Standardele ISO: Coloana vertebrală a performanței organizaționale moderne | Revista HR Manager

Într-o economie globalizată, în care organizațiile sunt tot mai conectate, iar așteptările stakeholderilor cresc, standardizarea este o necesitate, nu un lux. Aici intervine ISO – International Organization for Standardization, sau în română Organizația Internațională de Standardizare, entitatea care modelează, de zeci de ani, limbajul comun al calității, performanței și eficienței în toate industriile și domeniile de activitate din lume.

Deși denumirea completă în limba engleză a instituției ar fi condus la abrevierea „IOS“, organizația a ales intenționat forma ISO pentru toate limbile pământului, deoarece ISO face trimitere la cuvântul „isos“, ce provine din greaca veche, dar care este folosit și în greaca modernă și care înseamnă egal, echivalent, același, subliniind ideea de uniformitate și standardizare internațională – un concept central în misiunea ISO.

Cu peste 25.000 de standarde publicate până în prezent, ISO a devenit referința globală în ceea ce privește bunele practici ce trebuie adoptate.

Dacă primele standarde ISO au vizat în principal domenii de activitate tehnice (precum ISO 9001 pentru managementul calității sau ISO 14001 pentru mediu), realitatea contemporană a extins aria lor de aplicabilitate și asupra dimensiunii umane a organizațiilor: adică asupra resurselor umane.

De ce am avea nevoie de ISO și în HR?

Resursele umane s-au transformat profund în ultimele decenii. De la o simplă funcțiune administrativă, HR-ul a devenit un partener strategic în dezvoltarea sustenabilă a companiilor în care acționează. Cu toate acestea, lipsa unui cadru unitar pentru desfășurarea proceselor de HR – de la recrutare la retenție; de la planificarea forței de muncă până la managementul performanței sau la integrarea strategică și etică a tehnologiei în HR – a impus necesitatea unor bune practici unanim acceptate, a unor standarde recunoscute la nivel internațional.

Astfel a luat naștere seria ISO 30400, dedicată Managementului capitalului uman, dezvoltată de Comitetul Tehnic ISO/TC 260. Această inițiativă vizează profesionalizarea HR-ului, promovând transparența, echitatea, performanța și dezvoltarea durabilă.

Există două tipuri de standarde ISO: certificabile și ghiduri?

Standardele ISO CERTIFICABILE sunt standar-de care conțin cerințe obligatorii, formulate de obi-cei cu expresii de tipul „shall“ („trebuie“). Aceste standarde au ca scop crearea unui cadru formal, auditat și verificabil extern.

Exemple:

• ISO 9001 – Quality Management – poate cel mai cunoscut ISO din lume
• ISO 30401 – Knowledge Management Systems, unul din standadele din grupa de interes pentru HR.

Ce trebuie să faci atunci când un standard ISO este certificabil? Nimic mai simplu. Urmează pașii prezentați mai jos:

1. Analizează cerințele standardului.

2. Implementează procese și politici interne care respectă cerințele cuprinse în strandard.

3. Documentează dovezile (formulare, proceduri, rapoarte).

4. Organizează un audit intern și corectează  apoi eventualele probleme sesizate de acest audit.

5. Solicită certificarea de la un organism acreditat extern – exemple de astfel de organisme de mare prestigiu: TÜV (Technischer Überwachungsverein din Germania), DNV (Det Norske Veritas din Norvegia), SGS (Société Générale de Surveillance din Elveția).

6. Menține și îmbunătățește sistemul conform evoluției standardului.

Standardele ISO GHIDURI (guidelines) – cum sunt majoritatea celor din seria ISO 30 400 (ex: ISO 30405, ISO 30414, ISO 30409) – nu pot fi certificate oficial de către un organism extern acreditat, dar sunt extrem de utile pentru dezvoltarea internă a funcțiunii de HR și a organizației în totalitatea ei.

