, indeamnă la dezbateri, ridică semnele de întrebare, exprimă-ți îngrijorările și gestionează conflictele (dacă se ivesc). Atunci când e cazul, expune-ți părerile și oferă sfaturi, dar, în general, rolul tău este de a le oferi celorlalți sprijin când au nevoie. Dacă nu acaperezi discuția și îi faci pe ceilalți să vorbească și să participe la dezbateri, atunci toată lumea a fi mulțumită și mai implicată. Încă un factor important: creează un spațiu de siguranță psihologică în compania ta, astfel încât oamenii să nu se teamă să își expună ideile, părerile și să vină cu soluții.

4. Reevaluarea

Fă-ți timp ca, după fiecare ședință, să îți pui întrebările de la începutul articolului și cere feedback! Doar așa vei vedea ce merge bine și ce mai trebuie îmbunătățit.