Două reguli simple pentru ședințe mai eficiente
La finalul multor ședințe, participanții se simt încrezători și gata de acțiune, dar deseori se întâmplă să uite, pe parcurs, ce au de făcut iar angajamentele luate să nu fie respectate. Nu e vorba neaparat de rea-credință, cât de o omenească uitare sau de prioritatea dată altor sarcini apărute pe parcurs. Și astfel timpul petrecut în ședințe se irosește, iar participanții devin tot mai puțin încrezători în utilitatea unor astfel de întâlniri. Puteți schimba însă cursul lucrurilor dacă decideți să fiți mai organizat.
1. Notați informațiile importante din ședință
Ideile pe care le-ați discutat împreună cu colegii în timpul întâlnirii și înțelegerile la care ați ajuns trebuie puse într-o formă, pentru a putea fi oricând disponibile, altfel se pierd. Astfel de notițe pot fi arme puternice de influențare a celorlați, nu doar o sarcină în plus. Cu ajutorul lor le reamintiți celor care au participat la ședință ce s-a decis și, în plus, îi informați pe cei care nu au fost despre subiectele dezbătute.
Vă asigurați, în acest fel, că toată lumea este pe aceeași lungime de undă și se concentreză pe ce considerați că trebuie făcut înainte de următoarea ședință. Dacă vreți să reduceți numărul participanților la întâlnire, notițele devin și mai importante pentru că oamenilor le place să fie incluși și informați. Trimițându-le și lor sumarul ședințelor îi faceți să fie mai implicați în „viața” companiei.
Ce e de făcut:
– Important este să distribuiți note clare și concise, nu transcrieri detaliate a tot ce s-a întâmplat în ședință, de felul proceselor-verbale. O singură pagină este suficientă în cele mai multe cazuri
– Intenția nu este să recreați întâlnirea, ci să rețineți punctele cheie și angajamentele luate în cazul fiecărui subiect, așa încât cei care nu au participat să își dea seama ce s-a întâmplat și toată lumea să știe cine va avea de acționat mai departe
– Notițele trecuie să includă fiecare subiect discutat și o listă cu acțiuni care trebuie întreprinse, de către cine și când
– Sumarul trebuie distribuit în cel mult 24 de ore de la întâlnire, dar cu cât mai devreme, cu atât mai bine. Trimiterea sumarului în termen de o oră sau la sfârșitul zilei arată și un simț al urgenței
2. Urmăriți îndeplinirea angajamentelor
Consecvența este o calitate de bază: dacă vreți să se întâmple ceva, trebuie neapărat să verificați îndeplinirea promisiunilor. De multe ori managerii cred că oamenii n-au nevoie decât de o idee și de autonomie pentru a o duce la îndeplinire. Însă, chiar și oamenilor talentați și implicați li se întâmplă să nu pună în practică ce au spus că vor face, iar asta n-ar trebui să ne suprindă. Sunt de multe ori implicați în diverse sarcini și compleșiți de ceea ce au de făcut.
Dacă vreți ca un proiect să fie finalizat, trebuie să îl urmăriți atent și consecvent. Unii manageri se tem că urmărirea atentă a îndeplinirii angajamentelor poate fi interpretată ca micromanagement. Nu vor să fie acuzați că n-au încredere în oameni. Dar să fii lider de proiect implică și acest lucru.
Ce e de făcut:
– Cel mai bine ar fi ca la finalul fiecărui subiect din ședință să ajungeți la o înțelegere privind pașii următori și să stabiliți angajamente cu termene clare
– Asigurați-vă că oamenii știu că pot negocia atunci când își iau angajamente, mai ales în privința termenelor
– Renunțați la clișee precum „până la următoarea ședință”, în favoarea unor termene precise și adecvate
– Spuneți clar că așteptați ca angajamentul să fie îndeplinit așa cum s-a convenit și că dacă ceva neașteptat intervine, veți fi anunțat pentru ca schimbarea să fie discutată
– Desemnați pe cineva care să verifice din timp în timp dacă angajamentele sunt ținute conform promisiunilor sau reevaluate
Planificarea și conducerea unor ședințe mai bune va permite folosirea mai eficientă a timpului tuturor. Iar urmărirea îndeplinirii angajamentelor după ședință poate duce la reducerea timpului petrecut în următoarele întâlniri și, de ce nu, chiar renunțarea la o parte dintre acestea.