Cât costă şi mai ales cine plăteşte înlocuirea unui candidat selectat greşit

CEO sau simplu angajat, care sunt costurile de recrutare în cazul unei selecţii nepotrivite, greşite? Conform unei statistici Hay Group, costul pe care o companie îl are pentru înlocuirea unui angajat care pleacă este egal cu 12-18 salarii ale respectivului angajat, indiferent dacă este vorba de CEO sau de femeia de serviciu. “Acestea sunt valori medii. Factorii care le determină sunt costurile cu recrutarea, onboarding, training, etc” spune Anca Puiu, Account Manager – Global Productized Services, Korn Ferry Hay Group.

Să le luăm pe rând. În costurile cu recrutarea intră promovarea postului care trebuie ocupat (job advertising), timpul intervievatorilor, preţul agenţiei de recrutare. “Candidaţii externi au de obicei aşteptări salariale mai mari decât angajaţii actuali, pentru acelaşi nivel de abilităţi şi experienţă”. Pe lista costurilor se mai adaugă cele de onboarding (integrarea angajatului) şi training (instruirea angajatului).

“Există riscul de pierdere a unor cunoştinţe deţinute exclusiv de persoana care a plecat dacă nu există un proces de documentare bine pus la punct” adaugă Anca Puiu. Şi continuăm cu costurile de productivitate. “Eficienţa este scăzută pe perioada în care noul angajat învaţă, se pot pierde clienţi. Există de asemenea riscul ca noul angajat să nu fie potrivit pe post sau chiar să renunţe la procesul de recrutare chiar atunci când a ajuns într-o fază avansată”.

Situaţiile în care se înlocuieşte un angajat diferă, de la caz la caz, iar poziţia pe care a ocupat-o cel care pleacă este, de asemenea, importantă. “Nu m-aş hazarda să fiu întru totul de acord cu statisticile Hay Group. Una e să te afli în procesul de recrutare a unui CEO, proces care presupune o anumită tactică în abordare, alta e să recrutezi o femeie de serviciu, care de cele mai multe ori răspunde unui anunţ de angajare dintr-un ziar. Este adevărat ca în ambele situaţii pot interveni factori de productivitate care pot destabiliza echipa” spune Bianca Dumitriu, Marketing Manager al companiei de recrutare Persons Romania.

Costul unui angajat necorespunzător nu are încă o accepțiune general valabilă, și în consecință, nici o formulă unitară de calcul. Spre exemplu, Society for Human Resource Management (SHRM) consideră că se poate ajunge până la de cinci ori salariul anual al angajatului nepotrivit, costurile crescând proporțional cu durata de rămânere a acestuia în companie.

“Chiar și în cazul în care nepotrivirea este sesizată și eliminată în circa 6 luni, estimările Society for Human Resource Management (SHRM) plasează costul la de două ori şi jumătate salariul anual” afirmă Corina Gonteanu, director marketing şi comunicare, ManpowerGroup Romania.

Alte surse estimează costul la 25% din venitul anual al respectivului angajat necorespunzător. “Această diversitate de estimări își are rădăcina în identificarea diferențiată a ceea ce înseamnă costul unui angajat nepotrivit, cu atât mai mult cu cât unele dintre aceste costuri nu sunt imediat evidente. Spre exemplu, costul timpului alocat de managementul superior pentru intervievarea candidaților de pe lista scurtă” adaugă Corina Gonteanu.

În general, specialiştii în recrutare spun că în calculul preţului plătit de o companie în cazul angajării unui candidat nepotrivit intră componente direct cuantificabile și componente necuantificabile, cele din urmă având un impact mai mare asupra afacerii. Cele direct cuantificabile sunt în general de natură logistică, vizând recrutarea și integrarea în echipă a noului angajat şi pe care le-am menţionat mai sus. La acestea se adaugă uneori costurile rezilierii contractului cu angajatul nepotrivit: plăți compensatorii, programe de outplacement sau tranziție în carieră, costuri juridice dacă angajatul contestă rezilierea etc.

Recrutarea are cel mai mare impact asupra veniturilor şi marjelor de profit ale companiei

O a doua categorie de costuri sunt cele ce derivă din impactul angajatului nepotrivit asupra afacerii. O analiză Boston Consulting Group arată ca din 22 de activități de HR analizate, recrutarea are cel mai mare impact asupra veniturilor și marjelor de profit ale companiei. “O recrutare nepotrivită poate determina, în funcție de rolul angajatului, productivitate sau vânzări mai scăzute, daune aduse imaginii companiei, perturbarea fluxurilor și proceselor interne cu impact asupra productivității de grup, cât și un efect negativ asupra moralului și atmosferei din echipă. În plus, după terminarea contractului cu angajatul cheie selectat greşit, efectele continuă prin costul oportunităților pierdute și al sincopelor care apar până când angajatul care îl înlocuiește își atinge performanța optimă” spune Corina Gonteanu, director marketing şi comunicare, ManpowerGroup Romania. “Aceste costuri sunt mai greu de cuantificat, dar sunt cele cu un impact mai mare decât cele ale recrutării propriu-zise”.