Ce trebuie să faci atunci când standardul nu este certificabil extern, ci doar un ghid? Și de această dată sunt doar câțiva pași de urmat.

1. Studiază ghidul și identifică domeniul acoperit. Exemplu: ISO 30414 se referă la raportarea capitalului uman; ISO 30409 se referă la planificarea forței de muncă.

2. Compară conținutul standardului cu practicile tale actuale (realizează o analiză de tip „gap“), adică analizează ce faci deja din ce îți cere standardul să faci și ce mai ai de făcut.

3. Adaptează recomandările la realitatea organizației tale. Ghidurile sunt flexibile: nu trebuie să le aplici 100%, ci în funcție de context, dimensiunea organizației, industrie. Selectează cele mai relevante bune practice pentru organizația din care faci parte.

4. Integrează recomandările în politicile și procedurile interne. Creează sau actualizează
documente de HR (ex: proceduri de recrutare, grile de evaluare, KPI-uri, ghiduri de comunicare etc.).

5. Utilizează ghidurile ca bază pentru autoevaluare și îmbunătățire continuă. Creează un check-list intern și revizuiește periodic progresul.

6. Comunică implementarea ghidului. Mențio-nează în raportul de sustenabilitate, în auditul ESG sau în prezentările interne că departamentul de HR se aliniază, de exemplu, la recomandările ISO 30414 în ceea ce privește raportările referitoare la capita-
lul uman.

Exemplu practic:

Dacă folosești ISO 30414 – Guidelines for human capital reporting (Ghid privind raportările referitoare la capitalul uman), poți:

• să adopți indicatorii recomandați (ex: indicatorii privind fluctuația de personal, training, diversitate, etc);

• să publici o secțiune specială în raportul anual de sustenabilitate;

• să le demonstrezi în acest fel investitorilor, tuturor stakeholderilor, inclusiv angajaților că HR-ul știe ce face, e bine structurat și transparent.

În continuare, prezentăm standardele ISO pentru resurse umane deja în vigoare. În tabel se poate  observa și o rubrică referitoare la status. Ce ne spune această rubrică este dacă standardul respectiv este în vigoare, adică actual, dacă este în proces de revizuire sau dacă a parcurs deja acest proces și revizuirea standardului s-a încheiat.

În mod obișnuit, la fiecare 5 ani de la publicarea oficială, toate standardele ISO intră într-un proces numit „revizuire sistematică“ (systematic review). Dacă apar schimbări majore în industrie, tehnologie sau legislație, standardul poate fi revizuit mai devreme, iar dacă standardul nu mai este relevant, el poate fi anulat. Revizuirile se fac pentru a asigura relevanța și actualitatea standardului, pentru a corecta ambiguitățile sau lipsurile sale, pentru a reflecta cele mai noi bune practici globale, pentru a include inovații sau noi direcții în domeniu și/ sau pentru a răspunde solicitărilor comunității ISO sau ale utilizatorilor standardului.

Durata unei revizuiri este mare, de 1,5–3 ani, în funcție de complexitate și gradul de modificare, așa că nu aștepta dacă vrei să implementezi un standard ISO doar pentru că acesta se află în proces de revizuire.

În prezent sunt în vigoare următoarele standarde ce fac referire la activitatea de resurse umane: 

