5 lucruri care îţi distrug productivitatea
Productivitatea este un CONTINUUM. Nu începe şi nu se sfârşeşte niciodată, pentru că tot ceea ce facem ne impactează mai subtil sau mai evident rezultatele pe care le obţinem, şi implicit nivelul de productivitate.
Potenţialul de a fi productiv începe dimineaţa când te trezeşti. În funcţie de câtă energie ai, eşti mai predispus să fii productiv sau dimpotrivă. Acest potenţial este în strânsă legătură cu modul în care îţi gestionezi dimineaţa, cu nivelul de "dramatism" pe care îl ai de coordonat în familie – în cazul în care ai copii care au de ajuns la şcoală/grădiniţă.
Apoi, acest potenţial de a fi productiv este impactat de drumul până la birou, trafic şi alţi stimuli pe care îi receptezi până ajungi la biroul tău.
După ce ai ajuns la birou, ai nevoie să respiri şi să devii prezent la locul şi scopul pentru care eşti acolo. Acest lucru poate dura de la câteva secunde la câteva ore. Unii se "tratează" cu cafele şi conversaţii cu colegii, alţii, care au un nivel de conştientizare mai mare, îşi încep ziua cu sine, prioritizandu-şi acţiunile şi punându-se în cea mai bună stare pentru ceea ce au de făcut.
După finalizarea programului de muncă, nivelul de energie îţi este impactat de drumul înapoi spre casă, gestionarea situaţiilor din familie şi eventual de activităţi recreative.
Pentru a avea o a doua zi productivă, contează enorm rutina de seară, ora de mers la culcare şi bineînţeles, cantitatea şi calitatea somnului. Obişnuiesc să spun că o zi productivă începe cu seara precedentă şi se încheie înainte de a merge la culcare în ziua curentă.
De aceea spun că Productivitatea nu este un Eveniment, ci este un Continuum… şi TOTUL CONTEAZĂ… dacă vrei să devii extrem de productiv!
Iar dacă ne referim strict la productivitatea la locul de muncă, sau altfel spus, modul în care fiecare persoană generează valoare adăugată, studiile au arătat tendinţe îngrijorătoare: O persoană munceşte în medie sub 49% din timpul efectiv de lucru! Acest procent redus este cel mai mult influenţat negativ de întreruperile dese din surse interne (ale propriei persoane) sau externe (colegi, şefi, furnizori, clienţi etc.).
În anii mei în multinaţionale şi apoi în anii de de coaching şi consultanţă, am găsit numeroşi factori care impacteaza productivitatea, însă cei mai importanţi sunt următorii 5:
1. Întreruperile frecvente
Atunci când intervine o întrerupere, mintea ta este trimisă într-o altă direcţie. Consumi mult timp productiv până te întorci la ceea ce făceai înainte de întrerupere, şi până reintri în starea potrivită şi începi să produci rezultate optimale.
Mintea ta are nevoie de cel puţin 10 minute să se conecteze la un task de complexitate medie spre mare şi aproximativ tot 10 minute să iasă din acel context. Aşa că de câte ori schimbi contextul pierzi în medie între 10 şi 20 de minute.
Înmulţeşte acest lucru cu 10-15 întreruperi într-o zi şi ai dimensiunea lipsei de productivitate la care poţi ajunge!
2. Succesiunea de activităţi nelegate între ele
Exemplu: Răspunzi unui coleg la un email, apoi dai un telefon unui furnizor, apoi ai o întâlnire de departament, răspunzi la un alt email, suni un client, vorbeşti cu şeful etc.
Această succesiune de taskuri presupune un consum enorm de timp pentru intrare şi ieşire din starea optimă de performanţă. În plus, gerereaza un nivel mare de stres în urma adaptării la condiţii diferite de performanţă.
Dacă acest multitasking nu ţi se pare aşa de nociv, imaginează-ţi că joci tenis, apoi fotbal, apoi sari în apă şi înoţi, apoi ieşi de acolo şi începi să boxezi.
Le poţi face pe toate? Teoratic da, practic… rezultatele sunt un dezastru…
3. Amânarea
Probabil cel mai nociv duşman al productivităţii. Amânarea este doar o formă prin care creierul îţi spune că nu este pregătit să înceapă acel lucru. Iar asta se întâmplă de obicei din cauza că lipseşte:
- – Claritatea (te-ai apuca, dar nu ştii exact ce ai de făcut şi care sunt următorii paşi)
- – Energia (te-ai apuca dar nu ştii dacă ai destul combustibil să ajungi la destinaţie, aşa că aştepţi momente mai bune că să te apuci)
- – Încrederea (te-ai apuca, dar nu eşti sigur că o să reuşeşti în ceea ce ţi-ai propus, aşa că aştepţi fie să aduni mai multe resurse, fie să se schimbe contextul, fie că să te simţi mai capabil să faci paşii necesari)
- – Semnificaţia (te-ai apuca, dar nu ţi se pare un lucru atât de important şi sunt şanse mari că după o vreme să te plictiseşti sau să apară altceva mai interesant care să te acapareze)
4. Stresul excesiv sau plictiseala
În cartea sa, "Starea de Flux", Mihaly Csikszentmihalyi vorbeşte de zona optimă în care ne simţim stimulaţi şi energizati în acelaşi timp, chiar dacă presiunea este ridicată.
Dacă abilitatea ta este mai mare decât ceea ce solicită taskul de la tine, vei timde să te plictiseşti repede şi mintea ta să "plece la plimbare".
Pe de altă parte, dacă munca ta este mult peste nivelul tău de competenţă, îţi va creşte anxietatea foarte mult, iar din stresul rezultat o să pierzi între 10 şi 20 puncte de IQ. Studiile au arătat că o persoană stresată gândeşte la un nivel instinctual şi nu îşi foloseşte neocortexul, care este partea cea mai "deşteaptă" a creierului nostru.
Aşa că optim este să faci o muncă puţin în afară zonei de confort pentru a fi stimulat şi pentru a creşte în fiecare zi.
5. Lipsa constrângerilor temporale auto-setate
Există o vorbă care zice că dacă ai de scris o scrisoare o să îţi ia o zi. Iar dacă ai de scris 100 de scrisori, le vei scrie tot într-o zi. Cu alte cuvinte, activităţile tind să ocupe tot timpul alocat.
Tocmai de aceea e important că nici o activitate să nu fie lăsată fără un timp de început şi unul de final. Chiar şi dacă e dificil de rămas în interiorul timpilor alocaţi, setarea unui deadline crează o presiune pozitivă care focalizează resursele şi implicit atenţia, iar rezultatele sunt net superioare.
Eu sunt mare fan al metodei Pomodoro, cea în care îmi setez intervale de 25 de minute şi lucrez concentrat la o singură activitate până expiră timpul alocat. După o pauză scurtă de 5 minute, reiau activitatea pentru încă 25 de minute… şi tot aşa…
În acest context, constrângerile autoimpuse sunt cel mai bun lucru pe care îl poţi face pentru productivitatea ta!
