Cum poate un angajator să ajungă mai rapid la candidații potriviți prin digitalizarea procesului de recrutare. De vorbă cu Mihai Dârzan, fondatorul platformei PROCESIO și CEO Ringhel

Rolul angajaților din departamentele de resurse umane este de a evalua informația și nu de a extrage date din documente, spune Mihai Dârzan, antreprenorul român care a creat o soluție prin care sarcinile repetitive din procesul de recrutare sunt automatizate.

Una dintre cele mai mari nemulțumiri din departamentele de HR ale companiilor care recrutează un volum mare de candidați este presiunea continuă de a găsi candidați potriviți, repede și eficient. Dar ce se întâmplă atunci când numărul aplicațiilor depășește cu mult capacitatea unei echipe de a extrage informațiile potrivite pentru a le analiza?

Mihai Dârzan, antreprenor în IT, fondator al platformei PROCESIO, a găsit un răspuns: automatizarea datelor colectate din CV-urile candidaților.

„În procesul clasic de recrutare, ai foarte multe fișiere. Dar ce faci cu ele? Aduni CV-urile într-un folder și… cam atât. Valoarea apare abia când reușești să structurezi aceste informații și să le folosești strategic, pentru a ajunge mai repede la candidatul potrivit, înainte să îl recruteze altcineva care a avut, poate, o durată mai scăzută a procesului de selecție”, a explicat Mihai Dârzan, fondator şi CEO al PROCESIO – platformă de automatizare a proceselor de business.

Una dintre funcționalitățile platformei PROCESIO o reprezintă extracția de date din CV-urile candidaților, astfel că automatizează procesul de selecție. Acest lucru permite angajaților din departamentele de HR să extragă automat din CV-uri date esențiale precum nume, e-mail, profil de LinkedIn, număr de telefon sau istoricul profesional și elimină astfel sarcinile manuale repetitive.

„Primul proces pe care îl automatizăm este colectarea tuturor CV-urilor din toate sursele. De unde vin aceste CV-uri? Platforme de recrutare, site-uri proprii, e-mailuri, WhatsApp-uri și așa mai departe. Tipurile de platforme, evident, depind și de jobul pe care îl ai și pentru care angajezi. Astfel, oamenii din departamentele de resurse umane nu trebuie să se mai întrerupă din activitate și să monitorizeze aceste canale, să centralizeze CV-urile, pentru ca ulterior să le analizeze.”

CV-urile candidaților, selectate automat în funcție de cerințele din fișa postului

Al doilea pas în acest proces de digitalizare a recrutării îl reprezintă evaluarea inițială a CV-urilor. În procesul de recrutare, fiecare job scos la concurs dintr-o companie are un beneficiar – cum ar fi, de exemplu, un team leader. Ulterior, angajații din departamentul de HR se ocupă să orchestreze tot acest proces de recrutare pentru team leaderul respectiv: analiza fișei de post, evaluarea CV-urilor și selecția candidaților care vin la interviu.

„Pornim de la job description și extragem în mod automat criteriile de evaluare. Acestea pot fi apoi editate sau completate de HR, astfel încât să reflecte cât mai fidel nevoile reale ale rolului. Pe baza lor, platforma evaluează fiecare CV și aplică un scor care indică probabilitatea ca acel candidat să corespundă cerințelor. Pe baza acestor informații, oamenii de HR pot să aplice filtre, să zică: Vreau să-i trec în etapa următoare pe acești 10% dintre candidați”.

Funcționalitatea de scoring automat ajută la filtrarea rapidă a unei baze mari de candidați. Dintr-o bază inițială de 20.000 de CV-uri, de exemplu, prima rundă de filtrare poate reduce numărul la 2.000, iar prin aplicarea de criterii suplimentare se poate ajunge la 200 de candidați. Acești 200 de candidați sunt apoi alocați direct managerului de echipă care a solicitat poziția, împreună cu toate informațiile: datele extrase, scorurile și, acolo unde este cazul, rezultatele unei cercetări suplimentare din surse publice online.

„Toate informațiile sunt integrate într-un singur flux și elimină nevoia ca HR-ul să deschidă manual sute de fișiere sau să caute informații suplimentare. Rolul HR-ului rămâne acela de a evalua strategic datele, nu de a le colecta sau procesa manual. În felul acesta, automatizarea nu înlocuiește expertiza umană, ci o potențează.”

