Eficientizarea proceselor de HR

In urma cu opt luni am optat pentru un sistem IT de suport in procesul de recrutare. Intitulat QHRM si oferit prin modelul SaaS, acesta a fost dezvoltat initial peste o platforma open-source extrem de flexibila, sistemul fiind ulterior imbunatatit si modelat treptat pentru a raspunde precis cerintelor companiei si pentru a reflecta cat mai aproape de realitate procesul de recrutare.

Avantajele sistemelor SaaS

Existenta unui sistem IT de suport este pentru intreaga organizatie una dintre problemele de tipul „oul sau gaina”. Stii ca ai putea fi mai eficient daca ai avea unul, dar si ca in prezent trebuie sa muncesti mai mult doar ca sa te asiguri ca ramai pe linia de plutire. Asadar, este posibil acest efort suplimentar pentru a implementa un sistem?

In urma utilizarii interne pot spune ca a fost mult mai usor chiar decat ne-am asteptat initial: abordarea este simpla, iar transpunerea directa in sistem a procesului real a facut ca adoptarea sistemului de catre membrii (non-tehnici) ai departamentului de HR sa fie aproape instantanee. In plus, sistemul a fost oferit in sistem SaaS (Software as a Service) lucru ce a scutit de responsabilitati departamentul de IT.

In paradigma SaaS, spre deosebire de modelul clasic de licentiere, clientul plateste exclusiv pentru utilizarea sistemului software o suma lunara, iar furnizorul se ocupa de tot ceea ce este necesar pentru ca utilizarea sistemului sa fie posibila, respectiv de: hardware-ul din spatele software-ului, administrare si backup. Cu alte cuvinte, costurile de adoptare erau zero, iar daca sistemul nu ni se mai potrivea puteam sa renuntam la el oricand, fara sa fi facut o investitie initiala.

Inainte de QHRM, ne lovisem de refuzul managementului la implementarea unui alt sistem software, iar costurile ridicate de licentiere nu au fost singurul motiv pentru care nu am reusit sa convingem boardul de directori/shareholderii. Cateva dintre costurile „ascunse” enumerate de acestia au fost: achizitionarea echipamentului hardware si a licentei pentru sistemul de operare, si toate costurile de mentenanta si administrare asociate. In plus, cel putin unul dintre angajatii departamentului IT trebuia sa invete sistemul si sa se ocupe de mentenanta serverului, a aplicatiei si de backup-ul datelor.

Un aspect pe care trebuia sa il avem in vedere era faptul ca, dupa o perioada de timp, daca ne dadeam seama ca sistemul nu mai corespunde nevoilor noastre, ramaneam cu o licenta scumpa si nefolositoare.

Aspecte legate de securitatea si siguranta informatiilor

Introducerea unui sistem intr-un mediu corporate ridica o suita de alte probleme, in special in momentul in care sistemul in cauza urmeaza sa manipuleze date cu caracter confidential: securitatea si siguranta informatiilor. QHRM-ul a reusit sa acopere cerintele noastre si pe zona de securitate: transmisia datelor si bazele de date sunt criptate, iar accesul la aplicatie se poate face doar de pe calculatoarele pe care este instalat un certificat de securitate generat individual pentru fiecare utilizator in parte.

Alte avantaje aduse departamentului HR

Gestionarea unui volum mare de informatii a fost nevoia generica pentru care am luat decizia implementarii unui sistem IT care sa sprijine activitatea noastra de recrutare si HR. Chiar daca la inceput nevoile noastre specifice nu erau extrem de clare, dupa primele luni am inceput sa observam multe alte avantaje pe care le-am obtinut si fara de care, acum, activitatea de recrutare ni s-ar parea poate nu imposibila, dar in mod sigur anevoioasa, si in orice caz, de o eficienta mult redusa.

Una dintre probemele cu care ne confruntam inainte de implementarea sistemului integrat de recrutare era identificarea si raportarea unui status al recrutarii in timp util, si urmarirea precisa a activitatii de recrutare. Toate acestea au devenit extrem de facile, deoarece prima pagina („dashboard-ul”) aplicatiei prezinta instantaneu toate aceste informatii, iar jurnalul de activitati pune la dispozitie o imagine complexa. Spre exemplu, utilizarea istoricului ne-a permis sa analizam activitatea de HR si sa intelegem unde apar intarzierile in proces si sa le reducem. Aceleasi rapoarte ne-au permis sa efectuam analize ale procesului de HR si sa intelegem unde exista o lipsa de eficienta a procesului.

Spre exemplu, numarul foarte mare de persoane care treceau de filtrul initial si intrau in proces comparativ cu numarul de CV-uri care erau acceptate in urma primului interviu ne-a facut sa intelegem ca una dintre problemele in activitatea de recrutare era neacordarea filtrelor initiale cu cerintele pozitiilor tehnice. Prin rafinari repetate ale procesului pe baza informatiilor oferite de sistem, rata de succes, initial aflata in jurul a 5%, a crescut ulterior catre 20-25%.

Astfel, nevoile de baza au fost rezolvate aproape instantaneu: urmarirea activitatii si raportarea, organizarea si versionarea CV-urilor, centralizarea informatiilor si a notitelor referitoare la candidati, accesul printr-un punct unic la intregul istoric al unui candidat.

Faptul ca orice informatie poate fi cautata si gasita instantaneu, indiferent cu cata vreme in urma a fost introdusa in sistem, a fost un alt avantaj major, si impreuna cu filtrele aplicabile informatiei din sistem ne-au permis o rata extrem de ridicata de „reutilizare”. Candidatii care au fost respinsi pentru o anumita pozitie, dar se potrivesc pe o alta, sunt acum identificati imediat si automat de catre sistem – ceea ce reduce foarte mult din efortul, in trecut manual, de a cauta si identifica persoanele potrivite pentru o anume pozitie.

Un alt ajutor a venit sub forma calendarului integrat in aplicatie. Stabilirea unei intalniri sau crearea de memento-uri se transpune automat in calendarul sistemului care poate fi sincronizat cu calendarul personal sau al diversilor intervievatori.

Pasul final a fost facut la inceputul lui 2010 cand am lansat si un portal integrat de cariere. Avantajul adus de aceasta integrare este ca odata creata descrierea pozitiei in sistem, aceasta apare pe portal, unde oricine poate sa aplice si sa isi trimita CV-ul online, candidatii fiind inregistrati automat in sistem si profilul fiind completat automat pe baza CV-ului trimis.

Daca la inceputul anului am pornit de la nevoile de baza ale unui departament de HR – respectiv gestionarea unui volum mare de informatii, cu ajutorul sistemului am reusit in scurt timp sa eficientizam intr-o mare masura procesele departamentului de HR, si sa reducem semnificativ costurile de recrutare.

Ioan Iacob, Partner & Senior Consultant Qualitance