Cati bani poti pierde daca nu iti inveti angajatii sa foloseasca internetul corect

Urmarile ar fi fost dezastruoase: pentru compania in cauza ar fi insemnat pierderi financiare semnificative si o criza de imagine greu de gestionat public.

Pentru cei afectati ar fi insemnat inghetarea brusca a operatiunilor si implicit pierderi financiare (imaginati-va cate tranzactii bancare ar fi putut fi oprite „pe fir” la ghisee, la magazine sau online) sau intreruperea activitatilor firesti pentru indivizi. in secolul XXI nu poti face prea multe in absenta curentului electric.

Ce se intamplase? in lipsa unor proceduri clare de utilizare a internetului la serviciu, cativa angajati ai companiei au abuzat de acesta si au descarcat un numar foarte mare de fisiere de pe internet. Asta a dus la supraincalzirea serverului si nu era decat o chestiune de timp pana la producerea unei pene de curent. in plus, exista si riscul infectarii cu un virus a serverului unde erau stocate datele clientilor iar compania ar fi putut ajunge sa plateasca daune semnificative daca datele personale ale clientilor ar fi fost accesate de terti.

Exemplul de mai sus te poate face sa te intrebi care sunt riscurile companiei in care lucrezi sau pe care o conduci. In ziua de azi mai toate firmele au cel putin un calculator conectat la internet. Pe langa pierderi financiare cauzate de oprirea brusca a operatiunilor (cand cade un server, de exemplu), utilizarea nepotrivita a internetului si a mailului de birou poate duce la urmatoarele consecinte:

1. incalcarea dreptului de proprietate intelectuala (salariatii au uneori acces informatii sensibile precum brevete ale companiei, sau pot instala programe in calculator fara licenta)

2. violarea datelor cu caracter personal (folosirea nepermisa a bazelor de date cu informatii despre clienti)

3. afectarea reputatiei companiei (de ex. daca se afla ca unii angajati acceseaza in timpul programului site-uri de intalniri sau care au continut destinat celor peste 18 ani)

4. pierderea timpului pe durata programului de lucru (de ex pe retele de socializare).

Ce pot face companiile pentru a preintampina astfel de riscuri (tehnice, financiare si de imagine)?

„Solutia aleasa de cele mai multe companii este redactarea si implementarea unei proceduri care stabileste accesul angajatilor la inregistrari, fişiere şi e-mailuri, şi utilizarea adecvata a resurselor IT (de ex. internet)”.

Printr-o astfel de procedura salariatii ar trebui sa fie informati ca utilizarea in scopuri personale a internetului trebuie sa fie rezonabila şi sa nu afecteze functionarea adecvata a resurselor IT.

Acest fapt poate ridica anumite probleme din punct de vedere practic: in Romania nu exista o reglementare speciala aplicabila accesului la e-mailurile salariatilor, inregistrari si fisiere, sau monitorizarii internetului de catre angajator. in plus, fiecare poate intelege diferit notiunea de „utilizare rezonabila”. in Statele Unite ale Americii, monitorizarea folosirii Internet-ului si a mailului in special a devenit o regula. Conform Privacy Foundation, in 2001 40 de milioane din cei 140 de milioane de angajati din SUA au avut acces sau au utilizat in mod regulat e-mailul sau Internet-ul la locul lor de munca. Mai mult, conform unui studiu al American Management Association in 2003 peste jumatate dintre companiile americane au monitorizat e-mail-ul angajatilor si au stabilit Proceduri referitoare la utilizarea acestuia in cadrul companiei, iar 22% dintre acestea au concediat cel puţin un angajat pentru incalcarea acestor proceduri. Asta inseamna ca deja in urma cu 11 ani, una din 10 firme nord-americane au realizat pe propria piele cat de importante sunt procedurile respective pentru functionarea companiei.

Conform legii nr. 467/2006 privind stabilirea cadrului general de informare si consultare a salariatilor, in Romania angajatii au dreptul sa fie informati cu privire la activitatea si situatia economica a angajatorului, forta de munca, organizarea muncii etc. Conceptul de organizarea muncii include si modul in care se desfasoara activitatea la locul de munca, de exemplu la utilizarea echipamentelor IT ale angajatorului, a internetului, a e-mailului, a mijloace de supraveghere audio-video a salariatilor etc.
in lipsa unor reglementari interne speciale in Romania, reglementarile internationale, in special jurisprudenta Curtii Europene a Drepturilor Omului stabileste dreptul angajatilor la respectarea vietii private si de familie, drept care include si protectia corespondentei electronice (email).

Mai mult, trebuie subliniem faptul ca in ziua de astazi este din ce in ce mai dificil sa separi clar orele de munca de viata privata. Pe masura ce "munca de acasa" e adoptata de tot mai multe companii (in special in domeniul consultantei), iar multi angajati isi continua munca acasa si, dupa ce pleaca de la birou, calculatoarele oferite de angajator ajung sa fie folosite si in scopuri personale.

Ce ar putea contine o astfel de procedura?

In general, o astfel de procedura sau manual trebuie sa includa clauze care sa limiteze:

1. durata de timp in care poate fi utilizat internetul in alte scopuri decat cele profesionale,
interdictia downloadarii, instalarii si utilizarii de software (cu sau fara licenta) in interiorul societatii dvs. fara acordul administratorului IT,

2. conditiile utilizarii in interes personal precum si cazurile in care ar putea fi accesat mailul personal al angajatului de catre angajator,

3. conditiile in care pot fi transferate informatii ale firmei prin intermediul unor memory stick-uri sau ale site-urilor de transfer de date,

4. conditiile de accesare a informatiilor confidentiale (baze de date, brevete),

5. conditiile de utilizare a echipamentelor hardware in scop profesional si personal (laptop, imprimanta),
accesul in camera serverelor, etc.

6. practici neautorizate (de ex. accesarea site-urilor destinate persoanelor peste 18 ani).

O astfel de politica ar trebui sa respecte dreptul salariatilor la viata privata si secretul corespondentei.

Conform legii nr. 467/2006 privind stabilirea cadrului general de informare si consultare a angajatilor, angajatorul are obligatia de a informa si consulta reprezentantii salariatilor cu privire la deciziile care pot duce la modificari importante in organizarea muncii. in acest sens, informarea si consultarea trebuie sa se refere si la modul in care sunt monitorizate mailurile si accesul la internet. Astfel de dispozitii pot fi puse in practica doar dupa informarea si consultarea reprezentantilor salariatilor.

Avocat Laura Farca din cadrul societatii de avocati ONV LAW are o bogata experienta in dreptul muncii, fiind implicata in redactare de regulamente interne, proceduri de utilizare a mailului, acte aditionale aferente contractelor individuale de munca, redactare documente concedieri individuale si colective, formalitati in cazului transferului de intreprindere, reprezentarea angajatorului in fata sindicatelor in cadrul concedierii colective pentru importante societati din Romania dar si reprezentare in instanta in litigii pe dreptul muncii.