Cum să dai un feedback eficient chiar și când n-ai destul timp

”Nu e uşor să-ţi ajuţi subordonaţii să se dezvolte, în timp ce profiţi de orice oportunitate de afaceri îţi apare în cale, dar poţi să îţi faci munca de coaching mai uşoară, în parte prin metode care te ajută să le dai oamenilor feedback într-un mod mai eficient. Odată ce ţi-ai dat seama că e cazul să-i oferi feedback unuia dintre subordonaţii tăi direcţi, poţi să eficientizezi acest proces în trei moduri.

Creează-ți o cale-standard de deschidere a discuţiei

Pentru majoritatea managerilor, acordarea de feedback este o acţiune stresantă, pe care ar trebui să o pregătească, gândindu-se bine înainte de a vorbi.
Cum să aduci în discuţie treaba de mântuială pe care a făcut-o subordonatul tău când a venit să-ţi prezinte o analiză, obstacolele pe care va trebui să le depăşească dacă vrea să fie promovat și cum aduci vorba despre şedinţa aceea care, datorită lui, a mers neobişnuit de bine? La fel ca maeştrii şahişti, ne petrecem mare parte din timpul nostru întrebându-ne care ar trebui să fie prima noastră „mutare” şi cum e mai bine să o facem. De aceea, factorul esenţial care îţi permite să reduci timpul pe care-l petreci „rumegând în minte” şi pregătindu-te pentru fiecare conversaţie de coaching este să ai o cale-standard de deschidere: un mod simplu, ce urmează o rutină prestabilită, de a începe discuţia cu subordonații despre performanţele lor.

Menţine lucrurile simple şi anunţă direct ceea ce urmează să spui. O frază simplă şi directă de genul „Eşti deschis să primeşti de la mine coaching/îndrumare în chestiunea aceasta?” reține imediat atenţia subordonatului şi stabileşte tonul potrivit pentru conversaţie. Mai mult, oamenii se vor familiariza cu fraza ta tipică de deschidere, iar lucrul acesta îi va ajuta să fie atenţi şi „pe aceeaşi lungime de undă cu tine”, astfel încât să perceapă mai clar ceea ce le comunici prin feedbackul tău.

Fii direct şi spune lucrurile pe şleau

Greşeala numărul 1 pe care o fac liderii atunci când le oferă oamenilor lor coaching şi atunci când le dau feedback este că nu sunt suficient de sinceri şi direcţi, fiindcă nu vor să pară răutăcioşi. Dacă ai folosit vreodată cuvintele: „Poate că ai putea să…” într-o conversaţie de coaching sau dacă l-ai rugat vreodată pe unul dintre oamenii pe care-i conduci „să se gândească” la o problemă pe care o are cu performanţele lui, atunci aproape sigur nu ai fost suficient de direct. Dar, cu cât eşti mai sincer, cu atât este mai posibil ca persoana căreia îi oferi coaching să audă cu adevărat mesajul tău şi astfel impactul să fie rapid. Cum să fii sincer şi direct fără să fii „un căpcăun care mănâncă oameni”? Fii onest, deschis şi foarte „personal” în timp ce iei taurul de coarne şi abordezi direct problema.

Cel mai bun feedback pe care l-am primit vreodată a venit la câţiva ani buni de carieră, imediat după o discuţie pe care am avut-o într-o ședință îngrozitoare cu şefii mei. În acea discuţie şi eu fusesem nepregătită şi avusesem o atitudine defensivă. Imediat după şedinţă, în timp ce coboram amândoi cu liftul, şeful meu direct mi-a spus cu o voce calmă şi pe un ton scăzut: „Data viitoare mă aştept să te descurci mai bine”. Deci nu vorbi pe ocolite despre problemele pe care vrei să le vezi rezolvate şi nu-l lăsa nici pe cel căruia îi oferi coaching să procedeze în felul acesta.

Cere-i celuilalt să reproducă ceea ce ai spus

Dacă feedbackul tău „nu s-a lipit de om”, vei fi nevoit să i-l oferi şi a doua oară şi a treia şi a patra oară, iar toată treaba asta îţi va răpi şi timpul, şi energia de care ai nevoie ca să-ți conduci pe oamenii. Ca să eviţi situaţia în care eşti nevoit să „repeţi reprezentaţia”, fă o verificare, ca să te asiguri că ai avut impact „din prima”, rugându-l pe subordonatul căruia îi oferi coaching să parafrazeze ceea ce a auzit de la tine. Dacă omul căruia i-ai oferit coaching îţi poate explica în mod clar – cu propriile cuvinte – ce anume urmează să schimbe sau să facă în perioada următoare, metoda aceasta te asigură în foarte mare măsură că a înţeles cu adevărat mesajul tău. Atunci vei şti că într-adevăr conversaţia s-a încheiat şi că poţi să te întorci la celelalte lucruri pe care le ai de făcut. Iar dacă mesajul tău a ajuns de cealaltă parte neclar şi distorsionat, îl poţi corecta imediat. Deci, în oricare dintre aceste două situaţii, ai limitat sau ai redus la minimum nevoia viitoare de a verifica şi urmări dacă subordonatul tău „a primit” cu adevărat mesajul tău şi face ceea ce te aştepţi să facă în urma discuţiei cu el.

Prin faptul că faci aceste lucruri în mod regulat (poate chiar zilnic), nu numai că vei obţine o economie de timp pentru tine şi subordonatul căruia îi oferi coaching, dar subordonaţii tăi vor simţi că nu eşti doar şeful lor, ci şi un coach veritabil. Îşi vor „ascuţi” abilităţile şi vor rămâne motivaţi. Pentru orice manager, acesta este un timp bine cheltuit.

(Daisy Wademan Dowling este director executiv şi şefa departamentului de dezvoltare profesională a angajaţilor la firma globală de management al activelor financiare Blackstone Group; ea este, de asemenea, autoarea cărţii Remember Who You Are).