Cum să îți grupezi task-urile pe tipuri de energie, nu doar pe deadline-uri

Planificarea zilei doar în funcție de deadline-uri pare logică, dar nu ține cont de realitatea cea mai simplă: nu avem același tip de energie de dimineața până seara. Uneori ai mintea limpede și chef de rezolvat lucruri grele. Alteori, parcă nici să răspunzi la un e-mail nu-ți vine. Ce-ar fi dacă ți-ai organiza task-urile în funcție de tipul de energie necesar astfel încât să le poți face bine, nu doar în funcție de urgență?

To-do list-urile tradiționale îți spun ce ai de făcut, dar nu și când e cel mai potrivit moment să faci acel lucru. Așa apar frustrările: începi cu un task greu când încă nu te-ai dezmorțit sau te apuci de ceva creativ când deja ești epuizat.

Iar rezultatul? Efort mare, productivitate mică. În loc să forțezi lucrurile, poți adapta munca la starea ta de energie.

Trei tipuri de energie care contează

Uneori, ai energie pentru sarcini care necesită concentrare profundă: scris, analiză, strategie, decizii importante. Acestea merg cel mai bine dimineața sau după o pauză bună.

Alteori, ai mai multă energie socială, ideală pentru call-uri, întâlniri, feedback sau brainstorming în echipă. Asta nu ține doar de nivelul tău de energie, ci și de deschiderea ta pentru interacțiune cu alții.

Și, desigur, sunt și momente în care ai o energie scăzută sau mecanică, potrivită pentru task-uri repetitive: sortat fișiere, completat rapoarte, răspunsuri simple la e-mailuri. Astea pot merge în „golurile” de energie de după-amiază.

Cum îți organizezi ziua în funcție de energie

Începe cu o scurtă analiză asupra ritmului tău natural. Când ești cel mai focusat? Când îți vine să stai în liniște și când ai chef să vorbești cu oameni?

Apoi, în loc să ai un singur to-do list, încearcă să îți grupezi task-urile pe „blocuri de energie”. Un bloc de o oră pentru focus, unul pentru call-uri, altul pentru task-uri ușoare. În felul ăsta, te sincronizezi cu propriul ritm, nu te mai împingi să fii productiv când nu ai resurse.

Bonus: devii mai realist

Acest sistem te obligă să îți limitezi așteptările. Nu mai bagi 10 task-uri grele într-o zi, pentru că știi că nu ai cinci „blocuri de energie mentală”. Devii mai atent cu timpul tău și mai puțin frustrat când, de fapt, ai fost eficient, doar că nu în modul clasic.

În definitiv, planificarea nu e mereu despre cum să faci mai mult, ci despre cum să faci mai bine, cu energia pe care o ai. Iar dacă înveți să lucrezi cu tine, nu împotriva ta, vei câștiga timp, claritate și, poate, un pic mai multă liniște.

CITEȘTE ȘI: Procedura de predare a unui proiect: cum să o standardizezi ca să nu uiți nimic important

Foto: ID 110429749 © Wanida Prapan | Dreamstime.com