Cum scapam de perfectionism? (Studiu de caz)

Desigur, proiectele finalizate de catre Bogdan si Mircea au o calitate mai buna decat cele ale colegilor. Superficialitatea celorlalti este adeseori reparata abia pe parcurs, de catre Alina sau de catre alti manageri. Partea proasta cu Mircea si Bogdan este ca nu reusesc mai niciodata sa-si respecte deadline-urile. Alina nu stie cum sa gestioneze situatia: ea nu-si doreste nici sa piarda lucrul facut cu seriozitate de catre Mircea si Bogdan, nici sa nu-i incarce pe ceilalti colegi cu prea multe sarcini, dandu-le mai putine celor doi.

In maniera sa prietenoasa, Alina ii someaza de fiecare data sa-si finalizeze proiectele in timp util. Raspunsul lor este invariabil: "nu pot sa-l predau, nu este gata inca ". Cu toate ca raman aproape de fiecare data peste program sau muncesc acasa, ei nu reusesc sa-si coordoneze miscarile cu cele ale colegilor. In plus, sunt unele proiecte comune in care toata echipa depinde de modul in care Mircea si Bogdan isi respecta deadline-ul. S-a ajuns ca seful direct al Alinei sa-i reproseze acesteia ca unele proiecte ies cu intarziere din departamentul ei.

Cum credeti ca ar trebui sa pro-ce-deze Alina? Cum se poate trata perfectionismul celor doi subordonati ai sai?

Elena Calin, Managing Partner, Customer Focus:

Este clar ca perfectionismul are si parti rele si bune. Cum relele cantaresc mai greu, ma opresc asupra lor. Perfectionismul e boala cronica. Un soi de incurabila. Si cand ajungi sa-ti dai seama ca esti bolnav de perfectionism nu e prea usor sa te vindeci.

De unde vine boala asta? Mostenire de familie sau lucru de ani de zile langa un sef perfectionist. Cand ai fost mic, mama si tata te-au incurajat sa faci lucrurile perfect, ba mai mult, te-au pedepsit daca ai gresit. In felul asta, a crescut in tine un mic monstru: teama de a nu gresi. Acum, de frica sa nu gresesti, numeri de cinci ori, inmultesti de douazeci, citesti contractul si procedura de paisprezece ori si, cand ai finalizat in sfarsit sarcina, te simti ca dupa o batalie. Te uiti in jur si-ti spui: cata superficialitate dom’le! Cum pot fi unii oameni asa nepasatori? Uite cum trec peste amanunte importante. Daca n-as fi eu atent…

Am intalnit multi manageri perfec-tionisti si am observat ca vor sa aiba descendenti.

Daca lucrezi cu un sef perfectionist si, dupa 6 luni, esti inca in echipa lui, inseamna ca esti "predispus genetic" la perfectionism si s-ar putea sa te molipsesti. Va dezvolta in tine monstrul perfectiunii. Te va invata si pe tine sa vezi lucrurile in sistem binar, cum le vede el: 0 si 1 (0 esti loser, 1 esti perfect). Nu degeaba am facut aceasta comparatie. Angajatul perfect seamana cu un calculator. Din pacate, un calculator este perfect. Nu gandeste, nu greseste, doar din cand in cand se blocheaza…

Perfectionismul exagerat provoaca si suferinta celor care il poseda: scaderea stimei de sine, vinovatie, pesimism, depresie, rigiditate, scaderea motivatiei si a energiei, neincrederea in sine, obsesie pentru detalii si ordine.

Cat despre Alina noastra: cum ar spune romanasul nostru din multinationala, care a fost la multe cursuri "afara": Alina dear, you are in deep, deep… trouble. Cei doi perfecti sunt la tine in echipa si trebuie sa lucrezi cu ei. Ei iti asigura calitatea de care ai nevoie; ce-i drept…intarziata, dar daca asta e pretul pe care trebuie sa-l platesti…

Trimite-i la un curs de creativitate, pune accent pe termene-limita, da-i exemplu pozitiv pe ceilalti, discuta cu ei separat si cere-le sa nu mai despice firul in mai mult decat patru, fa-i sa inteleaga ce efect are asupra ta si asupra celorlalti comportamentul lor orientat spre ireprosabil, iar daca nu merge, fa-i fericiti dandu-le sarcini care li se potrivesc: de exemplu, auditul proiectelor.

Camelia Buligoanea, HR Development Manager, Bancpost:

Auzim adesea spunandu-se ca problemele incep de la "cap". Acesta este si cazul Alinei, care trebuie sa faca fata atat unui sef direct nemultumit de faptul ca unele proiecte din departamentul pe care-l conduce ies cu intarziere, cat si situatiei create de ritmul incet de lucru al celor doi subordonati. Ea are nevoie de un nou comportament relational cu cei doi angajati din echipa sa.

