Cum sa colectezi informatii despre angajatii tai si activitatea lor fara sa le invadezi „spatiul privat”

Ajutandu-i pe clientii nostri sa adopte procesele analitice aplicate asupra informatiilor referitoare la angajatii din propriile lor companii, am lucrat direct cu echipele din departamentele legale ale unor mari companii din intreaga lume, inclusiv cu peste o duzina de companii din topul Fortune 500. Am vazut o gama larga de culturi, procese si atitudini fata de „spatiul privat” si intimitatea angajatilor, iar in felul acesta am aflat ca, in fiecare caz, exista sapte puncte-cheie care trebuie abordate si rezolvate pentru ca orice initiativa de aplicare a proceselor analitice predictive interne sa aiba succes:

1. Gaseste un sponsor (in sensul non-traditional al termenului, de persoana cu putere care isi asuma responsabilitatea si asigura sustinerea, indrumarea si recomandarile necesare avansarii unei persoane sau unui proiect, n.trad.). Echipa care propune analiza datelor trebuie sa dispuna de o reala putere in companie si sa aiba motivatia necesara pentru a schimba business-ul pe baza concluziilor. Majoritatea celor care fac asemenea propuneri au nevoie de un sponsor aflat in topul ierarhiei pentru a avea un asemenea sprijin institutional. In primul rand, cel care-si asuma rolul de sponsor poate ajuta la atingerea echilibrului dintre castigurile rapide promise de acea oportunitate si viziunea pe termen lung asupra modului in care procesele analitice predictive s-ar putea potrivi in planurile strategice. Sponsorul ar trebui, de asemenea, sa le explice angajatilor din intreaga companie de ce sunt atat de importante colectarea datelor si analiza; el poate indeplini si rolul persoanei care isi asuma responsabilitatea de se asigura si a garanta ca datele raman private. In multe cazuri, este foarte probabil ca, daca echipa de avocati a companiei nu vede, in spatele initiativei, o sponsorizare si un sprijin puternic, sa considere ca nu este necesar ca initiativa sa apara pe lista proiectelor a caror aprobare este prioritara – pana la punctul in care s-ar putea ca initiativa sa fie complet uitata.

2. Asigura-te ca ai o ipoteza de pornire. Inainte de a incepe sa colectezi date, decide de ce sunt necesare dintru inceput. Pana una-alta, departamentul legal nu poate, adesea, sa aprobe un proiect care nu are un obiectiv. ªi, in plus, oamenii din echipa care propune proiectul trebuie sa comunice in mod clar si transparent ce anume incearca sa realizeze. Acest lucru include si necesitatea ca ei sa aiba un plan tangibil in care sa fie mentionate genul de date cautate, schimbarile care vor fi facute pe baza concluziilor rezultate din analize, modul in care vor fi masurate rezultatele acelor schimbari si castigul pe care-l va aduce investitia – respectiv un castig care sa justifice timpul si energia care ar urma sa fie depuse in acel proiect.

Ipoteza poate sa fie la fel de specifica precum „dintre conturile clientilor, cele neperformante nu primesc o investitie de timp la fel de mare precum cele cu performante ridicate”, sau poate sa fie la fel generala precum „vor fi gasite corelatii dintre indicatorii utilizati in procesele analitice aplicate asupra informatiilor referitoare la oameni si rezultatul x al afacerii companiei”, dar rezultatul trebuie sa conteze. Proiectele fara un scop ii deruteaza pe oameni si incita scepticismul, stabilind un precedent prost pentru viitoarele eforturi ce ar urma sa fie depuse pentru a desfasura niste procese analitice.

3. Mergi automat pe optiunea „preselectata” a anonimitatii si agregarii datelor. Sunt mai multe lucruri de aflat prin examinarea relatiei dintre vanzari si marketing decat prin examinarea relatiei dintre James de la vanzari si Elliott de la marketing. Analizele pe baza carora se desfasoara procesele analitice nu sunt „locul” nimerit pentru satisfacerea curiozitatii personale. In munca noastra, noi folosim numai asa-numitele „metadata” – sau atribute ale datelor – incepand de obicei cu emailul si calendarul online in care isi programeaza fiecare angajat activitatile.

In mod automat, noi optam pentru pastrarea anonimitatii cu privire la adresele de email ale primitorului si trimitatorului. Pentru a proteja si mai mult anonimitatea, agregam raportarile la o dimensiune minima de grupare a datelor, astfel incat sa nu fie posibil sa „sondezi” pana se ajunge la datele unei anumite persoane si sa incerci sa ghicesti cine este. Acest mod de protectie indeparteaza pana si posibilitatea unei ocheade nevinovate, trase pe furis asupra datelor personale ale altcuiva.

4. Daca nu-i poti lasa pe angajati sa ramana anonimi cand faci asemenea analize, lasa-i sa aleaga modul in care le folosesti datele. In cateva cazuri, obiectivele de afaceri nu pot fi indeplinite cu date anonime. De exemplu, unii dintre clientii nostri fac analize asupra retelelor sociale, pentru a-i identifica pe oamenii care „fac sa apara” conexiuni importante intre departamente sau zone geografice disparate. Dupa ce identifica acele „noduri-cheie” din „graficul social”, managerii ii intervieveaza pe acei angajati si apoi ii ajuta sa-i influenteze pe altii. Intr-un asemenea caz, cea mai buna abordare este sa ceri permisiunea, inainte de a aduna date, intr-unul dintre aceste doua moduri:

