Costurile absenteismului, reduse de tehnologia SF

Adio, condica de prezenta

„Rapoartele referitoare la timpul petrecut la lucru trebuie sa fie impartiale, iar singura modalitate este implicarea unei masinarii”, spunea Eugen Prundeanu, asociat unic la Industrial Montaj Grup (IMG) – companie specializata in constructii industriale si comert cu produse industriale –, echipei sale manageriale. „Astfel, erorile umane si subiectivismul se vor elimina”.

Pentru a monitoriza intrarile si iesirile angajatilor, cea mai simpla metoda ar fi fost cea cu cardul. Insa, sistemul este usor de pacalit (prin transmiterea cardului de la un coleg la altul care ponteaza pentru cel absent). De aceea, au decis sa implementeze un sistem de pontaj biometric pentru unul dintre punctele lor de lucru (din Ramnicu-Valcea). Astfel, explica managerul, vor putea identifica corect costurile si vor optimiza functionarea departamentelor.

In urma cu sase luni, s-au demarat probe cu dispozitive de citire a amprentei digitale a salariatilor, prilej cu care au observat o rezerva a acestora legata de interactiunea cu masinariile. Unii dintre angajati s-au intrebat de ce nu mai exista relatia directa cu o persoana careia sa ii raporteze motivele pentru care au intarziat/au plecat mai devreme. Printre reactii, atitudini de genul societatea vrea sa afle ce necesitati am sau firma ma supravegheaza si vrea sa afle daca imi indeplinesc corect datoria fata de ea. Pentru Eugen Prundeanu a fost o surpriza sa afle, cu acest prilej, ca oamenii nu fac legatura intre ceea ce ofera ei companiei si asteptarile lor salariale.

In timp insa, o mica parte dintre salariati a inceput sa intampine probleme in procesul de pontare prin amprenta digitala. Din cauza mediului greu de lucru (implica si sudura), amprentele digitale se modificau in timp. Astfel ca, planul cu care pornisera la drum nu putea fi indeplinit in totalitate. Ca solutie, Eugen Prundeanu a acceptat propunerea lui Ionel Moisuc, Project Manager Bio-Matrix, Bionet Software, de a achizitiona un model de ultima generatie: ceasul cu identificare faciala, care nu necesita contact intre salariat si aparat.

Prundeanu spune ca investitia merita facuta, daca se analizeaza rezultatele obtinute dupa optimizare. Pe viitor, IMG va extinde acest sistem la toate punctele de lucru ale companiei, care va viza peste 220 de angajati.

Star Trek, this generation

Identificarea angajatiilor pe baza imaginii faciale sau a sistemului vascular vine sa corecteze problemele ridicate de pontarea cu ajutorul cardului sau a amprentei digitale. Dispozitivul facial este recomandat organizatiilor mici si medii care au si spatii de productie. Aparatul permite pontarea chiar si pe timp de noapte, spune Ionel Moisuc. Identificarea pe baza configuratiei sistemului vascular capilar se adreseaza organizatiilor mari, indiferent de specificul de activitate. Instrumentul citeste datele din degete, asemanator cazului cu amprenta. Diferenta este ca degetul este luminat mai puternic. Prin infrarosu, se detecteaza partile mai calde, implicit vasele sangvine. Tehnologia functioneaza indiferent de conditiile de mediu, temperatura, praf, tipul de piele sau trasaturi genetice.

Dar managementul timpului nu se rezuma la aparate. De fapt, Moisuc crede ca pontajul inseamna 90% soft si 10% echipamente electronice de inregistrare a sosirilor si plecarilor. Dupa o perioada de maturizare a pietei, managerii companiilor vor pune pret pe facilitatile unui sistem de pontaj (software) – si nu pe aparatele de inregistrare a timpului. Ei vor dori sa implementeze un sistem intern bazat pe un Regulament de Ordine Interioara pentru cresterea eficientei care sa se adapteze tuturor tipurilor de personal (cu posibilitatea definirii timpului de lucru flexibil, pentru specialisti, sau a exceptiilor, pentru managerii de top).

In timp, personalul va aprecia masura ca pe un instrument obiectiv de calcul al muncii si, deci, a drepturilor salariale lunare. Prin intermediul Internetului, fiecare angajat are acces la raportul lunar personal privind pontajul orelor suplimentare aprobate si realizate, numarul zilelor de concediu de odihna efectuate, al zilelor de concediu medical etc., argumenteaza Claudia Ghiorghisor, Director Executiv la compania oradeana Dec, dezvoltatoare de solutii IT de securitate.

Un calcul naucitor

Poate cel mai important avantaj este legat de reducerea costurilor cauzate de absenteism. O firma cu 200 de angajati, cu un salariu mediu net de 425 de euro/luna, plateste pentru timpul absentat de angajati cca. 125.000 de euro/an. Moisuc a calculat aceasta cifra la o rata a absenteismului de 6,5% (30 minute/angajat/zi = 11 ore/angajat/luna) si include costurile cu taxele si impozitele aferente timpului absentat platit. Statistica confirma aceasta cifra pentru firmele de prestari servicii cu activitate de birou (banci, asigurari). Rata celor cu activitate industriala se afla intre 6% si 8%, iar pentru sectorul constructii, acest procent poate urca pana la 8%-9% (40 minute/angajat/zi = 14 ore/angajat/luna), adica pierderi de 150-170.000 de euro/an. Daca rata absenteismului intr-o organizatie (rata naturala de absenteism) are valoarea de 1,5% (7 minute/angajat/zi = 2,5 ore/angajat/luna) si un cost de 28.000 de euro/an, compania nu are motive de ingrijorare. Sub acest procent nu se poate cobori.

