Arhitect Mihaela Topor: „Biroul nu mai este un simplu spațiu, el trebuie să devină o destinație”

Ceea ce ne-a arătat recentul vârtej de lucru la distanță și hibrid este că rolul biroului s-a schimbat. Munca nu mai este un loc în care mergi, ci un lucru pe care îl faci. Pentru unii, acest lucru a pus sub semnul întrebării importanța biroului în sine. Dacă sarcinile pot fi bifate din orice locație, schimbă asta ceea ce reprezintă biroul?

Cu toate acestea, după cum au arătat datele, biroul este încă extrem de important pentru angajați. Acum, mai mult ca niciodată, reprezintă un hub pentru colaborare, comunitate și bunăstare, motiv pentru care aproape jumătate dintre angajați doresc să se întoarcă la birou cu normă întreagă.

Provocarea pentru companii este acum să răspundă nevoilor celorlalte 50%. Cum pot face biroul un loc atractiv când fiecare al doilea angajat a devenit confortabil să lucreze de acasă? Ce își doresc angajații de la acest instrument? Am stat de vorbă despre toate aceste aspect cu arhitectul Mihaela Topor, Senior Workplace Consultant | Office, CBRE România.

Cât de important este într-o strategie de employer branding spațiul de lucru?

Spațiul de lucru nu mai este un simplu spațiu de lucru, este o destinație în sine, unde accentul este pus pe starea de bine a angajaților. Având rezultate imediate atât în atragerea și retenția angajaților, dar și asupra eficienței în activitate, acum, spațiul de lucru este baza strategiei de employer branding pentru companii.

Experiențele de muncă împărtășite modelează relația pe care angajații o au cu organizațiile lor și cu colegii de muncă. Aceste experiențe sunt modelate de cultura unei organizații, de locurile de muncă fizice, de serviciile și tehnologia de sprijin, precum și de sănătatea și bunăstarea oamenilor săi. Având în vedere că flexibilitatea hibridă este acum norma, organizațiile regândesc rutinele de lucru și amenajarea birourilor pentru a se asigura că noua experiență de lucru poate oferi rezultate pe toate planurile.

Astfel, spațiul de lucru a devenit asul din mânecă în întreaga strategie de recrutare și fidelizare a angajaților, asigurând poziționarea companiei ca angajator atractiv pe o piață a muncii tot mai competitivă. De aceea, companiile acordă o atenție deosebită alegerii sau (re)amenjarii spațiului de lucru, contând în egală măsură localizarea viitorului sediu – aproape de mijloace de transport, centre universitare sau parcuri, dar și amenajarea și ambientul spațiului de lucru.

Cum a schimbat ceea ce se întâmplă în ultima perioadă paradigma și ce a generat toate aceste schimbări?

Modul de lucru hibrid a devenit noua normalitate în activitatea din companii, fiind preferat deopotrivă de angajatori și angajați. Această nouă abordare a dus la o creștere de cerere pentru relocarea și reamenajarea spațiilor de lucru, 2022 fiind un an efervescent pe piața de birouri. Având în vedere reîntoarcerea angajaților la birou, complet sau în regim hibrid, așteptăm un 2023 cu abordări interesante pe piață, atât pe partea de relocări, cât și pe cea de reamenajări de birouri.

Evoluția stilurilor de lucru și a așteptărilor angajaților determină un nou rol al biroului: conectarea și colaborarea. Spațiile existente sunt reechilibrate pentru a sprijini noile modalități de lucru iar companiile se adaptează constant modului de lucru reamenjând spațiul de birouri astfel încât să faciliteze colaborarea între angajații care vin la birou și cei care lucrează remote. Această adaptare implică introducerea de noi facilități tehnologice la sediu, care să permită o comunicare fluidă, fără blocaje indiferent unde se află angajații. Pentru companii, reamenajarea birourilor reprezintă integrarea tuturor nevoilor de business și dorințelor angajaților într-un concept care să transforme un simplu spațiu într-o destinație în sine, care să inspire la mai mult în activitatea de zi cu zi.

În CBRE spre exemplu, echipa de consultanți imobiliari beneficiază de suportul unor arhitecți cu o expertiză solidă în amenajarea birourilor și în procese de workplace și change management, care gândesc orice spațiu de lucru nu doar pentru a fi convertit într-o destinație de lucru, ci și într-un instrument de atracție & retenție important susținând eforturile de employer branding ale companiilor.