• Folosirea unui mecanism de optare pentru „iesirea” din studiu – denumita „opt-out” – este calea cea mai simpla. Angajatilor li se trimit prin email una sau mai multe notificari prin care sunt anuntati ca vor fi inclusi intr-un studiu, cu detalii privitoare la planul si „zona” care va fi supusa studiului. Ei trebuie sa intreprinda o actiune simpla (de obicei sa dea click pe un link), pentru a fi exclusi din studiu.
• Optarea pentru intrarea in studiu – sau „opt-in” – atrage o participare mai redusa la studiu, fiindca primitorii notificarii de a opta trebuie sa intreprinda o actiune pentru a fi inclusi in studiu. S-ar putea ca echipele interne de avocati ale companiilor sa impuna calea de optare pentru intrare in studiu. Fie ca este „opt-in”, fie ca este „opt-out”, angajatul trebuie sa stie ce are de castigat din aceasta. Noi am aflat ca recompensa cea mai relevanta este accesul la date – la urma urmei, oamenii sunt curiosi sa afle „cum ies” din comparatia – facuta pe baza unor dimensiuni variate – cu colegii lor. Noi le oferim oamenilor rapoarte personale si confidentiale in care sunt comparate propriile lor date cu standardele din organizatie, iar lucrul acesta ajuta organizatia sa le ofere un stimulent pentru participarea la studiu. Datele reale, personalizate, ajuta si la efortul de a face ca mesajul despre studiu sa devina interesant, reusind sa strabata prin „zgomotul” numeroaselor mesaje din Inbox, astfel incat optiunea de intrare in studiu sa atraga atentia. Iar daca nu poti sa le dai oamenilor inapoi propriile date personale, le poti promite in schimb ca in viitor vor avea acces la o forma sau alta a rezultatelor agregate ale studiului, ca sa-i recompensezi in acest fel pentru participarea lor la studiu.

5. Fa verificari, pentru a nu include in studiu informatii confidentiale. Apoi verifica din nou. Anumite echipe, cum sunt cele din departamentul juridic, cel de HR sau cele care se ocupa de fuziuni si achizitii, trateaza cu chestiuni mai sensibile si mai confidentiale decat cele cu care se lucreaza in mod normal si s-ar putea ca datele lor sa aiba nevoie de o protectie mult mai mare. Fie ca datele sunt adunate de la oameni, de la surse electronice sau de la amandoua, informatiile „sensibile” si cu un grad inalt de confidentialitate ar trebui verificate si excluse din studiu in doua moduri:

Pur si simplu, nu le aduna dintru inceput, configurand instrumentul astfel incat sa excluda cuvinte-cheie, caracteristici sau participanti care ar indica zone „sensibile” si confidentiale.
Re-valideaza si indeparteaza orice date care nu au fost verificate si excluse de catre configuratia initiala, fiindca atat oamenilor, cat si software-urilor le poate scapa semnificatia informatiilor textuale. Realizeaza o a doua validare inainte de a distribui datele catre publicul final.

6. Nu fa sapaturi ca sa gasesti informatii personale. Fiecare persoana e nevoita sa faca niste intreruperi in programul sau de lucru din motive personale – pentru programari la dentist, ca sa participe la activitati ale copiilor sai etc. In acelasi timp, prin lor politica interna, unele companii protejeaza privilegiile in baza carora le permit angajatilor lor sa foloseasca sistemele companiei din motive personale. Indiferent de politica din companie, nu exista in realitate cine stie ce mare valoare pentru business in a te uita, in mod analitic sau programat, la datele despre vietile personale ale oamenilor, iar noi le excludem automat din setul de date colectat pentru analiza. Ideea principala este ca angajatii au un drept uman fundamental la intimitate personala, precum si niste drepturi semnificative care sunt stabilite prin lege si care variaza de la o tara la alta. Chestiunile personale ar trebui tratate de catre manageri, nu de catre oamenii care se ocupa de programele analitice.

7. Pentru protectie suplimentara, ia in considerare si posibilitatea de a folosi o terta parte. Este un lucru obisnuit ca aplicatiile furnizate de catre un vanzator ce reprezinta o terta parte sa indeplineasca partea de „curatare”, „trecere in anonimitate” si agregare a datelor, astfel incat este indepartat riscul ca angajatii companiei beneficiare sa aiba acces la niste informatii despre un angajat care ar trebui sa ramana confidentiale. Genul acesta de munca poate fi indeplinita de catre o terta parte, chiar si in interiorul firewall-ului companiei – daca se doreste asa ceva. Dar este necesar un avertisment important: companiile care lucreaza cu informatii care sunt „sensibile” si cu un grad inalt de confidentialitate ar trebui sa respecte practicile de securitate a informatiilor – precum verificarea generala a angajatilor care au acces la acele date – si nu ar trebui, in general, sa foloseasca niste sub-contractori pentru a indeplini munca acestor angajati.

Oportunitatea oferita de date si de procesele analitice predictive, mai ales de procesele analitice aplicate informatiilor legate de oameni, este imensa – asa ca este deosebit de important pentru companii sa abordeze datele ce tin de „spatiul privat” al angajatilor cu responsabilitate si in mod pro-activ. Prin colectarea si utilizarea datelor intr-un mod care arata respect pentru angajati si ii recompenseaza, liderii indeparteaza „punctele de frictiune” de pe calea spre adoptarea unor capacitati analitice din ce in ce mai valoroase. Cele sapte practici conturate mai sus vor ajuta la „curatarea drumului” pentru programe de pionierat si vor ajuta la construirea unei culturi organizationale care pretuieste si rasplateste gandirea analitica la toate nivelurile.

Chantrelle Nielsen, vicepresedinte la compania VoloMetrix – specializata in procesele analitice aplicate la informatiile legate de comportamentul oamenilor – concepe si furnizeaza clientilor solutiile necesare pentru intelegerea si managementul timpului, relatiilor si comportamentului in organizatii complexe