Multinationalele, dar si firmele cu multe puncte de lucru apeleaza deja la sistemele de pontaj. O alta categorie de firme-client este cea in care predomina activitatile repetitive, unde rezultatele sunt direct proportionale cu timpul lucrat, afirma Moisuc. Domeniile de activitate in care serviciile celor de la Dec au patruns cuprind fabrici, institutii bancare, obiective turistice si de agrement, hoteluri, retail, distributie, transporturi si constructii, institutii publice, universitati s.a.m.d. Sunt atat firme mici, cu pana la 100 de angajati, cat si companii foarte mari, cu peste 10.000 de angajati.

Clientii pot opta pentru solutii simple, pentru o singura locatie, solutii pentru locatii multiple, cu centralizarea datelor prin Internet, si chiar solutii pentru puncte de lucru mobile, cu echipamente capabile sa transmita sosirile si plecarile angajatilor prin retelele de telefonie mobila, prin GPRS.

Daca vorbim despre investitie, aceasta se situeaza in jurul a 0,5-1% din costul anual cu forta de munca si include echipamentele, licentele software si serviciile de implementare. Pentru o firma cu doua sute de angajati, cu salariul mediu net de 425 de euro/luna, pretul unui sistem de pontaj la cheie se situeaza in limitele 9.000-19.000 de euro, in functie de tehnologiile ceasurilor de pontaj si numarul de licente software. Pentru organizatii mai mici, cu maximum o suta de angajati, pentru un ceas de pontaj cu identificare prin amprenta si software minimal de pontaj pentru un singur calculator, pretul se situeaza undeva intre 700 si 1.000 de euro, calculeaza Project Managerul Bio-Matrix. Reprezentantii companiei Dec nu inainteaza o cifra, insa precizeaza ca o evaluare corecta a costurilor tine de cerintele clientului, care pot fi foarte diverse.

Cu atentie

Exista posibilitatea ca o astfel de schimbare sa aiba repercusiuni asupra intregii organizatii. Noua procedura trebuie sa ofere un echilibru intre activitatea profesionala si nevoile personale. Altminteri, multi vor fi frustrati, iar noua unealta va risca sa devina „o minune care tine trei zile”, avertizeaza specialistii. Daca in lipsa unui astfel de sistem, angajatii se „invoiau” la seful direct, acum, acesta nu mai este factor decizional, ci doar intermediar, ceea ce poate duce la nemultumiri. In situatia in care angajatorul va decide sa nu mai plateasca absentele angajatilor, va trebui sa tina cont de orele suplimentare ale acestora. Un alt sfat important este acela ca o parte dintre beneficiile reducerii costurilor absenteismului sa se intoarca si catre angajati. Astfel, sistemul va cunoaste un grad mai mare de acceptare.

Companiile mai trebuie sa aiba in vedere un alt fenomen cu risc ridicat: prezenteismul (timpul petrecut de angajati la lucru intentionat, fara sa faca nimic). Institutiile bugetare sunt cele mai expuse acestui fenomen intrucat sunt foarte greu de luat masuri impotriva celor care protesteaza in acest fel.

Pentru platformele Rieni-Sudrigiu-Stei, care apartin grupului de firme Transilvania General Import Export (TGIE), cu peste 10.000 de angajati, solutia de pontaj este combinata cu controlul accesului si supravegherea video intr-un sistem integrat, pe un areal de peste 40 de kilometri. „Managerii pot accesa de la distanta, cu ajutorul unei conexiuni de Internet, o harta digitalizata a zonei, pentru oricare dintre cele trei fabrici. Vor aparea imagini video surprinse in timp real si o lista a angajatilor prezenti la linia de productie, dar si a celor absenti care trebuiau sa se afle la locul de munca etc”, afirma Alina Gadoiu, Coordonator Marketing Dec.

Bionet Software a proiectat pentru o organizatie un sistem de raportare a productiei cu identificarea angajatilor pe baza de amprenta. Acesta a fost montat in hala. Fiecare salariat raporta zilnic la ce utilaj a lucrat, ce tip de piesa a fabricat, ce cantitate a realizat. Daca se intampla sa uite sa raporteze, sistemul „il interoga” cand ponta la plecare. Astfel, se realiza si pontajul, si masurarea productiei individuale. La mai bine de un an de la introducerea procedurii, cu ocazia unei defectiuni la calculator, clientul a solicitat o interventie imediata. Oamenii se dezobisnuisera de metoda traditionala prin care raportau inainte de implementarea acestui sistem si cereau urgentarea reparatiei. S-a dovedit ca le usura munca si ca fiecare avea evidenta individuala, clara a ceea ce facea. Cei care produceau mai mult, castigau in consecinta, fara sa-si atraga critica colegilor.

„E posibil ca o astfel de schimbare sa aiba repercusiuni asupra intregii organizatii. Noua procedura trebuie sa ofere un echilibru intre activitatea profesionala si nevoile personale. Altminteri, multi vor fi frustrati”. – Ionel Moisuc, Project Manager Bio-Matrix