Desi Alina este unul dintre cei mai apreciati manageri din companie, ea are nevoie de coaching si de un feedback constant din partea sefului direct asupra stilului de management. Alina trebuie sustinuta sa constientizeze ca stilul umanist, incurajator si flexibil trebuie combinat cu actiuni care sa demonstreze orientarea catre rezultate, respectand termenele impuse de organizatie.

Alina va intelege, astfel, ca rezultatele palpabile vor fi determinate de echilibrul dintre preocuparea fata de oameni si de sarcini.

Desigur ca Alina trebuie sa se impuna si in cadrul departamentului cu mai multa determinare, prin comunicarea clara (atat verbal, cat si in scris) a necesitatii respectarii termenelor.

In cazul specific al lui Bodgan si Mircea, sa stabileasca si sa agreeze cu ei anumite pre-termene, sa discute si la nivel individual, periodic, despre dificultatile intampinate si sa-i ajute sa inteleaga si sa depaseasca mai usor acele aspecte ale problemelor pe care ei le considera subiect de analiza profunda si indelungata.

Sedintele regulate din cadrul departamentului, in care sa se discute despre stadiul proiectelor si sa se faca informarea periodica asupra rezultatelor si a obstacolelor intampinate, ajuta mult la responsabilizarea membrilor echipei. Ei vor simti apartenenta la realizarea unui obiectiv comun.

Este adevarat ca ni se intampla uneori sa ne concentram excesiv asupra unei sarcini, incat sa pierdem din vedere ansamblul. Privind si din perspectiva propriei experiente, le recomand lui Bogdan si lui Mircea sa solicite atat Alinei, cat si altor colegi mai experimentati, o asa numita "a doua opinie", relevanta pentru clarificarea unui aspect. De cele mai multe ori, gandirea din perspective diferite poate gasi solutii simple si rapide in rezolvarea unor probleme care par complicate.

Totusi, nevoia practica a organizatiilor de a dezvolta si implementa proiecte generate de schimbarile interne de business, intr-un ritm solicitant si categoric din punct de vedere al termenelor impuse de implementare, ne demonstreaza ca, alaturi de eforturi si rezultate, totul este perfectibil.

Ilona Manea, Specialist Resurse Umane, M Car Trading:

Faptul ca Alina este un manager cu un stil de conducere umanist are si parti pozitive, si negative. Aspectele pozitive se reflecta in climatul din cadrul departamentului pe care-l conduce, unul destins si prietenos, iar aspectele negative se vad in dificultatea ei de a se impune in fata subalternilor care nu respecta termenele de predare a lucrarilor.

Pentru ca ar fi bine sa nu-si schimbe stilul de conducere, Alina ar trebui sa-si centreze atentia asupra celor doi Project Manageri ai echipei si sa vada daca "perfectionismul" de care acestia sufera nu se poate trata printr-un Management corect al timpului. Poate ca acestia nu reusesc, de fapt, sa-si finalizeze proiectele in termenul impus deoarece nu stiu cum sa-si gestioneze timpul pe care-l au la dispozitie.

Este adevarat ca Alina nu are timp probabil sa faca coaching cu Mircea si Bogdan si poate ca cei doi au ajuns la un anumit nivel al carierei la care nu mai au nevoie de asa ceva. Dar Alina trebuie sa gaseasca timpul si resursele necesare pentru a descoperi adevarata cauza a problemei, datorita faptului ca ritmul de lucru al celor doi incetineste toata echipa.

Sfatul meu ar fi ca la urmatorul proiect pe care-l vor avea de finalizat Alina sa stea in apropierea celor doi si sa treaca impreuna cu acestia prin toate etapele finalizarii proiectului. Daca va observa ca ei se abat de la programul stabilit sau ca stationeaza prea mult la o etapa, poate sa le atraga atentia, sa incerce sa-i sfatuiasca sau sa-i ajute, sa verifice daca treaba este corect facuta pana la momentul respectiv si sa-i determine pe acestia sa treaca la urmatoarea etapa.

Actionand astfel, Alina poate asigura un control asupra calitatii lucrarii in timpul desfasurarii ei, iar Mircea si Bogdan primesc un feed-back asupra rezultatelor muncii lor.

Este posibil ca, aplicand un management al timpului corect si un program de coaching pe termen scurt, proiectul sa fie finalizat bine si la timp. In acest mod, cei doi Project Manageri nu se vor simti demotivati, vor stii ca au cu cine sa se sfatuiasca la nevoie, iar atmosfera din cadrul departamentului nu va avea de suferit.