La birou, prin teleprezenta (Video)

O zi de lucrat de acasa se desfasoara similar cu o zi petrecuta la birou, singura diferenta fiind locatia. „Acest lucru este posibil pentru mine deoarece procesele din compania la care sunt angajat sunt proiectate in asa fel incat fiecare sa-si poata desfasura activitatea in mod independent de echipa.

Toata comunicarea se realizeaza online, toate tool-urile sunt online, iar conexiunea este securizata”, spune un IT-ist din cadrul HP. „Pentru noi, WFH este acronimul pentru lucratul de acasa. Se semneaza un act aditional inainte de asta, in care este specificata adresa de domiciliu ca adresa auxiliara a desfasurarii activitatii”.

In departamentul lui, se lucreaza de acasa doua zile pe saptamana. Acestea se aleg impreuna cu echipa astfel incat prezenta in birou sa fie de 65%. In functie de departament, atat numarul de zile saptamanal, cat si procentajul de prezenta pot varia.

Avantajele sunt multiple. „De fapt, nu prea vad dezavantaje”, afirma angajatul. „In primul rand, creste capacitatea de concentrare, eficienta, productivitatea datorita mediului mai linistit de acasa (biroul este de tip open-space). Confortul propriei canapele sau al propriului pat este mult mai ridicat decat cel de la birou. Este, de asemenea, mai economic, atat pentru noi (transport, masa, timp), cat si pentru angajator”.

Singurul dezavantaj este calitatea comunicarii verbale in timpul lucrului la birou fata de cea prin instant messaging, dar acest lucru nu scade eficienta in mod semnificativ. Insa, exista solutii si pentru acest neajuns: „Cu o conexiune obisnuita de Internet, te poti simti ca la birou. Ai acces la toate instrumentele de la serviciu, iar un echipament video te pune fata in fata cu oricare dintre colegi. La o intalnire virtuala, pot lua parte mai multe persoane care nu numai ca se vad si se aud, dar pot lucra impreuna pe orice tip de document”, afirma Razvan Atimariti, Channel Sales Manager Romania Tandberg, parte a Cisco din aprilie 2010. Produsele oferite de compania pe care o reprezinta au fost pozitionate ca fiind o solutie pentru criza financiara in care ne aflam.

Reprezentantii sustin ca videoconferinta poate sa inlocuiasca cu succes intalnirile fata in fata si deplasarile facute de angajati. Astfel, clientii vor face economie de timp, bani si energie. Alte beneficii ar fi impactul redus asupra mediului, accelerarea procesului decizional si accesul rapid la orice resursa umana din cadrul companiei.

Angajatii din peste 40% dintre firmele chestionate pentru studiul Romanian Human Resources Dynamics se bucura de posibilitatea de a lucra de acasa. Astfel, firmele reduc din cheltuieli, in timp ce angajatii sunt mai relaxati si au mai mult timp pentru viata personala. IT-istii, contabilii, HR-istii sau consultantii se numara printre cei care pot beneficia de aceasta oportunitate. (Sursa: Daedalus Millward Brown)

Vezi video cariereonline.ro si Jan Racansky, Tandberg (Brno, Cehia):

Uneori, se intampla sa ne ia mai mult timp sa ne intalnim cu un coleg aflat in aceeasi cladire cu noi, la o distanta de trei etaje, decat daca am intra in video-call cu el. Razvan Atimariti se numara printre primii romani care lucreaza de acasa beneficiind de astfel de facilitati. „Sunt zile in care ajung la Oslo dimineata, la pranz sunt la Budapesta, iar apoi ma opresc putin la Brno, in Cehia. La orele 18:00 plec de la birou, fac doi pasi, la propriu, si sunt alaturi de familia mea”.

Inainte de a fi angajat, procesul de selectie s-a realizat prin teleprezenta. La primul apel, i s-a zis sa nu-si faca griji pentru ca sistemul se afla pe autoanswer. „S-a auzit o sonerie. Dupa 10 secunde, s-a initiat apelul si am inceput sa vorbim”. Intamplarea face ca la doua zile dupa ce a fost angajat sa aiba loc o intalnire zonala care i-a permis sa intre in atmosfera companiei. A revenit din team building cu echipamentele primite, le-a instalat in biroul din locuinta sa si s-a apucat de treaba.