Număr ISO	Denumirea în Limba Engleză	Denumirea în Limba Română	Ce conține	Status	Poate fi certificat extern
ISO 30400:2022	Human Resource Management –Vocabulary	Managementul resurselor umane – Vocabular	Definește terminologia standardizată utilizată în toate standardele ISO din domeniul HR.	Actual	Nu
ISO 30401:2018	Knowledge management systems – Requirements	Sisteme de management al cunoștințelor – Cerințe	Prezintă cerințele pentru dezvoltarea unui sistem eficient de management al cunoștințelor în organizații.	În revizuire	Da
ISO 30405:2023	Guidelines on recruitment	Ghid privind recrutarea	Prezintă bune practici pentru atragerea, selecția și integrarea candidaților.	Revizuit	Nu
ISO 30408:2016	Guidelines on human resource governance	Ghid privind guvernanța resursei umane	Oferă principii și orientări pentru o guvernanță eficientă a resurselor umane	Actual	Nu
ISO 30409:2016	Workforce planning	Planificarea forței de muncă	Oferă ghiduri pentru identificarea, dezvoltarea și optimizarea nevoilor viitoare de personal.	Actual	Nu
ISO 30414:2018	Guidelines for human capital reporting	Ghid privind raportările referitoare la capitalul uman	Furnizează un cadru pentru raportarea internă și externă a datelor privind capitalul uman.  Un standard esențial pentru transparența și maturitatea funcțiunii de Resurse Umane, oferă un cadru detaliat pentru monitorizarea, evaluarea și comunicarea indicatorilor referitori la capitalului uman, evidențiind contribuția capitalului uman la performanța organizațională.	În revizuire	Nu
ISO 30415:2021	Diversity and inclusion	Diversitate și incluziune	Stabilește direcțiile de adoptat pentru crearea unui mediu de lucru divers și incluziv.	Actual	Nu
ISO/TR 30406:2017	Sustainable employability management	Managementul angajabilității durabile	Prezintă ghiduri care să ajute organizațiile în susținerea capacității persoanelor de a obține, menține și progresa într-un loc de muncă, în funcție de competențe, adaptabilitate și cerințele pieței.	Actual	Nu
ISO/TS 30407:2017	Cost per hire	Costul per persoană angajată	Prezintă o metodologie de calcul pentru costurilor reale asociate procesului de recrutare.	Actual	Nu
ISO/TS 30410:2018	Impact of hire	Impactul angajărilor	Prezintă metrici pentru măsurarea impactului angajărilor asupra organizației	Actual	Nu

În timp ce seria ISO 30400 oferă specialiștilor în resurse umane un cadru esențial pentru dezvoltarea strategiilor și politicilor generale – cum ar fi recrutarea, planificarea personalului sau promovarea diversității –, există și un alt standard deosebit de important: ISO 10667. Acesta adresează un aspect esențial și aplicat al activității de HR – evaluarea corectă și obiectivă a oamenilor. Deoarece HR-ul este direct implicat în alegerea și aplicarea instrumentelor de evaluare a candidaților și angajaților, în diferite etape ale parcursului lor profesional în organizație, implementarea standardului ISO 10667 devine o resursă valoroasă pentru asigurarea echității, calității și transparenței în aceste procese.

ISO 10667 este împărțit în două părți complementare:

• Partea I stabilește cerințe pentru organizația care comandă evaluarea (organizația client) – de la definirea scopului până la protejarea drepturilor candidatului.

• Partea a II-a este dedicată furnizorilor de evaluări – psihologi, firme de consultanță în HR, consultanți independenți, etc – și reglementează metodele, etica și ca-litatea serviciilor oferite.

Rezultatul? Un cadru comun, echitabil și transparent între client, furnizor și persoana evaluată. Mai mult decât un simplu standard, ISO 10667 devine o garanție a profesionalismului și obiectivității în evaluarea candidaților sau  angajaților  utilizând  diferite  instrumente  psihometrice.

