Cum să treci cu succes prin 3 tipuri de conversaţii dificile

Şi totuşi, atunci când vrei să lămureşti o problemă dificilă cu un coleg, îţi este de mare ajutor să ai la îndemână nişte principii călăuzitoare. Iată câteva informaţii mai puţin cunoscute, care-ţi vor fi utile când vei fi nevoit “să navighezi” prin cele mai comune scenarii – la care am adăugat modul greşit în oamenii încearcă de obicei să abordeze problema, precum şi o cale mai bună de a proceda.

1. Cum să procedezi dacă eşti foarte furios din cauza unei decizii care te afectează direct

Noi toţi am avut reacţii de furie “până la incandescenţă” la primirea unei veşti care a însemnat că ne-a fost afectat jobul. Dar nu iese nimic bun de pe urma unei reacţii în care sari din scaun şi te repezi “ca să-i zici câteva” şefului tău sau unui coleg. Aşteaptă până când redevii calm şi reuşeşti să pui lucrurile într-o perspectivă mai largă, reuşind astfel să vezi modul în care o asemenea decizie este semnul unei situaţii grele pentru companie – şi nu doar pentru tine – iar această nouă atitudine te va îndrepta spre o cale mult mai productivă de abordare a situaţiei, spune Jeanne Brett, directoarea centrului de cercetare în domeniul rezolvării disputelor din Kellog School of Management.

Calea greşită: “Tocmai am aflat că Peter a obţinut o mărire de salariu dublă faţă de a mea. Glumiţi pe seama mea? Eu muncesc de trei ori mai mult decât el!”.

O cale mai bună: Încadrează problema în aşa fel încât să o vezi într-un context mai larg. Dacă eşti nemulţumit de o decizie, nu cumva mai sunt şi alţii nemulţumiţi de ea? Şi dacă este aşa, atunci care este motivul lor? Care este problema mai extinsă ce există în echipa sau organizaţia ta? Brett recomandă încadrarea conversaţiei cam în acest fel: “am observat ceva ce nu este benefic pentru companie şi aş vre să ajut la remedierea situaţiei”, în loc să spui ceva de genul: “sunt chiar furios că decizia aceasta a fost luată în cazul meu”.

După ce a descoperit că o colegă de-a ei a primit o mărire de salariu mult mai mare decât ea, o tânără parteneră dintr-o firmă de avocatură a folosit cu succes abordarea recomandată de Brett, respectiv cea de a încadra chestiunea în aşa fel încât să fie formulată ca o problemă existentă în întreaga organizaţie. Firma nu intenţionase deliberat să o desconsidere pe ea; ceea ce s-a întâmplat a fost că o altă parteneră din firmă reuşise, pur şi simplu, să susţină într-un mod mai convingător “cazul” în favoarea acordării unei majorări mai mari de salariu pentru colega ei.

Citește și Cât de mult au de câştigat şefii când își arată slăbiciunile

Aşa că avocata care s-a simţit tratată în mod nedrept l-a abordat pe unul dintre liderii firmei, care deţinea poziţia de Senior Partner, şi a pus chestiunea în contextul lipsei de transparenţă spunând: “noi nu avem un sistem clar şi nepărtinitor de acordare a majorărilor de salarii în această firmă”. Ea s-a oferit să facă un pic de muncă de documentare, pentru a afla cum abordau alte firme aceeaşi problemă. În cele din urmă, cercetarea ei a dus la instaurarea unui sistem nou, echitabil şi transparent. Deşi nu a primit imediat o corectare a procentului de majorare a salariului, ea şi-a îmbunătăţit situaţia viitoare – şi a creat pentru toţi un proces mai bun de evaluare şi acordare a majorărilor salariale cuvenite fiecărui angajat al firmei.

2. Cum procedezi dacă trebuie să faci nişte comentarii critice într-un forum public

E oricum destul de greu să te ridici şi să îţi spui opinia în public. Dar să vorbeşti în faţa tuturor oamenilor din compania ta? Multora numai gândul că vor trebui să facă aşa ceva le dă coşmaruri.

Şi totuşi, nu trebuie să fie chiar aşa de înspăimântător. Dacă te pregăteşti în mod conştiincios, dacă formulezi problema într-un context mai larg, concentrându-te pe companie, şi dacă te poziţionezi ca fiind genul de persoană care rezolvă probleme, această abordare te va ajuta să transformi punerea în discuţie a unei probleme îngrijorătoare într-o şedinţă mare – precum cea de board sau o şedinţă cu toţi angajaţii – dintr-o sarcină descurajatoare într-o treabă “mai uşor de înghiţit” şi mai productivă.

Calea greşită: Este lipsit de înţelepciune să faci o declaraţie de genul acesta în faţa tuturor: “Cred că aceasta este o idee proastă pentru companie. Dacă vom continua să mergem pe calea aceasta, pregătiţi-vă pentru momentul în care «o să intrăm în spirala morţii» şi o să fim în cădere liberă”.

