7 reguli pentru a nu sta la serviciu peste program

Persoanele cu un respect de sine scazut au tendinta sa se conformeze noilor cerinte trecand peste emotiile pe care le simt, avertizeaza psihologul Adrian Raulea. Din cauza faptului ca nu pot spune NU cererilor care vin, pe fond de suprasolicitare, s-ar putea sa nu livreze task-ul cerut, agravand situatia.

Specialistul recomanda ca, atunci cand managerul iti cere ceva si nu ai timp, e bine sa-i spui ce poti sa faci, nu ce NU poti sa faci! De exemplu: “Pot sa fac ceea ce mi-ati cerut la ora x, in timp de…, deoarece am aceste prioritati in acest moment.” Explica-i care sunt punctele la care lucrezi si daca considera necesara o reprioritizare. Raulea atrage atentia ca daca raspundem cu “nu putem” fara sa oferim o explicatie, acesta poate fi un raspuns generator de conflict.

Iata sapte reguli care te pot ajuta sa-ti gestionezi mai bine timpul de lucru.

1. Faceti o lista de prioritati

Asterneti pe hartie cu o seara inainte sau dimineata, imediat ce ajungeti la serviciu, lucrurile pe care aveti de gand sa le rezolvati in acea zi si incercati pe cat posibil sa respectati lista.

2. Nu totul e urgent

Probabil ca daca seful vine la voi la ora patru si va pune pe birou un dosar gros cat casa, spunandu-va: „N-ai vrea sa te uiti tu peste treaba asta?”, va ganditi automat ca trebuie sa va luati adio de la sedinta voastra de fitness. Nu e obligatoriu. De multe ori, presupunem ca ceilalti vor un raspuns pe loc atunci cand ne solicita ceva, dar nu e neaparat asa. Cel mai bine ar fi sa va lamuriti cum stau lucrurile, intreband: Raportul va trebuie astazi sau pot sa vi-l dau luni?

3. Nu mai raspundeti la telefon cu cinci minute inainte de plecare

Daca telefonul suna, e posibil ca discutia sa se prelungeasca si sa nu puteti pleca la 5, asa cum va propuneti. Daca la telefon e seful insusi, atunci ar fi bine sa raspundeti, insa intrebati-l daca n-ar fi mai eficient sa discutati chestiunea maine dimineata, cand aveti mintea limpede. Buletinele informative, rapoartele si teleconferintele pot fi, de asemenea, reprogramate la un interval de timp care sa va convina si voua.

4. Cereti-i ajutor managerului vostru

Cele mai multe conflicte la locul de munca apar atunci cand managerul considera ca subalternul a neglijat in mod intentionat ceva, care in opinia sa, era de importanta vitala. Daca sarcinile incep sa va sufoce, rugati-l pe managerul vostru direct sa va ajute la ierarhizarea prioritatilor. Aceasta este cea mai buna modalitate de a-i arata ca sunteti supraincarcati, fara a-i lasa impresia ca va plangeti. In felul acesta, impresia pe care o lasati este ca vreti sa dedicati cea mai mare parte din timpul vostru acelor sarcini care conteaza cu adevarat.

5. Economisiti timpul tuturor

In cazul in care constatati ca sedinta de departament tinuta saptamanal este o pierdere de timp, nu-i spuneti managerului ca sunteti prea ocupat ca sa luati parte la ea. Cel mai bine este sa ii sugerati ca, pentru un management al timpului mai eficient, ar fi mai bine sa faceti sedinta lunar.

6. Raspundeti cu „nu” la intrebarea „Ai un minut liber?”

Intreruperile sunt cele mai mari consumatoare de timp la munca, motiv pentru care este important sa-i obisnuiti pe colegii vostri ca, de aici inainte, nu veti mai lasa totul balta ca sa le oferiti ajutor. Data viitoare cand un coleg vine la biroul vostru si spune: „Buna, ai un minut?” puteti sa raspundeti cat se poate de serios: „Am un minut. Cat crezi ca dureaza?” Ca sa fiti convingatori, nu trebuie sa zambiti. Daca va spune ca nu se poate rezolva pe loc si ca, probabil, are nevoie de macar un sfert de ora din timpul vostru, explicati-i ca sunteti ocupat si sugerati-i sa isi reprogrameze vizita, intr-un moment care sa va convina.

7. Spuneti „da” din cand in cand

E important sa abateti atentia de la ceea ce „nu puteti, n-aveti cand si nu vreti sa faceti”, la ce veti face. Cand spuneti nu, oferiti intotdeauna o alternativa. „Eu nu pot participa la intalnirea de maine, de la ora pranzului, cu reprezentatii companiei X. Am de gand sa raman in birou pentru ca vreau sa termin de lucru la proiectul Y”.

Aud frecvent spunandu-se ca timpul inseamna bani. De la Benjamin Franklin incoace, toti stim ca atunci cand se stabileste costul efectiv al unei activitati, primul lucru de care se tine cont este durata sa. Ceea ce vad in jur este timp prost administrat, care ne face sa pierdem respectul clientilor, colegilor, sefilor nostri si chiar stima de sine. Tu ce faci ca sa pleci acasa la terminarea programului?

Pentru coach-ul Mihaela Reese, regula numarul unu este sa isi respecte promisiunile (angajamentele) facute fata de sine si fata de ceilalti. Iar unul dintre ele este sa isi incheie activitatea la o anumita ora a zilei.

Respectul fata de acest angajament a invatat-o ca regula numarul doi este: Atentie la angajamentele pe care le iei! Atunci cand, din diverse motive (nu poti spune “nu”, crezi ca poti face mai mult si nu vrei sa dezamagesti etc) iti iei mai multe angajamente decat poti duce la bun sfarsit, ajungi sa nu le mai poti respecta.

Promisiunile pot fi personale sau profesionale. in astfel de cazuri, cineva ar fi dezamagit. In primul rand ea, care si-a promis sa isi onoreze angajamentele luate. Si cum Mihaela nu are voie sa incalce regula nr 1, ajunge sa postuleze o alta regula numarul trei: Sa comunice ce isi poate asuma si in ce ordine. Aceasta inseamna sa se cunoasca bine si sa stie ce poate face si pana cand. Sa fie mai intai onesta cu sine si apoi cu ceilalti. Si sa faca sa fie clar pentru cei cu care lucreaza ce poate face, cum si cand poate duce toate angajamentele la bun sfarsit.