… transformi auditul intern din “rau necesar” in valoare adaugata?

Intr-un mediu de afaceri aflat intr-o permanenta schimbare, cu cerinte legislative si competitive din ce in ce mai complexe si mai sofisticate, stabilirea strategiei unei companii este, pentru managementul ei, de multe ori, similara unei echilibristici periculoase pe sarma.

In acest context, auditul intern ii confera unei organizatii o siguranta ridicata privind gradul de control asupra operatiunilor sale si o indruma in vederea imbunatatirii acestora.

Nu traim intr-o lume utopica, cu zero riscuri si nici un auditor nu isi propune acest lucru, deoarece este imposibil de realizat.

Scopul unui departament de audit intern eficient este sa se asigure ca posibilitatea unei caderi este cat se poate de mica si ca ochiurile plasei de siguranta sunt stranse suficient de bine. In acest fel, o posibila cadere va fi lipsita de urmari periculoase pentru companie. Succesul acestei abordari consta in mularea intregii activitati a departamentului de audit intern pe strategia companiei – o actiune preventiva continua si la obiect.

Managementul devine clientul auditorului

O schimbare esentiala a sistemului intern de valori al auditorului intern o constituie trecerea de la o abordare similara privirii prin oglinda retrovizoare (cand managementului ii sunt semnalate riscurile existente pana in acel moment) la o privire constructiva catre potentialele riscuri viitoare. Aceasta si prin construirea de scenarii de imbunatatire a activitatii curente, atat din punctul de vedere al riscurilor operationale, cat si din cel al maximizarii eficientei. Auditorul face trecerea de la "politist" la "partener".

In pas cu cerintele actuale ale mediului competitiv, chiar si prea multe controale redundante reprezinta un risc operational pentru companie – acela al scaderii eficientei, ingreunarii proceselor operationale si, in ultima instanta, al pierderii clientilor in avantajul competitiei.

In plus, faptul ca managementul devine in prezent "clientul" auditorului intern, schimba major misiunea auditului. Managementul trebuie invatat sa previna singur riscurile operationale de care este direct responsabil, astfel incat auditorul sa nu mai intalneasca mereu aceleasi riscuri. Astfel, intreg procesul de audit devine complet transparent, de la stabilirea, impreuna cu managementul, a riscurilor ce urmeaza a fi incluse in obiectiv pana la evaluarea potentialului impact al riscurilor identificate.

Odata atins un nivel optim de comunicare in stabilirea comuna a riscurilor cu managementul companiei, se poate trece la cresterea numarului acestor practici contructive. Un exemplu ar fi crearea unui program prin care sa fie realizata monitorizarea riscurilor identificate de catre management si evaluarea continua a potentialelor zone de alerta ce ar deriva de aici.

O schimbare valoroasa poate fi adaptarea recomandarilor de reducere a riscurilor identificate, in functie de procesul auditat si de nivelul de management caruia i se adreseaza raportul final. Acest proces are la baza cunoasterea in profunzime a procesului auditat si un nivel calitativ profesional sofisticat al auditorului.

Planul de audit intern

Ceea ce il face pe un auditor sa fie de succes este abilitatea sa de a construi planul de audit pornind de la obiectivele strategice ale companiei pentru perioada urmatoare. Managementul – mai ales cel executiv – va considera cu adevarat valoroasa scoaterea in relief a potentialelor riscuri ce pot impiedica compania sa isi atinga obiectivele strategice.

De exemplu, daca organizatia isi propune o crestere spectaculoasa a vanzarilor in perioada urmatoare, iar acest obiectiv va fi realizat prin diversificarea retelei de vanzare, auditul intern isi propune sa auditeze:

• procesul de recrutare a noilor agenti;
• comisionarea acestora;
• principalii factori de demotivare ce ii pot impiedica pe agenti sa urmareasca obiectivele de vanzari;
• aspectele logistice ale procesului de vanzare;
• aspectele de etica si conformitate cu legislatia aplicabila in cazul vanzarii catre clienti (precum selectarea clientilor, validitatea contractelor incheiate, aspecte de frauda etc.)

Beneficiile unei astfel de abordari a departamentului de audit intern sunt multiple. In primul rand, se evita epuizarea resurselor managementului in directii putin importante pentru corporatie, identificarea unor riscuri redundante si focusarea pe unele procese nesemnificative in momentul de fata.

Prin aceasta strategie, departamentul de audit urmareste cresterea nivelului de constientizare a riscurilor operationale si combaterea proactiva a acestora de catre management si de catre toate celelalte departamente de risc implicate in procesul de audit. Iar acest lucru nu poate fi decat benefic pentru "plasa de siguranta" a companiei. Arta selectiei proceselor de audit face tocmai ca, in tot acest sistem de aliniere la obiectivele strategice, sa nu se altereze aderenta la standardele internationale de audit.

Un element esential in aplicarea acestor strategii de catre un departament de audit intern de succes este calitatea personala si profesionala a auditorilor. Ingredientele succesului unui auditor intern cu adevarat valoros pentru companie sunt: abilitati certe de negociator, relatii interpersonale excelente si adaptarea continua la un mediu de afaceri alert si competitiv, impreuna cu o pregatire profesionala tehnica neintrerupta.