Semnătura electronică avansată: Dosarul salariatului, gestionat mai rapid și pe bani europeni

Presiunea eficienței și nevoia de conformitate legală sunt în creștere, iar digitalizarea proceselor de resurse umane nu mai este un simplu avantaj competitiv, ci o cerință operațională. Iar unul dintre cele mai sensibile și consumatoare de timp procese interne – gestionarea dosarului salariatului – devine, în sfârșit, mai simplu, mai rapid și mai sigur, datorită semnăturii electronice avansate.

Adoptarea acestei soluții tehnologice nu doar că optimizează semnificativ activitatea departamentelor de HR, dar, datorită eligibilității în proiectele de digitalizare finanțate prin fonduri europene, devine și o inițiativă strategic rentabilă pentru companiile cu structură complexă.

De ce are nevoie HR-ul de digitalizare reală?

Gestionarea tradițională a dosarelor de personal – cu semnături olografe, arhivare fizică, scanări și e-mailuri – presupune un consum enorm de resurse umane și materiale. În organizațiile cu sute sau mii de angajați, cum sunt rețelele de retail sau companiile cu multiple puncte de lucru, aceste procese devin rigide, lente și vulnerabile la erori sau pierderi de documente.

În plus, într-un context în care fluctuația de personal este ridicată, iar volumul de documente generate lunar este imens, eficiența procesului de semnare și arhivare devine esențială pentru funcționarea fluidă a organizației.

Ce înseamnă, concret, semnătura electronică avansată în HR?

Soluțiile de tip eSign avansat, precum cea oferită de Infinite IT Solutions, permit semnarea electronică a întregului set de documente care compun dosarul angajatului – de la contracte de muncă și acte adiționale, la cereri de concediu, formulare GDPR, notificări și decizii administrative.

Spre deosebire de semnătura electronică calificată, care presupune achiziția unui certificat individual pentru fiecare utilizator (și, deci, costuri foarte mari în cazul companiilor cu sute de angajați), semnătura avansată:

• este gratuită pentru angajați,
• permite semnarea de la distanță, cu un simplu cod SMS și link email,
• oferă aceeași valoare juridică pentru documentele semnate, în baza Regulamentului eIDAS și a Legii nr. 214/2024.

Caz real: Cum a eficientizat Deichmann România procesele HR

„Ne-am dorit să eficientizăm și să optimizăm procesele de lucru, iar adoptarea semnăturii digitale avansate a răspuns perfect nevoilor noastre. Soluția de semnătură electronică Infinite ne oferă flexibilitate, deoarece colegii pot semna de oriunde și oricând, folosind un simplu cod SMS”, afirmă Raluca Niculae, Head of HR la Deichmann România.

Un beneficiu major este că, pentru angajator, semnătura poate fi aplicată o singură dată pe un întreg pachet de documente, semnează astfel întregul dosar de angajare cu un singur click. În plus, HR-ul are trasabilitate completă asupra procesului de semnare – în orice moment poate verifica cine a semnat, ce documente sunt în așteptare și ce pași urmează.

Digitalizare eficientă – finanțată din fonduri europene

Un element-cheie pentru companiile preocupate de optimizarea costurilor: soluțiile eSign sunt eligibile pentru proiectele de digitalizare finanțate cu fonduri europene, inclusiv în cadrul PNRR. Astfel, investiția în semnătura electronică avansată poate fi acoperită parțial sau integral din surse externe, fără să afecteze bugetul operațional.

Ce oferă o soluție matură de eSign pentru HR?

Soluția dezvoltată de Infinite IT Solutions se distinge printr-o serie de caracteristici avansate, perfect adaptate nevoilor departamentelor de resurse umane:

• Două metode de semnare:
  • biometrică, față în față, pe o tabletă;
  • la distanță, prin SMS/email, conform normelor eIDAS.
• Trasabilitate completă: HR-ul are acces instant la istoricul semnărilor.
• Arhivare electronică securizată: documentele sunt păstrate digital, în conformitate cu legislația.
• Implementare rapidă: soluția este deja dezvoltată și se configurează personalizat.
• Interfață intuitivă: ușor de utilizat de toate categoriile de angajați.

Avantaje concrete pentru organizație și HR

Adoptarea semnăturii electronice avansate generează beneficii imediate și măsurabile:

• Reducerea timpului de procesare a documentelor cu până la 70%;
• Conformitate legală deplină cu legislația muncii din România și UE;
• Eliminarea întârzierilor în semnare sau transmitere de documente;
• Reducerea riscului de documente pierdute sau procesate greșit;
• Economii substanțiale prin eliminarea hârtiei, tonerului și costurilor de curierat;
• Flexibilitate în semnare – de oriunde și oricând, inclusiv în afara orelor de program.

Un pas firesc spre cultura organizațională digitală și agilă

Dincolo de beneficii operaționale, implementarea semnăturii electronice este un semn clar al maturizării culturii organizaționale. Organizațiile care adoptă tehnologii digitale nu doar că își optimizează procesele, ci și transmit un mesaj clar: valorizăm timpul echipelor noastre, investim în eficiență și suntem deschiși către inovație.

Transformarea digitală nu se oprește la IT

Digitalizarea HR-ului nu mai este o opțiune – este o prioritate. Semnătura electronică avansată nu este doar un instrument tehnologic, ci un catalizator pentru schimbare profundă în cultura muncii: mai multă transparență, mai multă agilitate, mai puțină birocrație.

CITEȘTE ȘI: România înregistrează cea mai mare inflație din Uniunea Europeană

Foto: ID 193267504 ©Josepalbert13 | Dreamstime.com