Angajaţii din mediul office şi IT descarcă orice! Cum s-a ajuns aici și care este pericolul?

Ce includ, mai exact, aceste “lucruri dăunătoare”? Date personale necriptate, aplicaţii pentru locuri de muncă în alte companii, secrete necriptate ale companiei şi corespondenţă stânjenitoare între angajaţi. Plus multe altele. Dar…Cum a ieșit totul la iveală?
Potrivit studiului Data Hoarders efectuat de Wakefield Research în numele Veritas Technologies în 13 ţări, studiu la care au participat peste 10.000 de profesionişti din mediul office şi factori de decizie din domeniul IT,82% din factorii de decizie din domeniul IT afirmă că acumulează excesiv date şi fişiere digitale. Au fost analizate zeci de miliarde de fişiere şi caracteristicile acestora din multe medii de date nestructurate ale clienţilor Veritas, pentru a se afla obiceiurile factorilor de decizie din domeniul IT şi profesioniştilor din mediul office la nivel global în ceea ce priveşte stocarea datelor.

Un lucru prea copleșitor

Studiul a mai relevat, de asemenea, că 73% dintre respondenţi au indicat că stochează date care ar putea fi dăunătoare pentru organizaţiile lor: date personale necriptate, aplicaţii pentru locuri de muncă în alte companii, secrete necriptate ale companiei şi corespondenţă stânjenitoare între angajaţi.
În plus, factorii de decizie din domeniul IT acumulează în mod excesiv fişierele digitale şi păstrează 54% din toate datele pe care le generează. Iar 41% din toate fişierele digitale create rămân nemodificate timp de 3 ani sau mai mult.

Marea majoritate a factorilor de decizie din domeniul IT s-a declarat copleşită de proporţiile şi de cantitatea datelor pe care le păstrează. Aproximativ trei sferturi dintre aceştia alocă în mod frecvent din timpul alocat responsabilităţilor zilnice pentru a se ocupa de datele acumulate. În plus, 69% dintre profesioniştii din mediul office afirmă că renunţă la organizarea şi ştergerea vechilor fişiere digitale pentru că acest lucru este prea copleşitor.
Angajaţii se străduiesc să determine dacă datele sunt importante sau valoroase pe termen lung. Prin urmare, 47% dintre factorii de decizie din domeniul IT i-au auzit pe angajaţi spunând că se tem că va trebui să facă din nou referire la acele date la un moment dat și prin urmare nu le șterg!

Efecte negative

Și factorii de decizie din domeniul IT declară că stochează articole care ar putea fi dăunătoare pentru companie: 86% din factorii de decizie din domeniul IT afirmă că volumul de date stocate de companie ar creşte timpul de răspuns necesar în cazul unui incident de securitate. Mai mult, datele reţinute ar putea fi ele însele dăunătoare. 83% din factorii de decizie din domeniul IT şi 62% din profesioniştii din mediul office au declarat că au păstrat date care ar putea avea efecte negative asupra angajatorului sau asupra propriilor lor perspective de carieră.
Acestea includ: date personale necriptate, aplicaţii pentru locuri de muncă în alte companii, secrete necriptate ale companiei şi corespondenţă stânjenitoare între angajaţi. Fişierele personale reprezintă destul de mult din “gunoiul” păstrat, 96% din factorii de decizie din domeniul IT au admis că păstrează fişiere personale inutile.

Probleme grave de identitate

În mai 2018, Parlamentul European va implementa Regulamentul European General de Protecţie a Datelor (GDPR), o serie de legi aplicate la nivel UE menite să armonizeze protecţia datelor în regiune. Sunt afectate atât companiile din UE, cât şi cele din afara UE care desfăşoară operaţiuni aici. Punând accentul pe protejarea cetăţenilor din UE şi a datelor acestora împotriva utilizării greşite şi a securităţii îndoielnice, consecinţele nerespectării sunt potenţial uriaşe. Amenzile maxime pentru nerespectare depăşesc 22,3 milioane de dolari (20 milioane de euro) sau până la 4% din cifra de afaceri la nivel global.

“În era digitală de astăzi, orice organizaţie încearcă să facă faţă provocărilor aduse de creşterea exponenţială a datelor. Prin urmare, profesioniştii din mediul office şi departamentele IT au reacţionat prin păstrarea datelor pentru utilizare „potenţială” în viitor,” a declarat Chris Talbott, Solutions Leader în cadrul Veritas Technologies. “Pentru a înrăutăţi situaţia, angajaţii descarcă orice, de la muzică şi fotografii personale la liste de cumpărături pe aceleaşi servere, ceea ce ar putea duce la probleme grave de identitate a brandului, amenzi mari şi anchete de reglementare dacă nu sunt administrate corect de departamentul IT”.
În altă ordine de idei, dar pe același subiect, păstrarea obsesivă a datelor este un obicei des întâlnit în cadrul organizaţiilor, mulţi dintre profesioniştii din mediul office (48%) mărturisind că nu ar lăsa predarea la timp a unui proiect în seama unei persoane cu astfel de obiceiuri. În plus, respondenţii au mai spus că sunt dispuşi să renunţe la haine şi weekend-uri mai degrabă decât să şteargă fişierele. Aproape jumătate dintre ei, 45%, au declarat că preferă să lucreze în weekend-uri timp de 3 luni decât să renunţe la fişierele lor digitale, iar 46% ar prefera să îşi arunce toate hainele în locul fişierelor lor digitale!