Cum îți dai seama dacă o ședință devine pierdere de timp

La început, toate ședințele par să aibă un scop: să clarifice, să alinieze, să rezolve. Dar de câte ori nu te-ai trezit că te întrebi în mijlocul unui meeting: De ce sunt eu aici? Sau, mai rău, de câte ori nu ți-ai dat seama că ieși din ședință fără nicio concluzie clară, cu o oră pierdută și o listă neclară de taskuri care te așteaptă?

„Avem un call despre asta” a devenit reflexul universal, așa că e tot mai important să recunoaștem din timp când o ședință își pierde rostul și cum putem să ne protejăm timpul și energia.

Nu există o agendă clară

Dacă invitația la ședință nu conține un subiect specific sau puncte de discuție, e primul semn de întrebare. O ședință fără agendă e ca o drumeție fără hartă: poate fi interesantă, dar foarte rar ajunge unde trebuie.

În plus, dacă tu însuți nu știi de ce ai fost invitat, întreabă înainte. E posibil să nu fie neapărat nevoie de prezența ta, iar timpul câștigat poate fi investit în ceva cu impact real.

Se discută, dar nu se decide nimic

E ușor de observat: se învârte discuția în cerc, fiecare aduce idei, dar nimeni nu propune o concluzie, o decizie sau un pas concret.

Dacă ședința se termină cu „hai să mai gândim” sau „revenim într-un alt call”, fără să existe un responsabil și un deadline, atunci a fost mai degrabă un schimb de opinii decât o întâlnire productivă.

O ședință utilă lasă în urmă acțiuni clare, nu doar impresii.

În plus, dacă doar 2-3 persoane conduc discuția, iar ceilalți tac sau răspund doar când sunt întrebați, e un semn că acea întâlnire putea fi fie mai scurtă, fie doar un e-mail, cum s-ar spune. Eficiența unei ședințe nu e dată de câți oameni participă, ci de cât de necesară e contribuția fiecăruia.

Dacă participi constant la ședințe unde nu ești implicat activ, ai tot dreptul să sugerezi un update scris sau un alt format.

Subiectul deviază constant

Ai venit să discuți strategia de lansare, dar de 20 de minute se vorbește despre fontul din prezentare. Sau despre ce s-a întâmplat la alt proiect, într-o altă echipă. Sigur, discuțiile informale pot fi bune pentru echipă, dar când devin regula și nu excepția, ședințele devin un vacuum de timp.

Un facilitator bun aduce conversația înapoi pe linie și se asigură că se acoperă ce s-a propus.

Iar dacă după o oră de meeting ai putea sumariza totul într-un paragraf, ai participat la o ședință care nu trebuia să fie ședință. Cu cât fluxurile de lucru devin mai digitale, cu atât mai important e să alegem formatul potrivit: unele lucruri chiar se pot rezolva mai rapid în scris.

Ce poți face?

• Întreabă politicos, înainte să accepți o invitație: „Care e obiectivul întâlnirii și cum pot contribui?”
• Propune alternative: documente de lucru colaborative, update-uri scrise sau video scurte.
• Dacă ești organizator, setează agende clare, durate realiste și scopuri bine definite.
• Dacă ești participant, pregătește-te și contribuie. O ședință bună e bună pentru toată lumea.

Timpul e una dintre cele mai valoroase resurse la job. Dacă ajungi să ieși din ședințe mai confuz decât ai intrat, e timpul să schimbi ceva. Nu toate întâlnirile de lucru sunt importante și e perfect ok să spui asta.

CITEȘTE ȘI: Când motivația lipsește, ce faci? Trei metode care te ajută să începi săptămâna fără stres

Foto: ID 56298300 © Rawpixelimages | Dreamstime.com