Haosul documentelor: Cum să construiești un sistem de versiuni care te scapă de „final_final_bis”

Indiferent dacă lucrezi la un pitch deck pentru investitori sau la un produs digital, există un moment inevitabil: salvarea fișierului. Și, aproape de fiecare dată, ajungi să ai foldere întregi cu variante numite „V1”, „V2”, „final”, „final_final”, „final_final_bis” și, într-un final, „final_de_trimis_bun_v7”.

Dacă vrei să arăți profesionalism, ai nevoie de un sistem de versiuni clar și logic. Nu doar pentru tine, ci pentru întreaga ta echipă.

Stabilește de la început o convenție clară

Primul pas este să alegi o regulă de denumire și să te ții de ea. O metodă simplă și eficientă este să folosești un format standardizat, cum ar fi [Nume Proiect]_[Tip Document]_v[Versiune].[Revizie]. De exemplu: PitchDeck_Investitori_v1.0.

Aici, versiunea principală indică schimbările majore (v1.0, v2.0, v3.0), iar revizia semnalează modificări minore (v1.1, v1.2 etc.). Astfel, știi dintr-o privire dacă documentul este aproape finalizat sau abia la început.

Adaugă data, când are sens

Pentru proiectele în care lucrezi zilnic sau în echipă, e o idee bună să adaugi și data ultimei modificări, în formatul YYYYMMDD. De exemplu: Raport_Anual_v2.1_20250426. Așa nu doar că eviți confuziile, dar ai și un istoric clar al evoluției documentului.

Totodată, este foarte important ca toți cei implicați să știe când e cazul să modifice versiunea principală și când să ajusteze doar revizia.

Ca regulă generală:

• O versiune majoră (v2.0, v3.0) marchează schimbări esențiale de structură, conținut sau strategie.

• O versiune legată de o revizie (v1.1, v1.2) acoperă corecturi minore, ajustări de formatare sau update-uri punctuale.

Dacă stabilești aceste criterii, vei evita versiuni numite “final_final” doar pentru că ai schimbat o virgulă.

Organizează procesul de livrare

În echipă, trebuie să existe un acord clar asupra momentului în care un document devine „gata”. Cine dă undă verde finală? CEO-ul? Project Managerul? Sau e nevoie de validarea clientului?

Poți introduce un sistem simplu de statusuri:

• DRAFT: documentul e încă în lucru

• REVIEW: pregătit pentru feedback

• FINAL: validat și gata de livrare

Astfel, când vezi un fișier numit BusinessPlan_FINAL_v3.0, știi sigur că nu mai este nevoie de alte modificări.

Nu în ultimul rând, obișnuiește-te să salvezi de fiecare dată o nouă copie a fișierului, în loc să rescrii peste cel vechi. Fie că folosești Google Drive, Dropbox sau orice altă platformă de colaborare, backup-ul și salvările frecvente te pot scăpa de tragedii de genul „am pierdut tot ce lucrasem ieri”.

E mai bine să ai prea multe versiuni salvate decât să regreți că ai pierdut progresul.

Așa că data viitoare când ești tentat să scrii „final_final_final_bun_trimis_corectat.pptx”, amintește-ți: un simplu v3.2_20250426 e mai elegant, mai logic și mult mai profesionist.

CITEȘTE ȘI: Inbox detox: cum să îți golești căsuța de email în 30 de minute fără să pierzi nimic important

Foto: ID 51468230 @ Stokkete | Dreamstime.com