Design organizațional – întâlnirile/ședințele, între online și fizic

Într-o organizație, poate cea mai importantă parte care duce la buna funcționare a sa este managementul. Ce știm despre el? Apariţia managementului ca ştiinţă este relativ recentă. Acesta a apărut în S.U.A. odată cu mişcarea pentru conducerea ştiinţifică, în primii ani ai secolului trecut.

Termenul de management are două sensuri şi anume:
Ştiinţă: ansamblu organizat şi coerent de cunoştinţe – concepte, principii, metode şi tehnici – prin care se explică fenomenele şi procesele care au loc în conducerea organizaţiilor.
Artă: măiestria managerului de-a aplica la realităţile diferitelor situaţii, cu rezultate bune, în condiţii de eficienţă, cunoştinţele ştiinţifice.

Managementul organizaţiei este ştiinţa care studiază procesele şi relaţiile de management pentru descoperirea legităţilor şi principiilor care le guvernează în scopul conceperii de noi sisteme, metode, tehnici şi modalităţi de conducere care să asigure competitivitatea organizaţiei. Esenţa ştiinţei managementului o reprezintă studiul relaţiilor şi proceselor de management cu scopul de a descoperi principiile şi legităţile care explică conţinutul şi dinamica managementului prin situarea în centrul atenţiei a omului ca subiect şi obiect al managementului.

Acum, că am stabilit ce înseamnă termenul de management și ce implică acesta, ne îndreptăm atenția spre conceptul de design organizațional, ramură a managementului.

Vorbim despre relațiile dintre angajatori și angajați. Despre pandemie. Despre cum s-au schimbat majoritatea locurilor de muncă în această perioadă, de flexibilitate, de nevoi. Au apărut parcă peste noapte companii care oferă spații de birouri pentru angajații care vor să lucreze remote, dar nu de acasă. Au fost adaptate strategii de flexibilizare a muncii pentru ca organizațiile să funcționeze la parametri normali. Noul normal a dozat și întâlnirile cu colegii. Am ajuns să ne vedem pe diferite platforme online pentru a face ședințe, a discuta strategii de marketing sau pur și simplu pentru a ne vedea colegii.

Specialiștii în domeniu au realizat câteva studii și au aflat că părerile sunt împărțite în ceea ce privește întâlnirile între colegi. O parte dintre angajați preferă întâlnirile fizice, o altă parte le preferă pe cele online. Pentru început, trebuie clarificat un aspect – în legislație există doi termeni separați care descriu munca de la distanță: telemunca și munca la domiciliu. Deși cele două concepte sunt foarte similare, totuși legislația face diferență între acestea, în mare parte pentru că sunt descrise de două legi diferite: Legea nr. 81/2018 pentru telemuncă și Legea nr. 53/2003 – munca la domiciliu.

Este bine ca întâlnirile să aibă loc în online sau fizic? De ce?

La această întrebare ne răspunde specialistul Liviu Zamfir, HR Business Partner la ING Bank România:

General vorbind, întâlnirile servesc la îndeplinirea unui scop specific. Astfel, întrebarea de mai sus se poate traduce prin: „Ce tip de întâlnire (online sau fizică) devine mai potrivită pentru acel scop?” Necesită obiectivul întâlnirii prezența fizică sau, pur și simplu, obiectivul este rezolvabil online, printr-un scurt call?

În acest context, cred că important este ca grupul celor prezenți în întâlnire să se consulte asupra cadrului în care se vor vedea. Firește, mai avem la dispoziție și un al treilea scenariu, cel al întâlnirilor hybrid, atunci când membrii grupului nu ajung la un spațiu comun de întâlnire, așa că o parte rămân online, o parte fizic. În momentul de față, simt că am depășit perioada soluțiilor unice, prescriptive. Avantajul acestui teritoriu atât de reglabil ar fi flexilibilitatea, care ne oferă tuturor nenumărate opțiuni de organizare a timpului. Dezavantajul, firește, ar fi că suntem mereu puși în contextul de a ne căuta singuri soluția potrivită. Asta înseamnă o schimbare de mentalitate, o reașezare a modului nostru de gândire, ceea ce presupune un efort suplimentar, însă conduce și la un proces de agilitate. In fond, fără a teoretiza în exces procesul, cred că a experimenta rămâne unica soluție: trial & error până descoperim cum ne simțim cel mai confortabil între lucrul de acasă vs întâlnirile offline cu colegii. Unde este numitorul comun, astfel încât să nu pierdem contactul cu echipa și oamenii alături de care lucrăm zi de zi vs să nu renunțăm la flexibilitate.

Bineînțeles, poate exista falsa senzație că totul a migrat online, mai ales în urma perioadei pandemice, când totul a funcționat în regim de urgentare. Cu toate astea, avem nevoie și de apartenență, de interacțiunea socială față în față, de energia oamenilor. Suntem ființe umane și, deși mediul online poate fi total funcțional în unele domenii, ar fi păcat să ne pierdem acest exercițiu continuu de a socializa, de a ne ne acomoda la cadre sociale, de a simți că aparținem unei comunități.”

*Proiectul „Work Smart” este suținut de ING Bank România. Să lucrezi la ING înseamnă să ai libertatea de a explora și de a învăța. Ideile tale sunt ascultate și beneficiezi de încrederea și sprijinul echipei pentru a face lucrurile să se întâmple zi de zi.