Cum faci să nu clachezi la job în perioadele supraaglomerate – mitul supereroului Greuceanu nu mai e la modă

Ritmul de lucru în viața profesională nu e întotdeauna constant. Există fluctuații, în funcție de calendar, de vârstă, de situații de viață precum maternitatea sau revenirea după probleme medicale mai grave. Pentru unii, există chiar o ciclicitate, cu perioade intense în sezonul toamnă-iarnă-primăvară și mult mai relaxate pe timpul verii.

Unii își pot calibra chiar programul cu mult timp înainte, pentru că lucrează în domenii cu o dinamică destul de previzibilă. Dar de cele mai multe ori, oamenii se plâng că sunt foarte încărcați, cu multe ore lucrate peste program.

De multe ori aceste dopuri se produc înaintea intrării în concediu sau în vacanțele de Sărbători, când toți vor să își lase lucrurile puse în ordine. Sau la fel, la revenirea din concediu, când toate lucrurile întâmplate între timp, în lipsa ta, se vor prăvăli peste tine, proaspăt întors de pe plajă sau din citybreak-ul vieții tale.
Apoi mai sunt și proiectele speciale, evenimentele companiei, lansările de produs, campaniile – toate catalogate ca fiind cele mai importante proiecte ale companiei.

În perioadele intense de muncă, principalul obiectiv este menținerea nivelului optim de concentrare și dozarea unui nivel de energie la cote acceptabile pentru o funcționare decentă. Conform specialiștilor Harvard Business Review, pentru perioadele supraaglomerate, există câteva strategii de motivare a echipei pe care orice lider ar trebui să le știe și să le aplice.

Acceptă situația. În astfel de situații, e mai ușor să reziști dacă te împaci cu situația. Revolta împotriva a ceea ce se întâmplă este o mare consumatoare de energie care ar putea fi consumată în mod constructiv. Sentimentul că ești prezent 100% în ceea ce faci ușurează cumva volumul uriaș de muncă și previne risipa de energie.” Acceptarea nu înseamnă, însă, resemnare sau renunțare. Și în nici un caz resemnarea în fața unui abuz de putere care forțează oamenii să lucreze fără a fi recompensați.

Recompensează echipa pentru efortul susținut. Negociază împreună cu echipă încă de la începutul proiectului felul în care va fi recompensată. Pot fi negociate bonusuri, zile libere în compensație, pachete speciale de servicii (teambuiding, vouchere de cumpărături sau la SPA, vouchere de călătorie) etc. A porni la drum fără să motivezi echipa nu face decât să creeze resentimente uriașe, deadlineuri întârziate, lucrări de slabă calitate, oameni care abandonează proiectul. Un proiect nou are nevoie de entuziasm și creativitate, nu de revoltă și resentimente.

Înțelege emoțiile care te însoțesc pe parcursul unui proiect greu și cere ajutor. Gândurile negative sunt inerente într-un astfel de context, mai ales când la toate se adaugă oboseala sau chiar epuizarea. TEama că nu vei termina la timp sau că nu vei face lucrurile ca la carte se combină cu vinovăția că își negliezi familia și responsabilitățile personale. David Rock, directorul NeuroLeadership Institute, recomandă în cartea sa Your Brain at Work ca, în loc să ne reprimăm emoțiile sau să le negăm, să le identificăm, să le dăm un nume, să le punem chiar și o etichetă și să înțelegem ce ne transmite acea emoție. Data viitoare când te confrunți cu astfel de emoții, dă-le un nume – de exemplu, „vinovăție”, „frică”, „îngrijorare”.

Păstrează-ți conștiința de sine. Încearcă să nu cazi pradă mentalității de victimă, crezând că nu mai există și alte variante de exit. Ia un pic de distanță și gândește-te că peste ceva timp (1, 2, 5 ani), presiunea pe care o simți acum nu va mai exista sau nu va mai conta. Închipuie-ți cum te vei simți peste ceva timp când toată povara asta va dispărea și s-ar putea chiar să te amuzi de fricile care te copleșesc acum. Creează-ți un sistem compensatoriu pentru fiecare „hei rup” din această peioadă – un spectacol bun afterwork, o ieșire în club, o sesiune de shopping, un masaj relaxant – fiecare cu ce simte că îl încarcă mai bine. Și nu în ultimul rând, învață să spui NU atunci când e vorba despre vreun abuz.

