Mini-SOP pentru clienți noi: ce informații ceri din prima ca să nu pierzi timp pe parcurs
Oricine lucrează pe proiecte știe că primele conversații cu un client pot da tonul întregii colaborări. Dacă intri în lucru fără să clarifici toate lucrurile importante, te poți regăsi, peste două săptămâni, în situația în care ți se spune „n-am menționat că vrem și X” sau „nu e chiar asta ce aveam în minte”. Aici intervine utilitatea unui mini-SOP (Standard Operating Procedure), adică o procedură simplă, clară, pentru onboarding-ul de bază al clientului.
Nu trebuie să fie un document stufos. Poate fi un formular de două pagini sau un checklist într-un e-mail bine structurat. Important e să îți stabilești de la început care sunt întrebările de bază la care ai nevoie de răspuns, ca să știi exact cu ce lucrezi și unde trebuie să ajungi.
Informații fără de care nu începi
Un mini-SOP bine gândit ar trebui să-ți ofere următoarele clarificări:
- Obiectivul clientului: Ce vrea să obțină concret din colaborare? Cum arată un rezultat bun în viziunea lui?
- Deadline real vs. deadline ideal: Ce e fix și ce e flexibil?
- Buget sau interval estimat: Dacă nu există o sumă fixă, e important să știi baremul în care te încadrezi. Altfel, riști să propui o soluție care nu se poate susține financiar.
- Public țintă sau utilizator final: Cui i se adresează produsul, serviciul sau comunicarea? Informațiile vagi duc la soluții vagi.
- Tone of voice sau stil de comunicare: Mai ales în proiectele creative, e vital să știi dacă brandul este prietenos, ironic sau conservator, de exemplu.
- Puncte sensibile sau cerințe obligatorii: Există ceva ce clientul nu vrea în niciun caz? Un element obligatoriu de menținut? Aceste lucruri, dacă ies la iveală târziu, pot dubla timpul de lucru.
Onboarding fără birocrație
Așa cum spuneam, un mini-SOP nu trebuie să arate ca un formular de recrutare. Poate fi un simplu e-mail cu întrebările importante, prezentate ca parte firească a procesului tău de lucru. Tonul poate fi relaxat, dar clar: „Ca să înțeleg mai bine nevoile voastre și să nu irosim timp, îți propun să clarificăm câteva puncte de bază înainte să începem” este un exemplu.
Poți folosi un formular sau poți face o sesiune scurtă de 15–20 de minute în care parcurgi punctele respective. Important e ca acea structură să fie mereu aceeași.
E o modalitate simplă prin care nu doar că te ajuți pe tine, dar îi arăți și clientului că știi ce faci, creezi claritate și protejezi timpul amândurora.
Foto: ID 157658423 @ Rostislav_sedlacek | Dreamstime.com