Număr ISO	Denumirea în Limba Engleză	Denumirea în Limba Română	Ce conține	Status	Poate fi certificat
ISO 10667-1:2020	Assessment service delivery  – Part 1: Requirements for the Client	Furnizarea de servicii de evaluare – Partea 1: Cerințe pentru client	Stabilește cerințele pentru organizațiile care achiziționează servicii de evaluare psihologică și profesională, inclusiv centre de evaluare / dezvoltare.  Acoperă aspecte precum: obiectivele evaluării, transparența procesului, feedbackul oferit candidatului, protecția datelor etc.	Revizuit	Da
ISO 10667-2:2020	Assessment service delivery – Part 2: Requirements for Service Providers	Furnizarea de servicii de evaluare –Partea 1: Cerințe pentru furnizorii de servicii	Stabilește cerințele pentru furnizorii de servicii de evaluare profesională în context organizațional, inclusiv centre de evaluare / dezvoltare..  Include cerințe privind: metode validate științific, imparțialitate, confidențialitate, respectarea standardelor etice.	Revizuit	Da

Organizația Internațională de Standardizare lucrează la crearea unor noi standarde relative la procesele de resurse umane, standarde ce vor face parte din grupa 30 400. Acestea sunt:

Număr ISO	Denumirea în Limba Engleză	Denumirea în Limba Română	Ce conține	Status	Poate fi certificat
ISO ISO/AWI 30416	Workforce Management	Managementul forței de muncă	Oferă un ghid pentru gestionarea eficientă a forței de muncă, inclusiv alocarea resurselor și planificarea personalului.	În dezvoltare	Nu
ISO/AWI 30419	Positive Candidate Experience in Recruitment	Experiența pozitivă a candidatului în procesul de recrutare	Oferă un ghid ce se concentrează pe asigurarea unei experiențe pozitive pentru candidați pe parcursul procesului de recrutare.	În dezvoltare	Nu
ISO/AWI 30440	Strategic and Ethical Integration of Technology in HR	Integrarea strategică și etică a tehnologiei în HR	Abordează utilizarea tehnologiei în HR, asigurându-se că aceasta este integrată într-un mod etic și strategic	În dezvoltare	Nu
ISO/AWI 30441	Workplace well-being – Guidelines for thriving workplaces	Bunăstarea la locul de muncă – Ghiduri pentru locuri de muncă prospere	Furnizează ghiduri pentru promovarea bunăstării angajaților și crearea unui mediu de lucru sănătos.	În dezvoltare	Nu
ISO/AWI 30442	Performance management in HR	Managementul performanței în HR	Oferă principii și procese pentru gestionarea performanței angajaților, inclusiv stabilirea obiectivelor și evaluarea performanței.	În dezvoltare	Nu
ISO/CD 30439	Secure management of HR data	Gestionarea în siguranță a datelor din HR	Se concentrează pe protecția și gestionarea responsabilă a datelor personale ale angajaților.	În dezvoltare	Nu
ISO/AWI TS 30403	HR Metrics	Metrici pentru HR	Definește metrici standardizate pentru evaluarea eficienței și eficacității funcțiilor HR.	În dezvoltare	Nu
ISO/AWI 23326	Employee engagement – Guidelines	Engagementul angajaților – Ghiduri	Oferă direcții privind  pentru creșterea engagementului angajaților și promovarea unei culturi organizaționale pozitive.	În dezvoltare	Nu
ISO/AWI TS 23378	Rotation and retention of personnel – Technical specifications	Rotația și retenția personalului – Specificații tehnice	Se axează pe strategiile de reducere a fluctuației personalului și îmbunătățirea retenției angajaților.	În dezvoltare	Nu

În concluzie

Adoptarea standardelor ISO în HR nu înseamnă birocrație sau rigiditate – înseamnă aliniere la cele mai bune practici globale. Într-o lume unde performanța nu mai este un lux, ci o condiție a supraviețuirii pe termen lung, ISO devine busola care ghidează organizațiile spre excelență – nu doar în procese, ci și în modul în care își respectă și dezvoltă oamenii. În numerele viitoare vom prezenta mai pe larg unele dintre aceste standarde din seria ISO 30400, dedicată managementului capitalului uman.

CITEȘTE ȘI: Învățare și adaptare: mantra HR-ului modern | EDITORIAL – Revista HR Manager

Foto: ID 94055890 | The Office © Edgars Sermulis | Dreamstime.com