Vrei să fii multitasking? Fă-o înțelept!

Dacă se întâmplă să te găsești într-o situație în care pare că vei fi copleșit de lucrurile pe care trebuie să le faci la birou, idealistcareers.org ne ajută să facem un pic de ordină într-un aparent haos.

Clarifică-ți prioritățile

Cum începi să vezi mapele de lucru care încep să se aglomereze pe biroul tău sau te trezești cu responsasbilități în plus după o ședință, fa-ți timp și discută câteva minute cu șeful tău. Vezi care sunt cele mai arzătoare priorități pe care le ai și care sunt cele care mai pot aștepta un pic. Discuția poate fi aprinsă. De aceea, ar trebui să îți pui următoarele întrebări:

1. Ce proiecte vor avea un impact negativ asupra firmei dacă sunt amânate?
2. Ce proiecte vor aduce cel mai semnificativ ROI (return on investment)?
3. Care sunt proiectele pe termen lung care pot fi făcute în timp și care sunt proiectele pe termen scurt care necesită atenția imediată?

Apelează la ceilalți

După ce ți-ai făcut o listă clară de priorități, caută oamenii care sunt disponibili și care te pot ajuta cu taskurile tale. Uneori un efort de echipă poate fi semnalul care duce munca la bun sfârșit.

Fii organizat la secundă

Sunt sute de articole care descrie diverse metode de time management. De la listele pe care le faci zilnic, la cele săptămânale, de la stabilirea unor deadlineuri realiste la atingerea unor scopuri comune care vor aduce un plus de valoare cert. Printre sfaturile pe care le dau specialiștii sunt și schemele de lucru zilnic. O astfel de structură spune că în fiecare zi ar trebui să ai un proiect mare, trei proiecte de importanță medie și cinci taskuri mici. Este un fel de a aborda fiecare zi de lucru care se poate dovedi extrem de eficient.

Pregătește-te din timp

Uneori, chiar e nevoie să faci un hei-rup tradițional, să-ți sufleci mâinile. Ce trebuie să ai? În primul rând, un partener de muncă cu care să începi treaba mai ales dacă este vorba despre proiecte de anvergură. În al doilea rând, taskurile care sunt cele mai neplăcute ar trebui făcute cel mai repede, chiar de dimineață. În al treilea rând, să ai în vedere și o perioadă de pregătire a proiectelor care știi că vor veni curând. Ultimul pas este vital. Cu cât începi să te interesezi de proiect din timp, cu cât îți rezervi o perioadă de pregătire mai extinsă în care să afli tot ce este de aflat, cu atât vei avea mai mai puține de făcut odată treaba începută. Altfel spus, pregătirea unui proiect poate însemna chiar și jumătate din munca efectivă pe care o depui la acel task.

Fii mândru cu ce realizezi

Când ești prins cu taskurile zilnice și nici nu ai timp să îți tragi sufletul e greu să păstrezi evidența tuturor lucrurilor pe care le duci la bun sfârșit. Însă acest lucru este necesar pentru că îți dă viziunea de ansamblu pe care trebuie s-o ai. Pe de altă parte, trebuie să știi când să refuzi și ce să refuzi. La urma urmelor, e ok să nu iei toate taskurile asupra ta.