… scurtam sedintele?
Claritate si viteza de reactie
Daca ar trebui sa rezum, as spune ca in cazul sedintelor convocate cu prilejul unei schimbari majore, intr-o situatie de criza, claritatea informatiilor pe care le pui la dispozitia angajatilor este esentiala. Este important sa te asiguri ca toata lumea "vorbeste aceeasi limba", ca dispunem cu totii de toate informatiile legate de problema respectiva, si ca, astfel, masurile care trebuie luate vor fi implementate corect. In acelasi timp, este important sa se primeasca feedback din partea managerilor, pentru a avea la dispozitie toate datele problemei si pentru a ajunge la o solutie. In cazul unei crize, exista un comitet desemnat anterior ai carui membri se intalnesc in astfel de situatii.
Agenda si protagonistii…
Agenda depinde de tipul sedintei, de prioritatea ei. Daca este o situatie de criza care impune o sedinta de urgenta, ea poate fi anuntata prin telefon. Un bun plan de comunicare in situatii de criza presupune existenta unei definitii exacte a ceea ce constituie o criza pentru companie, precum si a unei "celule de criza", proceduri clare, in care fiecare membru are un rol bine stabilit. Pentru astfel de situatii, exista si resurse alocate, disponibile in orice moment (o sala dedicata de conferinte, echipamente de telecomunicatii etc).
In cazul sedintelor periodice, cum sunt cele saptamanale prin care top managementul si middle managementul revizuiesc impreuna cu subalternii lor proiectele derulate, fiecare participant are deja introdus in calendarul electronic ora si locatia sedintei.
O agenda bine stabilita inseamna o sedinta eficienta. Ca timp, este de preferat o sedinta dimineata, si de evitat plasarea ei la ora pranzului sau la finalul programului, cand atentia interlocutorilor este mai redusa. E-mailul este un alt instrument util in anuntarea si planificarea sedintelor.
In functie de numarul de participanti, sedintele pot avea loc in biroul managerului superior, insa, in general, salile de conferinte special amenajate pentru acest tip de activitati sunt preferate.
Cand este necesara o consultare a colegilor nostri din Grecia sau oricare dintre celelalte tari de operare ale grupului COSMOTE, de exemplu, si, in general, pentru sedintele din cadrul multinationalelor, in care sunt implicate si birourile din strainatate ale companiei si sunt discutate proiecte de amploare, se organizeaza si videoconferinte.
Materialele sunt pregatite de fiecare responsabil de proiect in parte si pot include de la prezentari ale rezultatelor unui program, pana la probleme intampinate, date cantitative, legislatie etc.
In ceea ce priveste suportul logistic, acesta include un laptop pentru a stoca prezentarile, un retroproiector, flipchart, tabla si, de multe ori… cafea pentru a tine participantii alerti. Liderul de proiect sau managerul este cel care conduce sedinta.
… cat dureaza?
Sedintele se prelungesc atata timp cat este necesar pentru tratarea tuturor subiectelor aflate pe ordinea de zi. De obicei, cu cat sunt mai multe persoane implicate, cu atat sedinta are toate sansele sa tina mai mult. In mod ideal, sedintele nu ar trebui sa ocupe mai mult de o ora, acest interval fiind eficient atat din punct de vedere al concentrarii, cat si pentru ca nu interfereaza cu activitatile programate in cursul zilei respective. In general, in cursul sedintelor se stabilesc si toate aspectele legate de follow-up si se desemneaza persoana care sa il realizeze, intr-un anumit termen.