Ține aproape cu oamenii care îți fac bine. Sunt oameni care își dau energie și oameni care te secătuiesc. Ține-te departe de „vampirii energetici” și adună-te cu cei care te fac să te simți bine.

Renegociază deadline-urile și/sau condițiile de lucru. Dacă simți că situația te depășește, explică echipei și șefului direct. Fii explicit și dă detalii despre ce te împiedică să te încadrezi în termenul inițial. Dar mai ales, fii sincer și nu inventa scuze acolo unde nu e cazul. Adevărul și onestitatea sunt cele mai bune instrumente de lucru în situații de maximă presiune.

Renunță la comportamentele de erou. Știi deja că nimeni nu îți construiește statuie. Important e ca la finalul fiecărui proiect strategic să rămâi în picioare, să îți savurezi reușita și nu să îți cheltui bonusurile pe internări în spital sau pe medicamente care să te învie din stadiul de legumă.

Opinia expertului

L-am întrebat pe Viorel Panaite (foto), Managing Partner Human Invest& Ken Blanchard Romania, cum se vede situația din perspectiva specialistului în resurse umane.

"Perioadele supra-aglomerate de la job sunt astăzi noul normal în majoritatea organizațiilor locale și internaționale. De la companii mici antreprenoriale, la companii mari multinaționale, volumul de muncă pe care îl văd azi este mult mai mare decât cel pe care îl vedeam acum 10–15 ani. Noua realitate cere pur și simplu să muncim și mai bine și mai mult pentru a reuși – la fel este desigur și cazul meu! Ca să facă față perioadelor supra-aglomerate, angajații găsesc și adoptă soluții în funcție de cultura organizației sau a departamentului din care fac parte.

Într-o cultură constructivă și soluțiile sunt constructive. Aici, în primul rând angajații știu că vor fi plătiți conform legii pentru orele suplimentare pe care le muncesc – poate nu chiar pentru toate (cum poți măsura numărul de ore pe lună la care un angajat se gândește la o soluție pentru muncă în drum spre casă, seara sau în week-end?), dar se ajunge la o măsură mulțumitoare pentru toate părțile. Tot aici, angajații poartă conversații pentru a reprioritiza proiectele, pentru negocierea unor termene și primesc ajutor din partea colegilor și superiorilor atunci când îi solicită. În organizațiile cu o cultură constructivă, flexibilitatea pe care o așteaptă compania de la angajați în astfel de perioade intense este privită și în beneficiul angajaților.

Acolo unde natura muncii permite, ei vin la birou mai târziu, după ora oficială de începere a programului, pentru a se recupera mai bine și mai repede sau își iau pauze de relaxare și profită de locurile special amenajate la locul de muncă (mese de tenis, locuri de masaj, de meditație etc) sau se revitalizează cu fructe și sucuri proaspete. Cel mai important lucru este că aici ei știu că împreună cu managementul superior pot găși soluții adminsitrative și tehnice care să îi sprijine în perioade de supra-aglomerare.

În organizațiile cu o cultură defensivă, lucrurile stau altfel – toată lumea are de pierdut prin soluțiile pe care eu le văd puse în practică în perioade de presiune foarte mare. Angajatorii nu țin cont de orele de muncă suplimentare și le plătesc în foarte mică măsură sau deloc: angajații simt însă că nu sunt tratați corect și arată un angajament mai scăzut, iar patronatul crede că nu primește suficientă recunoștință și loialitate pentru propriile sale eforturi.

În plus, în astfel de companii angajații știu că nu prea există loc de negociere a flexibilității programului de muncă, a volumului de muncă, a termenelor sau a priorităților. De aceea unii aleg soluția de a munci până pur și simplu „cad la datorie”, stresați și epuizați. În aceleași condiții, alții aleg soluția să nu facă tot ce trebuie făcut, pur și simplu să nu le mai pese, găsind motive să dea vina pe alții când sunt trași la răspundere sau chiar sabotând compania ca răspuns la abuzurile pe care le resimt.

În opinia mea, natura culturii organizaționale este cea care determină calitatea soluțiilor administrative și tehnice (procese, ritualuri, obiceiuri, conversații etc) la care ajunge managementul superior împreună cu ceilalți angajați pentru a sprijini oamenii să facă față cât mai bine perioadelor prelungite de efort intens și de supra-aglomerare.

Aveți grijă de cultura organizațională și ea va avea grijă de voi!"