O cale mai bună: Înainte de a te ridica în picioare şi a lua cuvântul, pregăteşte-te pentru situaţia în care va trebui să suporţi nişte critici, venite în ripostă la comentariile tale. Dacă faci un comentariu critic într-un forum public este foarte probabil ca gestul tău să genereze furia oamenilor care nu sunt de acord cu tine. Aşa că spune în mod explicit că încerci să faci ceea ce este cel mai bine pentru companie. Dar, de asemenea, recunoaşte, spune Brett, că probabil nu eşti singurul care gândeşte aşa: “în orice caz, este improbabil ca tu să fii singura persoană care este preocupată de acea problemă”. Dacă este posibil, găseşte înainte de şedinţă un coleg care gândeşte la fel ca tine şi care s-ar putea fie pregătit să te susţină. Pentru a începe conversaţia, identifică problema de care vrei să te ocupi. Apoi sugerează nişte soluţii potenţiale. Să sperăm că unul sau doi dintre colegii tăi ţi se vor alătura în gestul prin care vorbiţi despre importanţa căilor alternative şi că ei se vor oferi să studieze problema împreună cu tine.

3. Ce faci dacă un coleg are o izbucnire de furie

Nu reacţiona la un acces de furie brută, “neprelucrată”. Lasă ca vorbele colegului tău să treacă pe lângă tine. Urmăreşte să vezi dacă nu cumva energia furiei se epuizează până la urmă. Este oricum genul de situaţie în care capacitatea de a-ţi stăpâni gândurile şi emoţiile te va ajuta să navighezi cu succes prin această situaţie dificilă. “Oamenii, în marea lor majoritate, răspund cu aceeaşi monedă la comportamentul altora”, spune Brett, adăugând: “îţi trebuie disciplină ca să nu devii şi tu furios, reacţionând automat la furia celuilalt; dar, dacă nu te înfurii, starea ta va avea efect”.

Calea greşită. “Despre ce vorbeşti?! Habar n-ai câtă muncă a intrat în acest proiect! Data viitoare n-o să mă mai obosesc să te-ntreb ce părere ai!”

O cale mai bună: Nu trebuie să treci în extrema cealaltă şi “să te faci mic” sau să îţi ceri iertare pentru ceva ce nu ai făcut, ci alege, pur şi simplu, să nu intri în bătălie. În cazul în care colegul tău este atât de copleşit de emoţii, încât nu poţi strecura nici măcar o frază între frazele lui, uneori simplul fapt că indici acest lucru ajută la reducerea intensităţii conflictului, împiedicând escaladarea tensiunii. Eşti într-o poziţie mult mai bună dacă te “extragi” dintr-o situaţie decât dacă încerci să ripostezi. Sugerează-i colegului tău să vă întâlniţi mai târziu ca să discutaţi problema. Fă orice crezi că trebuie să faci pentru a rămâne calm şi a evita să porţi o conversaţie dominată de emoţii.

Citește și De ce scandalurile din compania ta „te vor urmări” la orice job

Dar, fiindcă nu poţi dicta întotdeauna momentul în care se întâmplă ceva, este de ajutor dacă reacţionezi în cel mai neutru mod posibil, fără a face concesii sau a determina escaladarea conflictului. Neutru, în acest caz, ar suna cam aşa: “Nu ştiu ce să spun. Asta e ceva neaşteptat. Care ar fi următorul lucru pe care ar trebui să-l facem?”, sugerează Holly Weeks, autoarea cărţii “Failure to Communicate: How Conversations Go Wrong and What You Can Do to Right Them” (“Eşecul în comunicare: Cum degenerează conversaţiile şi ce poţi face ca să le îndrepţi”). Nu ai încercat să-l împaci pe colegul tău şi nici nu ai făcut concesii; în schimb, ai recunoscut, în mod calm, că el este furios. Acum gândiţi împreună, în loc să reacţionaţi pur şi simplu în mod automat, sub imperiul emoţiilor.

Asta pe de o parte; pe de altă parte, dacă tu eşti cel care ai greşit, şi ştii asta, cere-ţi iertare imediat, spune Weeks. “Îmi pare rău. Am spus-o cu intenţia de face o glumă”. Asta e, şi ai terminat. Nu continua să-ţi întăreşti punctul de vedere cu explicaţii ce se suprapun, venind una după alta. Recunoaşte, simplu şi pe scurt, că ai greşit.

Singurul mod în care o să devii mai priceput în a naviga prin conversaţii dificile, spune Weeks, este să porţi efectiv asemenea conversaţii. Altfel, este puţin probabil ca problema pe care crezi că o ocoleşti să dispară şi, mai mult de atât, vă va pregăti pe tine şi pe colegul tău pentru o izbucnire ulterioară disproporţionată. Dar poţi să devii mai bun în a face faţă unor conversaţii dificile dacă te pregăteşti, dacă rămâi neutru şi dacă te concentrezi pe o soluţie care să fie bună nu doar pentru tine, ci şi pentru compania în care lucrezi.