„Locuiesc undeva in sudul Bucurestiului. Eram obisnuit sa strabat zilnic orasul pana in Pipera. Deocamdata, nu am mai fost nevoit sa ma enervez in trafic, sa pierd timp pe drum, sa ajung transpirat si deja obosit la serviciu. Mi s-a parut minunat!” Desigur, au mai fost si vor fi in continuare intalniri cu partenerii/clientii, dar incearca sa le fixeze undeva intre 10 si 16, pentru a evita aglomeratia. „Nu ne-am propus sa eliminam contactul fata in fata. Pentru ca sunt responsabil de vanzarile din Romania, ma intalnesc trimestrial cu superiorii mei”.

Se trece peste timiditate

Utilizarea serviciului de teleprezenta creste in timp. „E un mod de comunicare nou, lumea nu este obisnuita, primii pasi par dificili. Dupa ce ai reusit sa ai una, doua, trei intalniri de genul acesta, devii mult mai relaxat si le privesti ca pe un lucru normal”.
Teleprezenta nu te ajuta doar in cazul muncii de acasa: Partea de inregistrari a videoconferintelor se foloseste foarte mult pentru traininguri.

„Oricand se poate intampla ca in momentul trainingului un angajat sa nu fie prezent, fie pentru ca este bolnav, fie pentru ca se afla in concediu. Trebuie luata in calcul si situatia in care se angajeaza personal dupa efectuarea trainingului. Ce decizie veti lua? Veti repeta trainingul? Cu ce costuri? Dupa un calcul simplu, veti realiza ca nu este cost effective. Solutia este urmatoarea: persoanele proaspat angajate pot accesa o anumita adresa de Internet unde urmaresc filmuletul trainingului. Vor vedea trainingul exact cum s-a desfasurat, cu interactivitatea care a existat. Desigur, nu au posibilitatea de a adresa intrebari live, dar le pot nota si trimite ulterior trainerului”, explica Atimariti.

In plus, sunt firme unde apar des noutati. Pentru o prezentare de o ora-doua trebuie sa mobilizezi o intreaga echipa, sa rezervi bilete de avion si camere la hotel. In aceasta situatie, teleprezenta te scapa de costuri. Desigur, nu toate deplasarile se pot inlocui, dar unde e posibil, de ce nu? Sistemul se poate aplica si in educatie pentru ca permite accesul la invatamant celor aflati in zone izolate. De exemplu, proiectul polonez „Scoli in toate satele” s-a bucurat de succes.

In Romania, mai multe universitati au implementat aceasta varianta, in principal, cele care deruleaza programe cu institutii de invatamant din afara tarii. „Aceste solutii au fost folosite pentru prezentarile tinute de profesori straini”.

Ati auzit de Telemedicina? SMURD a implementat acest proiect in urma cu un an in toate Unitatile de Primiri-Urgenta. Medici specializati ofera consultatii prin videoconferinta. Exista echipamente dedicate si platformelor petroliere – daca s-a stricat o piesa, imediat este filmata, iar imaginea este transmisa la centru pentru inlocuire.

De ce nu Skype pentru business?

Skype este un software gratuit, o solutie de uz personal. Solutiile profesionale insa ofera o serie de alte avantaje. Poti face share de documente, poti avea mai multi participanti, poti inregistra videoconferintele, iar calitatea sunetului si a imaginii este radical superioara. Echipamentul poate fi setat sa ruleze in conditii optime si pe calculatoare cu o conectivitate la Internet mai scazuta (256 de k). Pentru transmisia full HD care iti asigura o transmisie de tip „fata in fata” e necesara o banda mai larga de Internet.

„Holcim a implementat in urma cu cativa ani aceasta solutie pentru ca li se parea nice to have. Dupa ce a inceput criza, datorita rezultatelor, au extins-o pe scara larga” – Razvan Atimariti, Channel Sales Manager Romania Tandberg now part of Cisco

In cazul utilarii unei institutii cu sisteme de management, infrastructura, videoservere, echipamente de inregistrare, periferice si accesorii, pretul ar putea atinge 30.000 de euro. Totusi, acest cost poate fi amortizat in mai putin de un an in cazul in care firma are angajati care calatoresc mult. Jumatate de milion de euro trebuie sa plateasca companiile globale cu multe locatii si angajati mobili.