Mini-ghid de onboarding pentru colaboratori pe termen scurt: Scopul e să orienteze, nu să impresioneze

Nu ai nevoie de 30 de pagini ca să integrezi un coleg nou într-un proiect scurt. Dar 3 pagini bune tot îți trebuie. În tot mai multe echipe, fie că vorbim de agenții, start-upuri, companii remote, apare o realitate recurentă: vin oameni pentru o lună, pentru un proiect, pentru un sezon. Sunt freelanceri, colaboratori, angajați pe termen scurt. Nu apucă, mereu, să „prindă vibe-ul echipei” sau să înțeleagă fluxurile din mers. Dar li se cer livrabile rapide și bune.

Și atunci apare întrebarea: cum îi integrăm fără să ne consumăm timpul să tot explicăm aceleași lucruri, dar fără să-i aruncăm, totodată, în apă rece? Vorba vine.

Ce înseamnă un mini-SOP pentru onboarding

Un mini-SOP (standard operating procedure) este o documentare simplificată, gândită nu pentru birocrație, ci pentru utilitate imediată. Nu e o prezentare de companie, nu e un manual de zeci de pagini. Este o colecție scurtă și clară de informații relevante, scrisă pentru cineva care nu are context și nu are timp de învățare lentă.

Cum spuneam încă din titlu, scopul nu e să impresioneze, ci să orienteze. Să răspundă la întrebările de bază care, dacă nu sunt lămurite, riscă să devină blocaje.

Ce conțin cele 3 pagini care contează

Pagina 1 – Context și scop
Cine suntem, ce facem, care e scopul proiectului actual. Scris pe scurt, ca un brief. Nu jargon, nu limbaj de marketing. Doar: ce se face aici, ce urmează, de ce contează și care e rolul celui care tocmai a intrat.

Pagina 2 – Cum lucrăm
Care sunt tool-urile folosite (și pentru ce), cum arată un task bine scris, cine aprobă ce, unde se livrează ce s-a făcut. Dacă sunt procese interne esențiale, menționează-le. Dacă sunt deadline-uri fixe săptămânale, notează-le. Orice om nou vrea să știe mai ales cum „se face treaba” aici.

Pagina 3 – Ce așteptăm și ce oferim
Care e ritmul de lucru, când se trimit actualizări. Include și o secțiune despre feedback: cum se oferă, când, cine e punct de contact. E important ca omul să știe de la început cum arată succesul în ochii echipei, chiar dacă va lucra cu voi doar o lună.

De ce funcționează acest format

Pentru că nu presupune niciun efort suplimentar de adaptare. Pentru că poate fi citit în 10 minute. Și pentru că setează, de la început, o relație echilibrată: știm ce așteptăm de la tine iar tu ai ocazia să clarifici lucrurile importante pentru tine, care încă necesită discuții.

Nu trebuie să creezi un proces greoi doar pentru că vrei să pari organizat. Dar ai tot interesul să creezi un punct de plecare solid, chiar și pentru cineva care va colabora cu tine pentru două săptămâni sau o lună. Nu pentru că ai o cultură rigidă, ci pentru că ai una funcțională.

CITEȘTE ȘI: Revista CARIERE intră în feed-ul tău cu un vibe fresh și o nouă pagină de Facebook

Foto: ID 92053510 @ Ammentorp | Dreamstime.com