„Angajații revin la birou pentru oamenii pe care îi întâlnesc acolo”

Cât de important este pentru oamenii din organizații acest instrument – biroul?

Unul dintre cele mai importante motive pentru care angajații revin la birou sunt oamenii pe care îi întâlnesc acolo. Spațiul trebuie să faciliteze aceste (re)întâlniri. Într-o măsură similară, pentru angajați contează din ce în ce mai mult cum se simt la birou, care este atmosfera în spațiul de lucru. Fiind locul în care petrec mare parte din timp, spațiul de lucru trebuie să ofere în egală măsură inspirație pentru eficiență mai mare în muncă și relaxare pe parcursul în timpul programului de lucru.

De altfel, angajații și candidații consideră spațiul de lucru – prin amenajare, facilități de relaxare și atmosferă – ca fiind unul dintre criteriile principale de decizie de angajare în procesul de căutare a unei noi oportunități profesionale. La fel de important este spațiul de lucru si din punct de vedere al fidelizarii, retentiei – angajații sunt mai puțin tentați să plece la un alt angajator dacă beneficiază de toate facilitățile unui spațiu de birouri armonios amenajat, în special în domeniile cu o fluctuație mare de personal, cum este IT.

De ce trebuie să se țină cont atunci cât este gândit biroul? Este suficient ca acesta să fie doar funcțional sau sunt multe aspecte de care managamentul ar trebui să țină cont?

Pentru un rezultat deosebit în amenajarea birourilor, trebuie să țține cont de toate cerințele companiei, care includ nevoile de business șd așteptările angajaților. Practic, cerințele ambelor părți – companie șș angajați – trebuie să se regăsească în viitoarea destinație în care se transformă spațiul de lucru.

Concret, noul spațiu de lucru trebuie să integreze toate facilitățile dorite, să fie complet funcțional, spațiul să fie complet folosit, dar fără să dea senzație de aglomerație, toate elementele de decor șd facilitățile să fie îmbinate armonios șș întreg spațiul să permită o colaborare eficientă între membrii echipei. De asemenea, trebuie să includă zone de lucru dedicate, zone de meeting șd zone de relaxare șș să fie creată o atmosferă specială care să crească productivitatea angajaților șș să-i destreseze în același timp.

Pentru a îndeplini cu succes toate cerințele companiilor, CBRE implica în strategia de de alegere si/sau reamenajare a spațiului de lucru un concept eficient – workplace management, scopul acestuia fiind un mixt intre reducerea cheltuielilor prin optimizarea folosirii spațiului de lucru, creșterea eficienței în muncă,  crearea unei atmosfere de colaborare & conectare  la birou și asigurarea stării de bine a angajaților prin identificarea nevoilor organizatiei si oamenilor folosind procese specifice de change management.

Ne puteți da câteva exemple de alegeri făcute de companii în ceea ce privește acest instrument (biroul) în această perioadă în care organizațiile încearcă să-și convingă oamenii să se reîntoarcă la birou? Care alegere vi s-a parut cea mai potrivită pentru situația complexă pe care o traversăm?

O solicitare de amenjare a birourilor într-un mod atipic a venit de la companie dintr-un oraș regional din România, care și-a dorit ca spațiul de lucru să fie complet dedicat activităților sociale, fără niciun birou operațional. O altă cerință deosebită a fost amenajarea unei “camere muzicale”, prevăzută cu instrumente si antifonată, sau camera de tip “mama și copilul”, ori zone de meditație (“zen room”).

Pe lângă aceste exemple, principalele tendințe în amenajare sunt:

• biroul ca destinație, nu ca obligație: focusul este pe stilul de lucru, inovare,colaborare, sănătate și sustenabilitate
• adaptare la muncă în format hibrid: locul de muncă trebuie să le permită angajaților să lucreze dintr-o varietate de spații și locuri, în mod interschimbabil și sigur
• spații care protejează mediul înconjurător: “E” din ESG (Environmental, Social, and Governance) începe să influențeze cerințele de spațiu ale chiriașilor – o atenție tot mai mare la selecția materialelor, la amprenta de carbon, la performanțele clădirii de birouri care găzduiește spațiul de lucru
• biroul ca hub social: scopul este de a obține “The Empathetic Occupancy” – pentru a oferi locuri de muncă primitoare, care să permită tuturor să ajungă în zonele necesare și să utilizeze pe deplin echipamentele & resursele și să evite segregarea sau stigmatizarea angajaților cu nevoi speciale