În general, companiile diminuează riscul unei recrutări greșite dacă vor construi corect profilul angajatului de care au nevoie, pornind de la rolul pe care acesta îl va ocupa și competențele necesare pentru îndeplinirea acestuia. Deopotrivă importante sunt și aspectele ce țin de potrivirea culturală. “În general, colaborarea cu o agenție de recrutare scade riscul unei angajări greșite, nu doar datorită expertizei de profunzime a recrutorilor, ci și pentru că implică un proces riguros de analiză a nevoilor și calibrare a profilelor de candidat și de structurare a feedbackului și a obiecțiilor” consideră Corina Gonteanu.

Reprezentantul companiei de recrutare Persons spune că, preferă să "prelungim durata de selecţie şi intervieviere a candidaţilor, dacă este nevoie, în loc să fim nevoiţi, să înlocuim un candidat ales greşit.”

Cine plăteşte înlocuirea unui candidat selectat greşit ?

Garanţia oferită pentru un candidat pe care o companie tocmai l-a recrutat pentru unul dintre clienţii săi şi pe care vrea să-l vadă mulţumit, presupune conturarea unui profil psihologic prin testarea amănunţită a abilităţilor şi a aptitudinilor necesare ocupării postului respectiv.

“Garantezi pentru bunul-simţ al omului, pentru veridicitatea datelor transmise în CV dar şi pentru adaptarea cu uşurinţă la noul loc de muncă. În caz contrar, repercursiunile pe care le aduce cu ea o recomandare greşită, aduce pentru noi, ca şi agentie, costuri suplimentare” afirmă Bianca Dumitriu, Marketing Manager, Persons Romania.

În majoritatea proceselor de recrutare, costurile de atragere, identificare și selecție a candidaților sunt acoperite de agenție, care percepe angajatorului un tarif de recrutare. Există și situații în care angajatorul acoperă anumite costuri (spre exemplu cele de testare). “Companiile specializate în recrutare oferă în general garanția de înlocuire a candidatului necorespunzător, dacă este constatată într-un anumit termen, care rareori depășește 6 luni, iar de obicei este diferențiat în funcție de nivelul poziției pentru care se recrutează” spune Corina Gonteanu director marketing şi comunicare Manpower România.

Ce solutii au la îndemână companiile pentru a evita astfel de situaţii

Pentru a evita astfel de situaţii specialiştii în recrutare sau departamentele de HR ale companiilor trebuie să facă o analiza iniţială corectă a nevoilor, să ştie ce fel de persoană caută şi ce oferă cu adevărat compania. “Ca angajator ar fi bine să nu promiţi joburi provocatoare (challenging) dacă nu le poţi oferi, să nu cauţi candidaţi cu potenţial înalt dacă jobul nu presupune un proces de învăţare intens. Da, vinzi jobul şi compania în timpul procesului de recrutare însă nu minţi” declară Anca Puiu, Account Manager – Global Productized Services, Korn Ferry Hay Group.

“Părerea noastră este că specialiştii în recrutare trebuie să conştientizeze că am ajuns într-un punct în care candidaţii vor să fie trataţi natural în cadrul unui interviu, sunt dezamăgiţi de întrebările standard la care nu pot avea altfel de răspunsuri în afara celor clişeice, pun întrebări directe referitoare la salariu, beneficii, planuri de viitor ale companiei angajatoare, s.a.m.d. Acestea sunt situaţii pe care le poţi depăşi onorabil doar dacă oferi răspunsuri simple, transparente şi la obiect. Nu prea mai e loc de acţiuni PR-istice în recrutare, aşa că nu ne rămane decât să fim corecţi de la început” concluzionează Bianca Dumitriu, Marketing Manager, Persons Romania.

Înainte de a stabili faptul că echipa de HR a făcut o selecţie greşită a candidatului, trebuie luate în considerare şi alte aspecte, care, în cea mai mare măsură, nu depind de procesul de recrutare şi selecţie. "Spre exemplu, în cazul unei agenţii de recrutare, puterea de a influenţa într-un fel sau altul decizia angajatului este aproape nulă, deoarece aceasta se asigură să îi ofere clientului persoana cu cel mai apropiat profil pentru postul vacant din cadrul companiei respective, însă, condiţiile de lucru şi celelalte proceduri interne care pot fi sau nu pe placul angajatuilui, şi care îl pot determina să plece, sunt stabilite de organizaţia care a contractat serviciile de recrutare. Fapt pentru care, responsabilitatea succesului sau a insuccesului ar trebui asumată de ambele părţi" consideră Iulia Dumitrescu, Senior Recruiter, Persons Romania.