Cu ochii pe angajati, minut cu minut

PRODUCTIVITATE

Managerii sunt interesati de cresterea productivitatii, de reducerea costurilor si de intensificarea controlului asupra cheltuielilor. Implementarea unei solutii de monitorizare a traficului pe Internet, a aplicatiilor folosite, a timpului activ versus timpul inactiv poate fi o masura potrivita. Softul furnizeaza informatii despre activitatea si productivitatea muncii atat la nivel individual, cat si la nivel de departamente sau chiar companie, pe diferite perioade de timp.

Una dintre aceste aplicatii promite cresterea productivitatii cu cel putin 10%. Un manager poate analiza rezultatele – aplicatiile inutile/neproductive, timpul pierdut etc. si poate elabora strategiile potrivite pentru reducerea pierderilor si cresterea eficientei activitatilor productive.

Un astfel de program furnizeaza 15 analize pe baza datelor inregistrate, dintre care: prezenta la munca, raportul aplicatiilor folosite, raportul de productivitate a muncii, orele suplimentare si activitatea in acest timp suplimentar, activitatea pe documente si fisiere, activitatea pe Internet, cat se discuta pe chat, daca se folosesc aplicatii setate ca interzise, daca se descarca programe nelicentiate. Exemplu: un angajat are o aplicatie deschisa, sa zicem un document Excel, si lucreaza efectiv doua-trei rapoarte, apoi lasa aplicatia deschisa, fara a mai efectua nici o actiune in ea. "Programul raporteaza ca angajatul este inactiv si aplicatia nu apare ca fiind folosita decat in intervalul in care angajatul a muncit efectiv", spune Dan Gurghian, Business Development Manager al Amplusnet.

TOP

Pe baza datelor raportate, managerul poate observa gradul de incarcare cu taskuri a fiecarui angajat, daca se justifica plata orelor suplimentare, daca se justifica cererile de upgrade la hardware/software si, mai mult, daca se justifica necesitatea de a angaja personal nou. Nici in privinta pierderii informatiilor confidentiale sau a platii de amenzi/penalizari aferente descarcarii de programe nelicentiate nu trebuie sa va mai faceti griji.

"Am intalnit persoane care sustineau ca monitorizarea are efecte negative psihologice asupra angajatilor, pentru ca ii limiteaza. Nimic mai gresit: aplicatia nu le limiteaza accesul la site-uri sau aplicatii si nu este un spion. Mai mult, discutand cu angajatii despre monitorizare si datele colectate de aplicatie, managerul poate elimina suspiciunile si disconfortul creat", afirma Gurghian.

CLIENTII

In tara sunt peste 200 de companii si institutii publice care folosesc programul de "monitorizare angajati" furnizat de compania pentru care lucreaza Gurghian, ceea ce inseamna aproximativ 10.000 de angajati monitorizati. In strainatate, cu aceeasi solutie sunt monitorizati aproximativ 50.000 de angajati. Sunt companii din toate mediile de business, fie ca este vorba de companii IT, farma, institutii bancare, diversi producatori sau comercianti si autoritati publice. Insa trasatura comuna este gradul ridicat de informatizare. Cea mai mare comanda pe care au gestionat-o in Romania a fost pentru un grup de companii, unde programul monitorizeaza aproximativ 3.000 de salariati. Pe plan international, cea mai mare comanda a fost pentru o universitate, unde se monitorizeaza activitatea a aproximativ 10.000 de utilizatori. Nu o data managerii au fost surprinsi de rapoarte: nu toti angajatii sunt responsabili, activi, productivi, creativi sau… onesti.

FILTRAREA CONTINUTULUI

Alte aplicatii filtreaza continutul pe Internet. Astfel, creste outputul angajatilor pentru ca acestia sunt impiedicati sa foloseasca Internetul in scopuri personale. "Totodata, sunt eliminate problemele legate de latimea de banda disponibila, angajatorii avand grija ca fiecare departament sa aiba acces la Internet in masura in care are nevoie de el pentru a-si face treaba si a rezolva solicitarile clientilor", explica Ovidiu Constantin, General Manager Rnd Software. In plus, pentru ca angajatii nu mai pot sa descarce fisiere executabile si arhive, este evitata infectarea cu virusi sau malware, ceea ce duce la scaderea costurilor de intretinere a infrastructurii IT.

Softul blocheaza continutul negativ folosind filtrarea documentelor, a arhivelor, a imaginilor, a continutului video si audio si monitorizeaza reteaua, producand rapoarte pentru fiecare utilizator.

Sistemul hardware necesar se achizitioneaza o singura data si costa aproximativ 700 de euro, iar licenta software reprezinta o investitie de circa 30 de euro pe un an, pentru fiecare calculator.

Compania Germanos a implementat, acum aproape un an, solutia de filtrare de continut web pe cele 400 de computere din companie. Astfel, angajatii folosesc aplicatiile si site-urile neagreate de companie mult mai putin, iar, conform datelor prezentate, productivitatea a crescut semnificativ.

"Costurile achizitionarii unui astfel de soft sunt compensate financiar de cresterea productivitatii muncii manifestata la nivel individual prin maximizarea potentialului de munca al angajatilor", sustine Cristian Vicol, Director de Vanzari la SpySoft, o alta firma care activeaza in acest domeniu.

Trebuie sa mai stiti ca, in conformitate cu prevederile legale in vigoare, angajatorul este obligat sa instiinteze angajatul cu privire la existenta unei solutii de monitorizare de acest tip instalate pe sistemele companiei.

Statistici evidentiate in urma monitorizarii a unui numar de 1.500 angajati (din cadrul mai multor companii*):

• In peste 90% din cazuri, timpul alocat pauzei de masa este depasit de catre angajati;
• Activitatea (in cazul companiilor ai caror angajati efectueaza munca pe calculator, ca si specific al domeniului de activitate) incepe in medie la 30 de minute de la deschiderea calculatorului. De exemplu: Daca programul incepe la ora 8:00, calculatorul se deschide la acea ora, insa aplicatiile active se pot observa incepand cu ora 8:30;
• In urma monitorizarii s-a observat ca ziua de marti, din cadrul unei saptamani de lucru, este o zi de apogeu, inregistrandu-se cel mai mare timp activ petrecut la calculator, inclusiv ca timp suplimentar, graficul fiind in scadere spre zilele de weekend;
• Orele suplimentare nu se justifica decat in cazul a 60% dintre angajati, restul petrecand timpul in scop personal;
• 10% dintre angajati folosesc aplicatii in background, cum ar fi cele de download;
• Cele mai folosite aplicatii sunt browserele (Firefox si Internet Explorer) si programele din suita Office;
• Media de timp activ raportat la o zi lucratoare de 8 ore, este de 5 – 5 ore si jumatate (aceasta medie trebuie interpretata si in functie de profilul companiei);
• 20% dintre angajatii monitorizati au petrecut intre o ora si doua ore folosind aplicatiile de divertisment (Solitaire, Zuma, Fifa etc.);
• Topul site-urilor cele mai accesate la birou cuprinde, pe langa tabloide si site-uri de stiri sportive, bloguri, servicii de e-mailing, site-uri de social networking, site-uri de stiri generale si continut video.

*Sursa Amplusnet. Firma nu are acces direct la datele monitorizarilor, ci doar la datele oferite de companiile cliente. Acces direct are doar la monitorizarea angajatilor sai.