„Expertiza HR-ului nu este să extragă date, ci să le evalueze”

Acestor informații extrase automat li se pot adăuga ulterior date publice relevante, identificate prin căutări online, iar algoritmii de inteligență artificială ai platformei PROCESIO analizează fișele de post, generează criterii de evaluare personalizate și aplică scoruri fiecărui candidat.

„Dar nu acesta este cel mai important lucru pentru un om de HR sau pentru companie”, subliniază Mihai Dârzan. „Cea mai importantă este experiența angajaților. Pentru că știm cu toții: cei mai buni angajați își găsesc loc de muncă cel mai rapid. Și atunci nu vrei să pierzi timp în procesul de recrutare, pentru că riști să pierzi acei candidați valoroși — ei își găsesc job în altă parte. Obiectivul companiei devine astfel să scurteze procesul de recrutare cât mai mult, acesta să fie cât mai rapid, pentru a prinde acei oameni buni înainte ca altcineva să o facă. Iar asta înseamnă să atragi oameni cu potențial ridicat de performanță și cu șanse mari de retenție.”

Rolul echipei de HR nu este înlocuit, ci reconfigurat. „HR-ul face job descriptionul, desigur. HR-ul trece prin toate aceste informații. Dar nu mai stă să se uite pe fiecare pagină, să deschidă toate PDF-urile, să caute prin poze și fișiere individuale. Expertiza HR-ului nu este să extragă date, ci să le evalueze. Aici intervine adevărata valoare adăugată a profesiei.”

O bază de date bine structurată, printre beneficiile digitalizării procesului de recrutare

Din punctul de vedere al economiei de timp, beneficiile directe pot părea modeste la prima vedere. „Dacă ne uităm strict la return on investment calculat doar pe timpul economisit, estimările noastre arată că investiția se recuperează în aproximativ doi ani”, explică fondatorul PROCESIO.

„Dar valoarea reală nu vine de aici.” Valoarea adevărată, explică Dârzan, stă în dublul impact strategic al soluției: „Pe de o parte, procesul este accelerat, ceea ce îți crește șansele să ajungi primul la candidatul potrivit. Într-o piață competitivă, timpul înseamnă talent câștigat sau pierdut. Pe de altă parte — și poate chiar mai important, după ce ai parcurs procesul, toate informațiile rămân structurate. Practic, ai o bază de date organizată, într-un format tabelar, un lucru pe care, altfel, nu l-ai avea”.

În absența acestei structuri, procesul clasic de recrutare lasă în urmă doar un teanc de fișiere disparate, greu de analizat strategic. „Ai multe CV-uri, dar ce faci cu ele? Nu prea faci nimic. Nu ai o imagine clară, nu poți trage concluzii sau face corelații. Platforma PROCESIO transformă aceste date izolate în informație utilă, pe care o poți folosi pentru a construi procese mai bune pe termen lung”, concluzionează Mihai Dârzan.

3 pași pentru digitalizarea procesului de recrutare în companiile cu volum ridicat de angajări:

• Extragerea din CV-uri a datelorstandard: nume, prenume, e-mail, profil de LinkedIn, număr de telefon, ultimul rol deținut, data la care a avut ultimul job etc.

• Analiza fișei postului scos la concurs de companie: generarea cu AI a criteriilor de evaluare și evaluarea CVurilor (cu scoruri) analizate pe baza fișei postului.

• Îmbogățirea datelor din CV-uri cu date publice căutate pe Google: identificare profiluri de social media și colectarea de informații din aceste profiluri. Crearea unei baze de date structurate, în format tabelar.

MIHAI DÂRZAN este un antreprenor român cu peste 14 ani de experiență în automatizarea proceselor de business, fondator al platformei PROCESIO și CEO al companiei Ringhel. PROCESIO, lansată oficial în 2021, este o platformă no/low-code care permite companiilor să automatizeze rapid procese complexe, fără a necesita cunoștințe avansate de programare. Mihai Dârzan este partener la Smart Impact Capital, o firmă de investiții în start-upuri tehnologice.

CITEȘTE ȘI: Lideri în era AI. Între aurul lui Midas și zborul lui Icar | EDITORIAL

Foto: Mihai Dârzan